Ovi 10 saveta učinit će zaposlene cijeniti vaše sastanke
Ljudi su zainteresovani, ali najefektivniji susreti skreću pažnju pitanjima i odgovorima koji izazivaju misli, audio-vizuelnim i učešćem. Ovi saveti vam donose uspeh.
- Započnite sastanke, prezentacije i trening s ledom ili aktivacijom zagrevanja. Na velikom sastanku ili kraćem sastanku, ledolom može biti jedno pitanje koje će ljudi razmišljati i pričati sa svojim susedom. Kao primer, postavite pitanje koje izaziva ljude da podignu ruke. Dužina leda zavisi od dužine vašeg sastanka, pa planiraju mudro.
- Diversifikujte svoje metode prezentacije. Ako svaki govornik razgovara sa publikom, u formatu predavanja, čak i zainteresirane glave uskoro klimnu. Zamolite ljude da razgovaraju u malim grupama.
Koristite audio-vizuelne materijale kao što su video, slajdovi i PowerPoint prezentacije i slike. Ako govorite o novom procesu slikanja, pokažite svojim zaposlenicima pre i posle obojenih delova. Provesti pozitivne ankete kupaca i komentare. - Pozovite gostujuće govornike za učešće publike i uzbuđenje. Vaši klijenti imaju mnogo posla svojoj radnoj snazi o svojim potrebama i zahtjevima kvaliteta. Jedna klijentska organizacija koja partneri sa neprofitnim, dobrotvornim asocijacijama ima gostujuće govornike iz organizacija koje primaju donacije. Zvučnici iz organizacija koje vaši zaposleni finansijski podržavaju su dinamit.
- Podstaknite pitanja da biste došli do dijaloga. Zamolite ljude da napišu svoja pitanja unapred sastanka i tokom sastanka. Dozvolite vreme za pitanja koja su usmerena na svaki zvučnik dok idete.
Ako ne možete odmah da odgovorite na pitanje odmah, recite ljudima sa kojima ćete se vratiti kada imate tačan odgovor. Ako pitanja pređu vreme, zakazati sastanak na temu.
- Često previđena, ali ključna, uspješna taktika sastanka je da zatražite od svakog govornika da ponovi glasno svako pitanje o kojem je postavljeno. Osoba koja postavlja pitanje zna da je govornik razumeo pitanje. Drugi ljudi koji prisustvuju sastanku mogu čuti i znati i pitanje, ne samo da pretpostavljaju pitanje - možda pogrešno - iz odgovora zvučnika.
- Postavite ciljeve za svoj periodični sastanak. Ne možete predstaviti svaki aspekt poslovanja kompanije na jednočasovni sastanak. Dakle, odlučite o važnim, pravovremenim pitanjima i provesti vrijeme sastanka na njima. Uzmite u obzir i interese većine prisutnih.
Zapamtite, imate druge metode za komuniciranje informacija kompanije koje uključuju programe kao što su Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype za poslovanje, Flowdock, e-poštu i IM. Komunikacija o strateškim informacijama kompanije ne mora se odvijati na sastanku. - Formulirajte program pažljivo. Identifikovati potrebe i interese većine učesnika. Počnite sa dobrim vijestima koje će učesnici osjećati dobro.
Odredite govornike na dnevnom redu svakog meseca. Ne želite da ljudi dosađuju istovetnošću. Raspodjela potrebnih predmeta na dnevnom redu tako da ljudi ne završe sastanak, ili mislite da su završni stavovi manje važni. - Članak u Wall Street Journalu, pre nekoliko godina, izjavio je da će američki menadžeri uštedjeti 80% vremena kojeg troše na sastancima, ako su pravilno uradili dve stvari. Prvi je uvek imao dnevni red. Drugi je trebalo da počne na vreme i na kraju . Dodaću vam da morate svakom zvučniku dozvoliti koliko vremena treba da pokrije svoju temu. Zadržite ih u vremenskom roku - lijepo.
- Organizujte fizičko okruženje kako bi ljudi bili pažljivi na sadržaj sastanka. Niko ne treba da sedi iza ili na stranu vaših govornika. Uverite se da ima mesta za sve prisutne, a ako je potrebno uzimanje beleški, površina za pisanje takođe. Uverite se da su vizuelne slike vidljive i da ljudi čuju. Možda ćete morati da koristite mikrofon. Možete pregledati rekvizite ili uzorke oko sobe za pregled.
- Nikada ne podcenjujte moć hrane na sastanku. Hrana opušta atmosferu, pomaže ljudima da se osećaju ugodno, pomažu ljudima da održe pozitivne nivoe energije i izgrade društvo tima. Osigurajte da zadovoljavate različite potrebe vaše grupe s hranom koju poslužujete. Kao primer, pored krofnih nude i voće i jogurt. Ponuditi vegetarijanske i kosher hot dogs sa redovnim francima.
Šta vam je potrebno za uspešan sastanak:
- Stojalo za zvučnike ili stol
- Mikrofon
- Agenda
- Vizualna pomagala