Možete planirati, voditi i upravljati sastankom za proizvodnju rezultata
Ako zanemarite neku od mogućnosti za upravljanje sastancima , vaši sastanci i timovi neće nositi plod koji želite od trenutka kada investirate. Uzmite ove dvanaest savjeta za upravljanje sastancima kako biste vodili svoje prisutne kako biste postigli očekivane, pozitivne i konstruktivne rezultate.
Šta treba učiniti prije sastanka kako bi osigurali efektivne sastanke
Akcije pre sastanka utvrđuju osnovu za ostvarivanje rezultata sastanka. Možete uraditi sve potrebne naredbe, ali bez efektivnog plana sastanka, vaši rezultati će vas razočarati. Ovi saveti će vam pomoći da planirate i sprovedete sastanak.
Plan sastanka
Efektivni sastanci koji donose rezultate počinju sa planiranjem sastanka. Prvo, identifikujte da li su potrebni drugi zaposleni koji će vam pomoći da planirate sastanak. Zatim odlučite šta se nadate ispunjavanju održavajući sastanak. Utvrdite ostvarive ciljeve za sastanak.
Ciljevi koje postavite uspostavljaju okvir za efikasan plan sastanka. Kao što Stephen Covey kaže u sedam navika visokokvalitetnih ljudi , "Počni sa kraj na umu." Svrha vašeg sastanka će odrediti fokus sastanka, dnevni red sastanka i učesnike sastanka koji su vam potrebni za postizanje svrhe.
Uverite se da vam je potreban sastanak
Kada razvijete svoj plan sastanka, osigurajte da je sastanak odgovarajuće sredstvo za postizanje postavljenih ciljeva. Za zakazivanje i održavanje sastanka je skupo kada se pripisuju vremenu prisutnih ljudi, te se trudite da utvrdite da li je sastanak najbolja prilika za rješavanje problema, poboljšanje procesa ili stvaranje tekućeg plana.
Možda ćete utvrditi da možete ostvariti ciljeve sastanka putem e-mail diskusije ili distribucijom i traženjem informacija putem biltena kompanije. Pobrinite se da je sastanak potreban, a ne samo pogodniji za vas - dobićete bolje rezultate od svojih učesnika sastanka kada ste zaista shvatili njihove potrebe.
Obezbediti odgovarajuće učešće na sastanku
Ako je sastanak odgovarajuće sredstvo za ostvarivanje vaših ciljeva , proverite sa učesnicima koji moraju prisustvovati sastanku kako bi uspjeli. Potrebno je prisustvovati prisutnima da prisustvuju sastanku.
Odložite sastanak pre nego održati sastanak bez kritičnih članova osoblja. Ako delegat prisustvuje na mjestu ključnog donositelja odluke, osigurajte da određeni član osoblja ima ovlašćenja da donosi odluke - ili odloži sastanak.
Distribuirati i pregledati pred-rad prije sastanka
Koliko ste sastanaka prisustvovali onom koji je započeo sa facilitatorom sastanka koji je proširio izgovore o ispostavama ili projektovao Microsoft PowerPoint slajd za diskusiju? Frustrirajuće? Kladite se. Sastanak postaje čitanje u grupi, teško produktivno za postizanje cilja.
Kada su navedene namere za održavanje sastanka donošenje odluka i odgovaranje na pitanja, čitanje grupe je sramno gubljenje vremena ljudi.
Sastanke možete učiniti najproduktivnijim i osigurati rezultate obezbeđivanjem potrebnih radova pre sastanka. Obezbeđivanje radnog rada, grafikona, grafova i materijala za čitanje 48 sati pre nego što sastanak utiče na uspeh u susretu. Što više vremena pripreme podijelite, bolje pripremljeni ljudi će biti za vaš sastanak.
Dokumentacija koja će vam pomoći da postignete ciljeve sastanka mogu uključivati izvještaje; podaci, grafikoni i linkovi sa konkurentnim informacijama, prodajnim mjesecom do danas i planovima proizvodnje; Microsoft PowerPoint slajdovi koji ilustruju ključne tačke razgovora; i sastanke , beleške i praćenje sa ranijih ili povezanih sastanaka i projekata.
Pre-rad, čak i samo linkovi za praćenje i čitanje informacija, raspoređeni na vreme, uz ozbiljno očekivanje da će prisutni pročitati pred-rad prije susreta, pomažu u osiguravanju uspjeha vašeg sastanka.
Tokom sastanka radi obezbeđivanja efikasnih sastanaka
Efikasno korišćenje vremena sastanka stvara entuzijazam za temu. Ona stvara posvećenost i osećaj ispunjenja od učesnika. Ljudi osećaju deo nešto većeg od svakodnevnih izazova. Dakle, dobro olakšan, aktivan sastanak koji postavlja binu za praćenje će rezultirati rezultatima sastanka.
Efektivno olakšavanje sastanaka
Vođa sastanka postavlja pozitivan, produktivan ton za interakciju među učesnicima sastanka. Efektivno olakšavanje sastanaka počinje pregledom ciljeva, očekivanih rezultata i dnevnog reda. Fasilitator pomaže članovima grupe da ostanu fokusirani i produktivni.
Dizajn sastanka i dnevni red postavili su okvir za sastanak. Efikasan facilitator, koji održava učesnike na putu, osigurava ostvarivanje očekivanih, željenih rezultata sa sastanka.
