Evo šta trebate znati o sadržaju kadrovskih datoteka
- Poslodavac želi imati tačne informacije praktične i organizovane kada vam je potreban pristup informacijama iz bilo kog razloga. Promene u hitnim kontaktima, adrese zaposlenih, praćenje evaluacije učinka , disciplinska pisma , priznavanje zaposlenih i materijali za prijavu za zapošljavanje su primeri vrsta informacija koje će poslodavac želeti da ima mogućnost brzog pristupa.
- Poslodavac treba da zadrži dokumentaciju o osobnim pitanjima, kao što su selekcija radnika, performanse, istorija rada, objašnjenje o kompenzaciji i aplikacije za internu promociju , kako bi se naveli samo nekoliko.
Zahtev EEOC- a, tužba ili čak potreba da se opravda nedostatak podizanja ili promocije zaposlenom, zahtijeva da poslodavac prikupi i zadrži ovu vrstu dokumentacije o zaposlenima. - Od federalnih ili državnih vlada zahtevaju se zapošljavanje nekog zaposlenog za poslodavce. Organizovanje podataka o zaposlenom u kadrovskoj dokumentaciji ima smisla za pristup i zakonsku saglasnost i spremnost.
Vrste personalnih datoteka
Poslodavac uglavnom održava nekoliko vrsta personalnih dosijea, za poslovnu upotrebu, za povjerljivost zaposlenih, za privatnost u medicini i za zakonsku usklađenost. Nisam upoznat sa bilo kojim zakonom koji kaže koliko je datoteka potrebno od poslodavca da zadrži.
Međutim, postoje mnogi zakoni, a postoje i najbolje prakse osoblja za poverljivost zaposlenih, koji uređuju sadržaj personalnih dosijea i koji ima pristup tim informacijama.
To su kadrovske datoteke koje održavaju većina poslodavaca u SAD. (Svijetski zakoni i praksa mogu se razlikovati.)
- Datoteka osoblja : Ovo je glavni dosje zaposlenog koji sadrži istoriju radnog odnosa.
- File Payroll : Želite da održite posebnu datoteku za sva pitanja platnog spiska u vezi sa platom i koristima.
- Medicinski dosije zaposlenih : Savezni zakon o zdravstvenoj osiguravanju i odgovornosti iz 1996. godine (HIPAA) zahtijeva od poslodavaca da zaštite zdravstvenu evidenciju zaposlenih kao povjerljive.
- I-9 Formulari za zaposlene : Morate voditi posebnu datoteku za sve zaposlene (ne po zaposlenom) obrazce I-9, jer ne želite vladine službenike, koji su ovlašćeni da provere ove forme u različitim okolnostima, pregledavajući svoje glavne, poverljive datoteke osoblja zaposlenih.
Pristup zaposlenih osobnim datotekama
Zaposlenima je dozvoljen pristup dosijeima osoblja zaposlenog pod nadzorom osoblja kadrova. Podaci o osoblju zaposlenih su smatrani vlasništvom poslodavca koji ima odgovornost da ih održava i čuva.
Sample Policy File Policy
Slijedi politika dosijea kadrova za korištenje u vašoj kompaniji. Diskutuje se o različitim datotekama koje se preporučuju i ko treba da imaju pristup svakoj datoteci.
Sample Policy
Kompanija održava tri datoteke zaposlenih za svakog zaposlenog.
Osoblje se vodi za svakog zaposlenog (Ime Vaše kompanije). Ove kadrovske datoteke sadrže povjerljive dokumente i upravljaju i održavaju osoblje kadrova.
Pristup ovom dokumentu je ograničen na HR osoblje i pretpostavlja da menadžer svakog zaposlenog vodi svoj vlastiti dosije sa dokumentima relevantnim za radni učinak zaposlenog.
Tipični dokumenti u kadrovskoj datoteci uključuju aplikaciju za zapošljavanje, porodični kontakt za hitne slučajeve, istoriju disciplinske akcije sa dokumentovanom dokumentacijom, upustvo, priručnik za zaposlene i poslodavac na odeljenju, potpisuju listove, trenutne lične informacije i reference o poslu.
Sve kadrovske datoteke ne sadrže iste dokumente, ali svaki dosije osoblja ima neke dokumente koji su isti.
Datoteke plaćanja se takođe održavaju; datoteke platnog spiska sadrže istoriju poslova zaposlenog, odjeljenja, promjena kompenzacije i tako dalje. Pristup platnom spisku je ograničen na odgovarajuće osoblje računovodstva i osoblje.
Održava se zdravstveni karton zaposlenih . Sadržaj medicinske datoteke nije dostupan nikome osim ljudima koji su imenovani za osoblje i zaposlenog čije se zapise zadržavaju u dosijeu. U ime Vaše kompanije), medicinske datoteke dobijaju najviši stepen sigurnog skladištenja i povjerljivosti.
Zaposleni može pogledati svoj dosije osoblja tako što kontaktira osoblje kadrovskog osoblja tokom normalnog radnog vremena. Nijedan zaposleni ne može izmijeniti ili ukloniti bilo koji dokument iz njegovog dosijea osoblja koji mora biti pregledan u prisustvu osoblja osoblja kadrova.
Takođe poznati kao datoteke zaposlenih, evidencije zaposlenih, ljudskih resursa, dokumentacije
Napomena: Napomena:
Susan Heathfield ulaže sve napore da ponudi tačne, uobičajene, etičke savjete za upravljanje ljudskim resursima, poslodavce i radno mesto na vebsajtu i povezuje sa ove web stranice, ali ona nije advokat i sadržaj na stranici, dok autoritativan, nije zagarantovan za tačnost i zakonitost i ne može se tumačiti kao pravni savjet.
Stranica ima širom svijeta publiku i zakoni i propisi o zapošljavanju različiti od države do države i zemlje u zemlju, tako da lokacija ne može biti definitivna za sve za svoje radno mjesto. U slučaju sumnje, uvek traži pravnog zastupnika ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako bi se utvrdilo vaše pravno tumačenje i odluke bile tačne. Informacije na ovoj stranici su samo za vodiče, ideje i pomoć.