Kako razviti efikasnu agendu sastanaka

Vaša priprema određuje da li ćete ostvariti željene rezultate

Dnevni red sastanka je lista stavki koje se očekuju učesnici na sastanku. Dnevni red treba podeliti učesnicima nekoliko dana prije sastanka, minimalno 24 sata unaprijed, tako da učesnici imaju priliku da se pripreme za sastanak.

U kombinaciji sa zapisnicima sastanka , dokumentacija koju učesnici dobijaju nakon sastanka, dnevni red je plan sastanka i prijavljeno praćenje za prethodni sastanak.

Kada razvijete dnevni red sastanka koji nije redovno zakazan, sledeći koraci će vam pomoći. Kasnije u ovom članku videćete obrazac dnevnog reda za redovno zakazani sastanak. Dve vrste sastanaka dele slične stavke dnevnog reda, ali nisu potpuno iste.

Izrada agende za sastanke

Prvo, identifikujte da li su potrebni drugi zaposleni koji će vam pomoći da planirate sastanak. Zatim odlučite šta se nadate ispunjavanju održavajući sastanak. Utvrdite ostvarive ciljeve za sastanak . Ciljevi koje postavite uspostavljaju okvir za efikasan plan sastanka . Uverite se da niste planirali više nego što je moguće ostvariti u vremenskom okviru vašeg sastanka.

Kao što je Stephen Covey rekao u "Sedam navika visokokvalitetnih ljudi", "Počni sa krajnjim mislima". Svrha vašeg sastanka će odrediti fokus sastanka, dnevni red sastanka i učesnike sastanka.

Izrada dnevnog reda sastavlja plan.

Počnite sa glavnim ciljem ili svrhom koju pokušavate postići održavanjem sastanka. Kada odlučite o svom cilju, morate da utvrdite da li vam je potrebna dodatna pomoć za planiranje vašeg dnevnog reda. Ako jeste, pozovite ih da vam se pridruže prilikom sastanke dnevnog reda vašeg sastanka putem e-pošte ili teksta kako ne bi stvorili potrebu za dodatnim sastancima.

Odluke koje treba napraviti dok razvijete sastanak

Nakon što odredite svoj opšti cilj, vi ili vaš tim morate doneti sljedeće odluke. Pored svrhe ili cilja sastanka, svaka od ovih stavki se pojavljuje na dnevnom redu sjednice.

Pored gorenavedenih tačaka odluke, tačke dnevnog reda za standardne sastanke trebaju uključivati:

Odlučite ko će učestvovati u ispunjavanju vašeg sastanka

Kada odlučite da je sastanak potreban za postizanje vašeg cilja, potrebno je da razvijete listu učesnika.

Nijedan zaposleni ne može ili treba da učestvuje na svakom sastanku, ali pozivanje pravih učesnika povećava vašu vjerovatnoću uspeha.

Kako identifikovati učesnike koji su potrebni da postignu vaš sastanak

Odredite svoje učesnike za jednokratnu ili kratku seriju sastanaka ili za redovno zakazani ili tekući sastanak postavljajući sebi pitanja poput sljedećeg.

Da li vam je potrebna sastanak za redovno zakazane sastanke?

Svakom sastanku nije potreban prilagođeni program. Većina zaposlenih redovno zakazuje sastanke za njihove odjele ili radne grupe. Takođe imate timove i projekte u kojima učestvujete.

Tekući projekat možda neće zahtevati novu agendu za svaki sastanak, ali će vašom timu dobro služiti usvajanjem standardnog pristupa vašem sastanku.

Redovno zakazani sastanak radnika podeljen je na tri segmenta za koje svaka ima standardne stavke dnevnog reda: informativne stavke, stavke akcije i planiranje budućnosti.

Komponente dnevnog reda za redovno zakazane sastanke

Informativne stavke

Napišite sve stavke dnevnog reda koji su informativni za svaki sastanak. Na primjer, menadžer ažurira grupu o ishodima sastanka višeg rukovodstva.

Akcione stavke

Stavite na dnevni red bilo koje stavke koje očekujete da grupa želi pregledati na svakom redovnom sastanku. Na primjer, učinak u budžetu za vremenski period i identifikacija uštede troškova i kontinuiranih poboljšanja koje grupa planira postići.

Prosleđivanje planiranja

Stavite na dnevni red bilo koje stavke koje grupa želi da unapred planira ili pripremi. Na primjer, kratkoročni ciljevi za sljedeći mjesec ili potreba za pomoć kolegama na predstojećim zadacima.

Ako pratite ove smernice kada razvijete svoj dnevni sastanak, povećavate verovatnoću da će vaš sastanak dati rezultate.

Sample Meeting Agenda za redovno zakazani sastanak

Koristite ovaj program uzorka za redovno zakazani sastanak kako biste osigurali da vaš sastanak proizvodi rezultate koje tražite.