Koristite pred-rad na sastanku
Upotrijebite ili upućite prethodne radove i druge informacije dostavljene prije sjednice tokom sastanka. Vi pojačavate potrebu da učesnici provode vreme potrebno za pregled materijala koji je integralan za postizanje željenih rezultata.
Vaši učesnici će se pripremiti prije prisustva vaših sastanaka i vaši rezultati će svjedočiti o čvrstoj pripremi i vođstvu . Niko ne želi da se pojavi nepripremljenom, nezainteresiranom, ili da ne doprinosi očima svog saigrača.
Uključite svakog Učesnika u Akcije
Svaka radna grupa ima razne ličnosti koje se pojavljuju na sastancima. Imate mirne saradnike i ljude koji pokušavaju da dominiraju na svakoj platformi. Bez obzira da li olakšavate ili prisustvujete sastanku, morate uključiti svakog prisutnog u ostvarivanje ciljeva sastanka.
Time se obezbeđuje da svaki učesnik bude uložen u temu sastanka i u nastavku. Dobićete više rezultata sa cijelim timskim povlačenjem nego sa jednim dominantnim osobljem koja pokušava da gurne sve ostale na brdo.
Kreirajte plan za efikasno praćenje sastanka
Tokom sastanka napravite plan praćenja sa akcijama. Efektivni planovi uključuju sledeće.
- Specifična stavka akcije,
- ime osobe koja se obavezala da "poseduje" izvršenje akcije,
- datum dospjeća predmeta akcije, i
- sporazum o tome šta predstavlja završetak radnje.
Razgovarajte o stvarnim scenarijima i preprekama za uspeh koji članovi tima mogu iskusiti dok pokušavaju da postignu stavke koje će proizvesti tražene rezultate. Postavite vreme za sledeći sastanak, ako je potrebno, dok učesnici prisustvuju.
Posle sastanka radi obezbeđivanja efikasnih sastanaka
Akcije i planiranje pre i tokom sastanka igraju veliku ulogu u pomaganju u postizanju očekivanih, pozitivnih i konstruktivnih ishoda. Vaše akcije nakon sastanka su jednako važne. Nadgledanje na sledećem zakazanom sastanku nikada nije dovoljno ulaganje kako bi se osigurali rezultati.
Objavite zapisnik o sastancima
Počnite objavljivanjem svog zapisnika i akcionog plana u roku od 24 sata. Ljudi će najefikasnije doprinijeti rezultatima ako odmah počnu sa aktivnim stavkama. Još uvijek imaju novo pamćenje o sastanku, diskusiji i obrazloženju izabranog pravca.
Oni ostaju entuzijasti i spremni da započnu. Kašnjenje u distribuciji minuta će štetiti vašim rezultatima, jer većina ljudi čeka da stigne minut pre nego što počnu da se bave svojim obavezama.
Efektivno praćenje sastanka
Poštovanje i poštovanje rokova i nadgledanje će vam pomoći da postignete rezultate sa vaših sastanaka. Rok je uspostavljen tokom sastanka. Nakon sastanka, svaka osoba sa akcionom jedinicom treba takođe napraviti plan za njihovo lično izvršenje svoje obaveze.
Da li pišu korake u svom planeru, delegiraju zadatke na drugu osobu osoblja ili samo završe zadatak, pojedinac je odgovoran za praćenje.
Takođe je planer sastanka. Možete poboljšati rezultate sastanka tako što ćete pratiti svaku osobu koja ima stavku za akciju na pola puta između sastanaka. Vaš cilj je provjeriti napredak i osigurati da su zadaci u toku. Zapamtite da ono o čemu pitate postaje uspješno.
Odgovornost za praćenje tokom sledećeg sastanka
Da li ste ikada sedeli na sledećem sastanku koji se sastojao od svakog učesnika koji su pričali grupi zbog čega nisu bili u mogućnosti da ostvare svoje obaveze? Rezultat je neshvatljiv. Uspostavljanje norme ili običaja odgovornosti za rezultate počinje rano u ciklusu susreta.
Nadgledanje facilitatora sredinom puta između sastanaka pomaže, ali grupa mora učiniti neuspeh da se obaveze ne pridržavaju . Izvještaj o napretku i ishodima na sljedećem sastanku i očekujte da će sve biti postignuto. Alternativno, proverite napredak na sledećem sastanku i ako postoji stvarna blokada napretka, odredite kako nastaviti.
Razmatranje procesa sastanka za kontinuirano poboljšanje
Praksa razmatranja svakog sastanka je moćan alat za stalno poboljšanje. Učesnici razmatraju šta je efektivno ili neefikasno u vezi sa trenutnim procesom sastanka. Takođe razmatraju napredak koji oni smatraju grupom na temu za koju je održan sastanak.
Uspešno poboljšavajući na drugom nivou, uspešni timovi razmatraju svoj ceo projekat, kao i proces kako bi utvrdili na koji način su efikasno uspjeli stvoriti rezultate. Budući sastanci odražavaju evaluaciju. Sastanci se razvijaju kao još efikasniji alat za stvaranje rezultata organizacije.
Zaključak
Rezultati su postignuti i predvidljivi od dobro planiranih i realizovanih sastanaka. Pratite ove dvanaest preporuka kako biste bili sigurni da učesnici sastanka postignu očekivane, pozitivne i konstruktivne ishode od trenutka ulaganja na sastanke. Vaša organizacija će nagraditi vaše ostvarenje i vaši saradnici će vas voleti kada koristite ove efektivne savete o sastancima.