Kako zaposleni mogu dobiti pristup pregledavanju kadrovskih datoteka?
S obzirom na to da zaposleni znaju da postoje ove zapise, oni će ih vremenom gledati kako bi videli šta sadrži.
Prilikom odlučivanja o tome kako osigurati zaposlenog (i bivši pristup zaposleniku), imajte na umu sve zakone koji se odnose na vaše poslovanje.
Mnoge države imaju zakone koji zahtevaju od kompanije da napravi određene dijelove datoteke dostupnim sadašnjim i bivšim zaposlenima. Proverite kod svog advokata za zapošljavanje kako biste osigurali da je vaša politika u skladu sa svim zakonima.
Na primjer, savezno pravo zahtijeva da evidencije vezane za Zakon o invaliditetu Amerikanaca budu odvojene od kadrovskih evidencija. Ako je vaša kompanija podložna HIPAA-u, proverite da li je zdravstvena evidencija u skladu sa tim.
Možda imate puno prostora za ono što dozvoljavate zaposlenima da vide u njihovom dosijeu. Ali, imajte na umu da čak i ako utvrdite da zaposleni ne može imati pristup određenim informacijama, kao što su referentne provere, da u slučaju tužbe ta informacija može biti otkrivena.
Prema tome, uputite svoje osoblje da tačno evidentira stvari i poštuje zakon u svako doba. Zapisnik zaposlenih ne predstavlja mesto za komentare unutar sebe ili snide.
Ovo ne ide dobro na sudu.
Kao opšte pravilo, posedovanjem jednog pristupnog zapisnika vodi računa o tome da se postupak poštuje i dosledno. Ne želite da jedan HR menadžer dozvoljava ljudima da svoje evidencije vrate na svoje radne stolove, dok drugi ne odbija pristup.
Obavezno da svi prođu kroz jedan izvor pomažu da se stvari postanu konzistentne i legalne.
Zakoni koji se tiču evidencije i zadržavanja zapisa i pristupa su nezgodni. Uverite se da ostanete ažurni.
Donja politika je dobar početak za vaše poslovanje , ali imajte na umu da se vaši državni i lokalni zakoni mogu varirati.
Uzorak Zapisnik Zapisnika o pristupu
Svi zaposleni, bivši zaposleni i predstavnici zaposlenih mogu pogledati određeni sadržaj svog kadrovskog dosijea sa unapred obavještenjem osoblju za ljudske resurse. Dokumenti koji se odnose na kvalifikacije zaposlenog za iznajmljivanje, kao što su prijava, promocija , disciplinska akcija i transfer. Pored toga, zaposlenik može pregledati formulare za isključivanje pravila i podatke o obuci.
Dokumenti koje zaposleni ne mogu pregledati uključuju reference ili referentne provere, evidencije o bilo kakvim istragama koje su preduzele uprave, medicinske dokumentacije, dokumente vezane za sudski postupak, bilo koji dokument koji bi prekršio poverljivost drugog zaposlenog i dokumente koji se koriste za planiranje zaposlenih.
Procedura
Zaposleni koji želi pregledati dozvoljeni sadržaj svog kadrovskog dosijea trebao bi se obratiti ljudskim resursima uz obaveštenje od 24 sata (bez vikenda). Bivši zaposleni ili ljudi nepoznati osoblju za ljudske resurse moraju predstaviti identifikaciju i / ili dokaz o dozvoli pristupa dosijeu osoblja.
Zaposleni moraju pregledati svoje kadrovske dosijee u prisustvu osoblja kadrova.
Zaposleni ne mogu ukloniti iz kancelarije bilo koji dio dosijea osoblja .
Zaposleni može zatražiti fotokopije datoteke ili delova datoteke. U okviru razloga, osoblje kadrovskih službi će obezbediti fotokopije. Za obimno kopiranje zaposleni će morati da plati fotokopije.
Ako zaposlenik nije zadovoljan dokumentom u svojoj osobnoj dosijeu, u prisustvu osoblja kadrova, zaposlenik može napisati objašnjenje ili pojašnjenje i priložiti ga spornom dokumentu. Ni u kom slučaju zaposleni u kadrovskoj službi ili zaposleni ne menjaju aktuelni dokument.
Zaposleni takođe može zatražiti da se dokument ukloni iz dosijea osoblja. Ako se osoba s ljudskim resursima slaže, dokument se može ukloniti.
Ako se osoblje kadrovskog osoblja ne slaže, može se žaliti na način propisan u Politici otvorenog vrata kompanije .