Jedna na jednim sastancima osigurava ostvarivanje poslovnih ciljeva
Evo sedam načina da maksimalno iskoristite svoj jedan-na-jedan sastanak sa zaposlenima.
1. Napredak u cilju
Pored redovnih sastanaka na jednom mjestu, trebali bi imati godišnje ciljeve učinka . Planiranje razvoja performansi nije samo da se prevaziđe prošlogodišnji uspesi i neuspeh; Cilj je postaviti ciljeve i ove godine. Ove ciljeve ćete se upoznati tokom cele godine.
Svaki put kad upoznate svoje zaposlene, pogledat ćete ove ciljeve i videti kako napreduju ka njihovom postizanju. Vaši zaposleni će uvek znati šta se od njih očekuje i uvek ćete znati gdje stoje u odnosu na potreban napredak.
2. Promijeniti ciljeve
Ovo može izgledati kao suprotno od gore navedene tačke, ali ciljevi koji su postavljeni u decembru nisu uvek jasni u julu. Preduzeća se reorganizuju, klijenti napuštaju vašu organizaciju i pridružuju se novi klijenti. Zaposleni prestanu, a zamjene su angažovane. Projekti su ubijeni, dodaju se novi projekti. Drugim rečima, nemojte oklevati da izvršite izmene prvobitnih planova.
Kada sjednete sa zaposlenima i pogledate ciljeve i jedan cilj nema smisla, baci ga napolje. Nema krivice. Otklonite ga i dodajte novu, ako je potrebno. Sada, ako cilj više nema smisla zato što je vaš zaposlenik postigao cilj, onda joj čestitam i skinite je sa liste.
3. Pitajte o potrebnoj podršci
Jedan na jednom sastanku je idealno vrijeme za upućivanje zaposlenima gdje joj je potrebna pomoć .
Komplikovanom projektu možda će biti potrebno više radne snage. Možda radi sa saradnikom koji je siledžija i kreten. Upravo je otkrila da je trudna i trebaće mu vremena za zakazivanje lekara. Ali, pažljivo dodirnite - ne pitajte o potrebama ako ih ignorišete kada budu identifikovani.
Ne uzimajte zahtev za pomoć kao znak da vaš zaposleni nije sposoban da obavlja svoj posao. Svima je potrebna pomoć, i bolje je da kreirate otvoreno okruženje za podršku, a ne sačekajte dok ne dođe do katastrofe u kojoj morate provesti popravke vikenda.
4. Planiranje karijere
Dok se fokusirate na posao koji ste danas obavili, vaši zaposleni su zabrinuti zbog svoje budućnosti. Iako ovo nije fokus svakog na jednom sastanku, planiranje karijere je vredan deo redovnih sastanaka. Ovo je za vašu korist, kao i za beneficije vašeg zaposlenog.
Želite znati gdje želi da ide , a želite joj pomoći na tom putu. Zašto? Zato što je najbolja stvar koju možete učiniti za vašu kompaniju pomoć u zadržavanju najboljih zaposlenih . To podrazumijeva rast karijere - vrlo mali broj ljudi želi zauvek ostati na istom poslu.
Dakle, pričajte o tome šta vaš radnik treba da uradi i naučite da zaradite unapređenje ili pripremite se za prelazak na drugu vrstu posla.
5. Hvaleći
Svi žele da čuju kada su uspešni . Iako je najbolji trenutak pohvaliti zaposlenog u trenutku, ("Hej, odlična prezentacija!" Ili "Upravo sam te videla kako savršeno rukovodiš tom nevoljnom klijentu"). Menadžeri nisu svuda odjednom.
Pobrinite se da pohvalite svoje zaposlene na njihovim dostignućima. Držite oči i uši otvorene za izvještaje o dobrom radu. Ako druga osoba kaže: "Hej, Džejn je juče uradio sjajan posao", napiši to i podigni je sa njom u svom jednom na jedan. (Ovo je takođe sjajna dokumentacija koja treba da ima za vaše prilagođavanje plata na osnovu performansi.)
