Kako (i zašto) zabeležiti sastanke
Zapisnici obično uključuju:
- imena učesnika,
- stavke dnevnog reda ,
- odluke učesnika,
- naknadne akcije koje učestvuju učesnici,
- rokovi za ispunjenje obaveza, i
- bilo kakve druge događaje ili diskusije vredne dokumentovanja za budući pregled ili istoriju.
Minimalni minutni sastanci se fokusiraju na odluke donete tokom sastanka i obaveze učesnika. Obavezama se prate rokovi i svi ostali detalji neophodni za zajedničko razumevanje od strane učesnika sastanka.
Zapisivanje zapisnika kao istorijski dokument
Kao istorijski dokument, oni su takođe korisni za dokumentovanje ključnih ideja ili diskusija koji su doveli do donošenja odluke. Na primer, odgovarajući na pitanja kasnije kada član tima kaže: "Šta smo ikada razmišljali kada smo izabrali taj cilj."
U efektivnim minutima sastanka predstavljeni su pet alternativa o kojima je tim razmatrao i glavni razlog zašto je jedan izabran na drugim raspoloživim putanjama.
Za efikasno zasedanje sastanaka za tipičan poslovni sastanak nije potrebno snimati svaku diskusiju.
Takođe ne moraju da kažu i ne treba navesti šta kaže. Niti bi trebali dokumentovati ono što svaki učesnik govori u detalje. U datom primjeru, efikasno beležnik sumira diskusiju, a ne upisuje svaku riječ.
(Priznajte da je ovo pravilo drugačije za druge vrste sastanaka u takvim situacijama kao što su pravna radnja, sudska saslušanja i tako dalje.
Ovi minuti zahtevaju tačan zapis razgovora i izjava.) Ali, vaš tipičan sastanak na radnom mjestu ne.
Kada i kako dijeliti zapisnik sa sastanka
U idealnom slučaju, zapisnici sastanka se distribuiraju učesnicima sastanka elektronski na kraju sastanka. Učesnici odmah obaveštavaju o svojim obavezama i rokovima. Ako to nije moguće (na primjer, beležnik želi očistiti greške), beležnik bi trebao diseminirati zapisnik sastanka u roku od 24 sata od sastanka.
Zapisnik služi kao podsetnik članova tima obaveza napravljenih tokom sastanka. Oni pomažu učesnicima da prenesu svoje obaveze na sastanke na svoje kalendare i da rade spiskove. One služe kao podsjećanje na svaku stavku koja mora doći do učesnika prije sljedećeg sastanka.
(Ovo može eliminisati jedan od najznačajnijih problema sa sastancima, generalno - prenošenje informacija na sastanku, tako da učesnici provode čitanje sastanka umesto interakcije.) Na kraju krajeva, nije li interakcija tačka sastanka? Za bilo šta drugo, imate alate poput e-pošte i Yammera.
Moraćete pregledati svoje prethodne minute sastanka na početku sledećeg sastanka kako bi ih ljudi mogli provjeriti za ispravnost i sljedeće korake.
Zapisnici o sastanku efikasno doprinose uspešnim sastancima kada se zapisnici odgovarajuće upišu i distribuiraju blagovremeno. Ovo je posebno tačno kada je tim formirao snažne norme koji podržavaju njegov poslovni uspeh .
Kako se organizacije bave usvajanjem zapisnika?
Kritično za uspeh sastanka , beležnica ili rekorder dokumentuje sastanak za učesnike, istoriju i zaposlene koji treba da znaju šta se dogodilo na sastanku. Bez potpunog zapisnika sastanka, izgledi za uspeh su smanjeni.
Zaposleni koji vodi sastanak sastanka obično je član tima i uzima beleške tokom učestvovanja na sastanku. Na sastancima koji imaju zakonske ili vladine postupke, posledice ili zahtjeve kao što su saslušanja, zahtjevi sjednice odbora ili sjednice, neotkriveni pojedinac uzima zvanični zapisnik i često registruje postupak.
Zaposleni koji beleži zapisnik mora imati uho za detaljno snimanje. Zaposleni mora takođe efikasno učestvovati na multitaskanju kako bi učestvovao na sastanku tokom snimanja zapisnika.
Na nekim sastancima isti radnik vodi zapisnik na svakom sastanku. U nekim drugim, uloga zapisničara prelazi od zaposlenog do zaposlenog. Kao i sastanak lidera , uloga beležnika gradi lidersku poziciju , komunikaciju i efektivno upoznavanje liderskih veština.
Koji su zahtevi zapisnika zapisnika?
Zahtjevi za snimača ili beležnika uključuju:
- Tačno beležite odluke, obaveze i glavne tačke za diskusiju sastavljene na sastanku.
- Snimite elemente akcije koje su članovi sastanka posvećeni raditi zajedno sa rokom davanja koji su članovi posvećeni. Akcione stavke imaju ime, ali opšta diskusija ne navodi ko je rekao na neformalnim sastancima na radnom mestu.
- Pregledajte glavne odluke i zadatke ili dobrovoljne obaveze i stavove akcije na kraju sastanka kako bi učesnici mogli preispitati i složiti se o događajima i obavezama prije odlaska sa sastanka.
- Lider sastanka može zatražiti od beležnika da redovno razmatra diskusiju tokom sastanka.
- Na tekućoj seriji sastanaka, beležnica traje minut da pregleda sastanke na početku sledećeg sastanka. Prisutni radnici mogu dodati ili ispraviti bilo šta u čemu se ne slažu u zapisniku.
- Distribucija kopije zapisnika sastanka u roku od 24 sata od sastanka bila je standardna preporuka sastanaka za održavanje godinama. Sada, međutim, rekorder je najverovatnije preuzeo minute na elektronskom uređaju kao što je laptop ili iPad. Dakle, beležnica treba da distribuira beleške o sastanku nakon brzog pregleda pravopisa, gramatike i jasnoće - često na ili u roku od nekoliko minuta od sastanka.
Diktafon je uloga koju sastanak mora imati da obezbedi da učesnici saopštavaju rezultate i rezultate sastanka. Bez napomena, učesnici se moraju osloniti na sećanje na druge učesnike. Garantovano, ovo nije dobar plan.
Dokumentacija sastanka je neophodna za uspjeh sastanka, baš kao što je dokumentacija neophodna za poboljšanje učinka zaposlenih.