Lideri sastanka su ključni za uspješan sastanak koji ostvari svoje ciljeve
Ko vodi sastanak?
Lider sastanka je ključan u uspješnim sastancima i timovima .
Radnik koji služi kao lider sastanka je kritično važan. Na nekim sastancima, vođa je šef odeljenja, vođa tima ili osoba koju imenuje viši menadžment da vodi inicijativu. Ovi zaposleni su izabrani na svoju lidersku ulogu zbog njihovih percepcijskih veština kao menadžera ili lidera.
U drugim trenucima, zaposlenik se može prirodno pojaviti kao lider. Ovi lideri su zaposleni koji drugi zaposleni gledaju i poštuju . U drugim prilikama, tim može odlučiti da rotira ulogu lidera među svim članovima. To omogućava svim članovima tima da nastave da razvijaju svoje veštine kao sastanke lidera, i u stvaranju uspešnih sastanaka, uopšte.
Odgovornosti lidera sastanka
Slijede ključne odgovornosti voditelja sastanka.
- Određuje cilj, zadatak ili svrhu koja se mora postići. Ovo je često zadatak ili deo opisa zadatka lidera.
- Odlučuje da li je sastanak najbolji način za postizanje cilja ili svrhe ili postizanje željenog ishoda. Odgovorite na pitanje, Da li je sastanak potreban?
- Određuje ko treba da pomogne u planiranju sastanka.
- Sa timom ili vođom, odlučuje o dnevnom redu sastanka . (Na tekućim sastancima ovaj zadatak se ostvaruje na kraju tekućeg sastanka.)
- Određuje datum, vreme i lokaciju najčešće koristeći deljeni organizacioni kalendar.
- Sastavlja sastanak predavanja, kao što su čitanje, finansijske informacije, istorijat, srodni sastanci tima i tako dalje.
- Poziva učesnike i raspodeljuje zadatke i radne radove koji omogućavaju što više vremena, kako bi se učesnici pripremili za sastanak.
- Obezbeđuje da se na sastanku registruje zapisnik ili zapisnik zapisnika radi dokumentovanja postupka i bilo kakvih obaveza, stavki ili odluka. Imenuje merača vremena, kada je to potrebno za uredno vođenje sastanka.
- Može da koristi ledolovnik da zagreje učesnike i stvori okruženje u kojem učesnici sastanka komforno komuniciraju jedni drugima i razmjenjuju ideje i informacije.
- Dolazi rano i vodi sastanak zadržavajući ga na zadatku, na putu i uključivanjem svih učesnika tako da svako oseća da je njihovo prisustvo bilo bitno na sastanku. Time se obezbeđuje njihovo učešće na narednom sastanku
- Spoji sastanak kompanije tako da učesnici ne budu dosadni i dosadni. Bez obzira da li koristite icebreakers, humor ili zabavne primere, nijedan sastanak ne bi trebalo da se završava bez smeha.
- Osigurava da se sledeći koraci i elementi akcije dodeljuju i rukuju.
- Objašnjava sastanak i planira dnevni red za naredni sastanak.
- Pratite sa učesnicima između sastanaka kako biste bili sigurni da su stavke akcije na pravom putu i da pružite pomoć i / ili resurse ako volonter doživi probleme.
Dodatne liderske uloge
Voditelj sastanka preuzima ove odgovornosti, ali takođe ima i uloge vezane za komunikaciju , izveštavanje i timski sastanak.
Svaki član tima ili sastanak koji je međusobno funkcionalan ima obavezu da informiše svoje odeljenje ili funkciju o aktivnostima i napretku sastanka ili tekućem timu. Oni takođe imaju odgovornost da traže doprinos od saradnika koji nisu u timu ili na sastanku. Nijedan zaposlenik ne može prisustvovati svakom sastanku.
Lider ima dodatnu odgovornost da zadrži uključene seniorske menadžere i informiše putem efikasne komunikacije i povratnih informacija.
Izgradnja vlasništva od zaposlenih izvan tima ili sastanka, posebno lidera organizacije, osigurava da tim ili sastanak uspješno razvija, implementira i integriše svoja rješenja ili ideje.
Ako učesnik sastanka na sastanku ne izvrši neefikasnost, lider ima odgovornost da ispravi ponašanje kroz efektivne tehnike lidera sastanka tokom sastanka i efikasno treniranje izvan sastanka . Učesnik sastanka koji monopolizuje sastanak sa svojim mišljenjem ili kritikuje druge članove za njih, mora biti ispravljen pre nego što pojedinac sabotira uspeh sastanka.
Ove akcije su neophodne sve dok učesnici sastanka ne dostignu nivo komfora i zrelosti koji im omogućavaju da pomažu lideru samim sebe kao neefektivnim događajima koji se dešavaju i disfunkcionalnim članovima prekidaju napredak .
Jedan efektivan voditelj sastanka ne garantuje da projekat ili tim uspešno provodi, ali on ili ona predstavljaju ključan faktor koji doprinosi uspehu projekata, odjela, sastanaka ili timova.
Zapisnici o sastanku efikasno doprinose uspešnim sastancima kada se zapisnici odgovarajuće upišu i distribuiraju blagovremeno.