6. Ispravljanje
Uz pohvale, korekcije se moraju desiti . Kao pohvale, većina ovih povratnih informacija je efikasnija kada se daju u trenutku - ako je to prikladno. Osim ako situacija nije hitna i opasna, potrebno je da ponudi korekcije privatno.
(U redu je da vikneš na zaposlenog da dobije aparat za gašenje požara da izbaci vatru na kase, ali nije u redu da vikneš zaposlenog ispred kupaca i drugih zaposlenih, jer je njena gotovinska ladica bila kratka.)
Jedan na jedan sastanak je vreme za sedenje i nude korekcije i savjete.
Korekcije koje nudite mogu se kretati po izbirljivim zahtevima ("imamo standard kompanije za korišćenje Times New Roman za izvještaje, molimo promjenite svoje izvještaje"), na osobine osobina koje izazivaju probleme ( "primećujem da kritikujete svoje saradnike . Ako imate zabrinutosti za kolege, molim vas donesite ih meni, a ja ću ih rukovati. Vaš posao je uraditi X, Y i Z. Nemojte se brinuti o Janeovom poslu.)
Kritike uvek treba da pomognu, a ne da daju kaznu - bar na početku. Nijedan menadžer ne bi trebao očekivati savršenstvo. Međutim, postoje neke akcije koje mogu biti potrebne za "kažnjavanje". Ako je zaposlenik hronično kasno, možda ćete morati napraviti plan poboljšanja performansi . Ako zaposleni maltretira druge zaposlene, možda ćete morati da stavite zapis u svoj dosije osoblja i pratite ovu disciplinsku akciju intenzivnim savjetovanjem .
Regularni "jedan na jedan" vam omogućavaju da nastavite sa takvim situacijama, tako da se ništa ne uklapa iz ruke. Na primer, nikada nećete imati siledžije na radnom mestu, jer ćete ispraviti probleme na prvom znaku, a ako ispravke ne rade, dokumentujete jak slučaj za završetak zaposlenja.
7. Nove zadatke
Iako niste čekali sastanak jedan na jedan da dodijelite novog zadatka ili cilja zaposlenom , često je najbolje mjesto za raspravu o novom projektu. Time vam daje vremena da predstavite ceo projekat i da vaš zaposlenik postavlja pitanja tako da kada ona napusti svoju kancelariju, ona je spremna za odlazak.
Takođe može donijeti zabrinutost i ideje koje mogu učiniti projekat lakše. Ona takođe treba da shvati koliki je autoritet i autonomija koju ona može ostvariti u donošenju odluka. Na kraju, zaposlenik treba da kreira s vama kritički put koji određuje vrijeme kada će vam trebati povratne informacije o njenom napretku tokom vašeg jednog na jednom sastanku.
Kako biste često trebali održati sastanak jedan na jedan?
Nijedan odgovor ne pokriva sve nepredviđene situacije. To zavisi od toga koliko ste zaposlenika imali , kakvu vrstu posla radite, koliko podržava vaše zaposlene i vaš raspored. Ponekad, 15 minuta jedanput za jedan, jednom mesečno, dovoljno je da ostane na vrhu svega.
Ponekad vam treba sat vremena nedeljno da biste ostvarili sedam ciljeva navedenih gore. Ako ste novi na sastancima jedan na jedan, počnite sa svake druge sedmice na pola sata i prilagodite se gore ili dolje po potrebi. Ne morate da planirate istu količinu vremena za svakog zaposlenog, iako želite da se uverite da ne favorizujete jednog zaposlenog preko drugog .
Kada naviknete na redovne sastanke sa vašim direktnim izveštajima, videćete da vaše odeljenje radi lakše. Vaši zaposleni će znati šta treba da rade i znate šta treba da učinite kako biste im pomogli.
I, ako ih već ne držite, zakazujete sastanak sa jednim na jedan s vašim šefom periodično. Koristićete od ovog vremena za lice svojim šefom, baš kao i vaši zaposleni koji imaju koristi od vremena koje provode jedan sa sobom.