Vaša priprema određuje da li ćete ostvariti željene rezultate
U kombinaciji sa zapisnicima sastanka , dokumentacija koju učesnici dobijaju nakon sastanka, dnevni red je plan sastanka i prijavljeno praćenje za prethodni sastanak.
Kada razvijete dnevni red sastanka koji nije redovno zakazan, sledeći koraci će vam pomoći. Kasnije u ovom članku videćete obrazac dnevnog reda za redovno zakazani sastanak. Dve vrste sastanaka dele slične stavke dnevnog reda, ali nisu potpuno iste.
Izrada agende za sastanke
Prvo, identifikujte da li su potrebni drugi zaposleni koji će vam pomoći da planirate sastanak. Zatim odlučite šta se nadate ispunjavanju održavajući sastanak. Utvrdite ostvarive ciljeve za sastanak . Ciljevi koje postavite uspostavljaju okvir za efikasan plan sastanka . Uverite se da niste planirali više nego što je moguće ostvariti u vremenskom okviru vašeg sastanka.
Kao što je Stephen Covey rekao u "Sedam navika visokokvalitetnih ljudi", "Počni sa krajnjim mislima". Svrha vašeg sastanka će odrediti fokus sastanka, dnevni red sastanka i učesnike sastanka.
Izrada dnevnog reda sastavlja plan.
Počnite sa glavnim ciljem ili svrhom koju pokušavate postići održavanjem sastanka. Kada odlučite o svom cilju, morate da utvrdite da li vam je potrebna dodatna pomoć za planiranje vašeg dnevnog reda. Ako jeste, pozovite ih da vam se pridruže prilikom sastanke dnevnog reda vašeg sastanka putem e-pošte ili teksta kako ne bi stvorili potrebu za dodatnim sastancima.
Odluke koje treba napraviti dok razvijete sastanak
Nakon što odredite svoj opšti cilj, vi ili vaš tim morate doneti sljedeće odluke. Pored svrhe ili cilja sastanka, svaka od ovih stavki se pojavljuje na dnevnom redu sjednice.
- Potrebni učesnici za stvarni sastanak,
- Stavke kojima je potrebna diskusija ili akcija koja će dovesti do ostvarivanja cilja ili svrhe,
- Količina vremena za koju predviđate grupu će biti potrebna rasprava za svaku stavku,
- Datum i vreme sastanka,
- Pogodna lokacija, koja će udobno održavati sve učesnike, na sastanku,
- Pred-rad na sastanku. Ovo će uključivati bilo koje čitanje, dokumentaciju , podatke, sastanak sa prethodnog sastanka ili bilo koji drugi preparat koji će učiniti vaš sastanak uspešnim. Ovaj priprema treba priložiti obaveštenju o sastanku i dnevnom redu kada ih distribuirate pozvanim učesnicima.
Pored gorenavedenih tačaka odluke, tačke dnevnog reda za standardne sastanke trebaju uključivati:
- Pregledajte svrhu sastanka, dnevni red i očekivane rezultate i proizvod.
- Pregledajte zapisnike prethodnog sastanka.
- Pregledajte napredak učesnika o obavezama i akcijama na prethodnom sastanku.
- Korisnik beležaka ili lider treba pregledati obaveze koje su učesnici tokom tekućeg sastanka predstavili kao krajnju tabelu dnevnog reda.
Odlučite ko će učestvovati u ispunjavanju vašeg sastanka
Kada odlučite da je sastanak potreban za postizanje vašeg cilja, potrebno je da razvijete listu učesnika.
Nijedan zaposleni ne može ili treba da učestvuje na svakom sastanku, ali pozivanje pravih učesnika povećava vašu vjerovatnoću uspeha.
Kako identifikovati učesnike koji su potrebni da postignu vaš sastanak
Odredite svoje učesnike za jednokratnu ili kratku seriju sastanaka ili za redovno zakazani ili tekući sastanak postavljajući sebi pitanja poput sljedećeg.
- Ko mora da posjeduje rješenje koje razvija grupa?
- Ko posjeduje proces na kojem grupa razgovara?
- Ko treba da zna informacije koje distribuirate?
- Ko može pružiti podatke i činjenice kako bi vodio donošenje odluka?
- Ko ima iskustvo ili ekspertizu za podelu sa grupom?
- Ko mora podržati primjenu bilo kakvih rješenja ili zadataka?
- Ko mora da obezbedi dozvolu ili sredstva za postizanje ishoda sastanka?
- Ko bi mogao da se suprostavi implementaciji bilo kakvih rešenja ili smernica?
Da li vam je potrebna sastanak za redovno zakazane sastanke?
Svakom sastanku nije potreban prilagođeni program. Većina zaposlenih redovno zakazuje sastanke za njihove odjele ili radne grupe. Takođe imate timove i projekte u kojima učestvujete.
Tekući projekat možda neće zahtevati novu agendu za svaki sastanak, ali će vašom timu dobro služiti usvajanjem standardnog pristupa vašem sastanku.
Redovno zakazani sastanak radnika podeljen je na tri segmenta za koje svaka ima standardne stavke dnevnog reda: informativne stavke, stavke akcije i planiranje budućnosti.
Komponente dnevnog reda za redovno zakazane sastanke
Informativne stavke
Napišite sve stavke dnevnog reda koji su informativni za svaki sastanak. Na primjer, menadžer ažurira grupu o ishodima sastanka višeg rukovodstva.
Akcione stavke
Stavite na dnevni red bilo koje stavke koje očekujete da grupa želi pregledati na svakom redovnom sastanku. Na primjer, učinak u budžetu za vremenski period i identifikacija uštede troškova i kontinuiranih poboljšanja koje grupa planira postići.
Prosleđivanje planiranja
Stavite na dnevni red bilo koje stavke koje grupa želi da unapred planira ili pripremi. Na primjer, kratkoročni ciljevi za sljedeći mjesec ili potreba za pomoć kolegama na predstojećim zadacima.
Ako pratite ove smernice kada razvijete svoj dnevni sastanak, povećavate verovatnoću da će vaš sastanak dati rezultate.
Sample Meeting Agenda za redovno zakazani sastanak
Koristite ovaj program uzorka za redovno zakazani sastanak kako biste osigurali da vaš sastanak proizvodi rezultate koje tražite.
- Zagrevanje i pozdravi. Uzmite u obzir kratak ledenik u zavisnosti od toga koliko često se grupa sastaje.
- Pregledajte svrhu sastanka, dnevni red i očekivane rezultate i proizvod.
- Pregledajte zapisnike prethodnog sastanka.
- Obezbedite odgovarajuće informacije o odeljenjima i kompanijama koje timu treba.
- Pregledati napredak na stavkama akcija, akcionim planovima i obavezama. Pregledajte napredak grupe o ciljevima.
- Razgovarajte i donosite odluke o stavkama dnevnog reda za ovaj sastanak.
- Identifikujte sledeće korake.
- Identifikovati svrhu, ishod i dnevni red za sledeći sastanak.
- Na kraju sastanka, beležnik bi trebalo da pregleda obaveze koje su ljudi učinili tokom sastanka.
- Identifikujte bilo kakvu pomoć potrebnu od ljudi koji nisu u grupi i dodijelite učesnike da stupe u kontakt.
- Odredite koga van učesnika sastanka treba znati šta i odlučiti kako ćete ostvariti komunikaciju.
- Slati nekoliko minuta u roku od 24 sata od sastanka ili odmah, ako beležnik uzima beleške elektronskim putem (norma).
Više u vezi sa održavanjem efektivnih sastanaka