Značaj dokumentacije u ljudskim resursima

Pogledajte uzorke tačne i netačne dokumentacije u ljudskim resursima

Dokumentacija je pisana i zadržana evidencija događaja o zapošljavanju . Dokumentacija se sastoji od vladinih i zakonski propisanih elemenata, dokumenata koji se zahtijevaju u politici i praksi kompanije, dokumentima predloženim od strane najboljih praksi ljudskih resursa i formalnog i neformalnog vođenja evidencije o zapošljavanju.

Dokumentacija o evidenciji zapošljavanja

Dokumentacija je pismeni zapis o radnjama zaposlenog, diskusijama, incidentima treninga učinka , svedočenim kršenjima politike, disciplinskim postupcima, pozitivnim doprinosima, nagrađivanju i priznavanju, istraživanjima, neuspješavanju ispunjavanja zahtjeva i ciljeva, ocjenjivanju učinka i još mnogo toga.

Dokumentacija omogućava poslodavcu ili zaposlenom da sačuva pisani zapis o događajima i diskusijama koje su se desile oko određenog događaja. Dokumentacija o radnom odnosu daje pismeni zapis koji može biti potreban za podršku takvim radnjama kao što su napredovanje zaposlenih, povećanje plata zaposlenih i disciplinske mere uključujući prekid radnog odnosa .

Dokumentacija o zaposlenima je generalno pozitivna i negativna, kada je to potrebno. To je činjenično i ne osuđujuće. Ona opisuje događaje pošto se ne pojavljuju mišljenja i razmišljanja posmatrača o događaju. Dokumentacija takođe opisuje akcije koje su preduzete u značajnim slučajevima kao što je kada pružate formalno priznanje radnika ili preduzimate disciplinske mere.

Zapamtite da je potrebno kreirati dokumentaciju što je bliže kada se incident dogodi što je moguće, tako da je dokumentacija pravovremena, detaljna i tačna.

U pravnom postupku, dokumentacija o dosadašnjem učinku zaposlenog često je kritična za ishod koji poslodavac doživi od događaja.

Cilj je postavljanje jasne slike o učinku zaposlenog, a ne fokusiranje isključivo na negativne događaje.

Vrste dokumentacije

Politike, procedure, priručnik za radnike i planovi razvoja učinka su takođe oblici dokumentacije koja beleže očekivano ponašanje zaposlenih i zahtjeve na radnom mjestu kako bi održali uredno i fer radno mjesto na kojem zaposleni znaju šta se od njih očekuje.

Dokumentacija je takođe pisana evidencija izjava optuženog, optuženog i svedoka o neprijateljskim događajima na radnom mestu koji uključuju pogrešno ponašanje zaposlenih kao što je seksualno uznemiravanje .

Dokumentacija može biti formalna i zadržana u dosijeu osoblja zaposlenog . Od zaposlenih se očekuje da potpišu ovu dokumentaciju da bi potvrdili da su primili kopiju i pregledali sadržaj. (Potpis ne označava saglasnost sa izjavama u dokumentaciji.)

Ova dokumentacija uključuje i takve trajne evidencije kao što su potpisana prijava za zapošljavanje, pismeni referenci za zapošljavanje , materijali za prijavu, kao što su rezimei i naslovna pisma, kao i provere u pozadini. Odvojeno od kadrovskog dosijea osoblja, takodje se održava takva dokumentacija kao i obrazac I-9 koji potvrđuje podobnost zaposlenog za rad u SAD-u, kao i medicinska evidencija, FMLA zapise i tako dalje.

Dokumentacija može biti i neformalna kao u evidenciji menadžera o njegovim ili njenim razgovorima sa zaposlenim u toku godine. Važno je da menadžeri održavaju ovu dokumentaciju o svim njihovim članovima izvještavanja; nijedan zaposlenik ne treba izdvojiti zbog učinka. (Ovo bi se moglo tumačiti kao diskriminacija kasnije.)

Upotreba dokumentacije

Preporučuje se i dokumentacija kritičnih incidenata, bilo pozitivnih ili negativnih, tako da rukovodioci imaju evidenciju o učinku zaposlenog u određenom vremenskom periodu.

Dokumentacija se koristi na druge načine u organizacijama. To mogu uključivati ​​procedure, radna uputstva i instrukcije računarskog softvera, kako bi se naveli nekoliko, ali u svrhu funkcije ljudskih resursa, to su uobičajene upotrebe dokumentacije. I ovo su instrukcije kako pravilno dokumentovati.

Primjeri dokumentacije u izvedbi

Dokumentacija o učinku zaposlenog će vam omogućiti disciplinovanje , prestanak ili adekvatno promovisanje, nagrađivanje i prepoznavanje zaposlenih. Bez dokumentacije, stvaranje bilo kog od ovih postupaka je teško i potencijalno rizično za poslodavca.

Poslodavac mora izbjeći eventualnu optužbu o diskriminatornom postupanju prema zaposlenima .

Po strani zakonitosti, dobri poslodavci žele da stvore radno okruženje koje je pošteno, dosljedno i podržava ciljeve zaposlenih i planove karijere.

Ovo okruženje podržava stručna dokumentacija menadžera o učinku zaposlenog - i pohvalno ponašanje i radnje kojima je potrebna korekcija ili poboljšanje. Ranije, kako je dokumentovano detaljno raspravljano. Ovi uzorci vam daju više primera odgovarajuće dokumentacije.

Uzorci dokumentacije

Pogrešno :

Mark obično kasni na posao. Mark nedostaje previše posla.

Desno :

1. aprila: Mark je pozvao bolesne i propustio 8 sati rada.

4. aprila: Mark je stigao na posao u 10 sati, dva sata kasnije od zakazanog početka.

6. aprila: Mark zakazao zakazivanje doktora, a zatim, ostao kući da bi instalirali novu peć.

12. aprila: Mark je pozvao bolesne i propustio 8 sati rada.

Pogrešno :

Mary je nepouzdana. Jedva da radi ono što je posvećivala.

Desno :

2. maj: Mary obećala da će prvi nacrt predloga proizvoda biti dostupan za pregled na današnjem sedmičnom sastanku. Mary nije izradila nacrt dokumenta kao što se očekivalo. Rekla je da je bila prezauzeta, a ljudi kojima joj je potrebna pomoć nisu se vratili s njom.

Menadžer je odgovorio: Kakvu pomoć vam je bilo potrebno? Informacije? Ko vam se nije vratio i šta vam je potrebno?

Carl i Michael su trebali da ažuriraju Mary o njihovom napretku.

Šta vas čini toliko zauzetim da niste imali vremena da pratite svoje obaveze? Usvaja previše obaveza sa ograničenim satima kako bi ih ispunili.

Šta mogu učiniti da vam pomognem?

Kada ćete napraviti nacrt dokumenta dostupnim za pregled?

Ovi uzorci pružaju pregled kakva je efikasna dokumentacija u odnosu na dokumentaciju koja je napisana pogrešno. Pratite ovaj savet kako biste efikasno i zakonito dokumentovali politike, performanse i događaje na svom radnom mestu.

Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.