Poslodavac ima dobre razloge da zadrži nekoliko dosijea osoblja - neke pravne i neke za svrhu zapošljavanja.
Dokumentacija je potrebna, tako da poslodavac ima tačan pregled istorije zapošljavanja zaposlenog. Dokumentacija podržava odluke poslodavca i može zaštititi poslodavca u tužnoj ispravi.
Sadržaj kadrovskog dosijea daje istorijski pregled važnih događaja tokom karijere zaposlenog. Podržavaju odluke o zaposlenom i njegovoj karijeri. Oni pokazuju obrazloženje poslodavca iza zapošljavanja, promocije, prenosa, nagrade i priznanja i odluke o pucanju.
Različite smjernice su povezane sa različitim vrstama datoteka osoblja
Zbog toga što se preporučuje nekoliko vrsta personalnih datoteka, različita pravila i smjernice su povezani sa svakom vrstom kadrovske datoteke.
- Svaka vrsta kadrovske datoteke ima drugačiji razlog za postojeće i različite sadržaje, na osnovu tog razloga.
- Svaki tip osoblja se čuva različito.
- Pristup osobnom dosijeu ograničen je na određene zaposlene u većini organizacija. Različiti tipovi dosijea osoblja imaju različite smernice za pristup.
- Pristup zaposlenom njegovom ili njenom kadrovskom dosijeu je dozvoljen, ali većina poslodavaca uspostavlja smjernice za pristup zaposlenima s politikom pristupa osobnim datotekama u priručniku za zaposlenike . (Različite države i jurisdikcije imaju različita pravila, zato budite aktuelni za vašu lokaciju.)
Većina organizacija ne dozvoljava menadžeru zaposlenog da pristupi ukupnoj kadrovskoj datoteci. Oni očekuju da rukovodioci održavaju relevantnu dokumentaciju u svom dosijeu zaposlenog koji nije službeni dosije osoblja.
- Odjel za ljudske resurse poseduje i odgovara za dosijea zaposlenih.
Preporučene datoteke osoblja
Evo vrsta preporučenih kadrovskih datoteka i šta treba da znate o radu sa njima.
File osoblja zaposlenih
Ovo je glavna kadrovska datoteka koju poslodavac održava za svakog zaposlenog. Kadrovska datoteka čuva istoriju zapošljavanja svakog zaposlenog. To je ono što treba da znate o dosijeu osoblja zaposlenih.
Medicinski fajl
Medicinski dosije zaposlenog ima ozbiljna zakonska ograničenja koja poslodavac mora znati i poslušati. Evo šta trebate znati o povjerljivosti i sadržaju medicinske datoteke zaposlenog.
File Payroll
Pristup zaposlenih zaposlenom na platnom spisku zaposlenih je manje restriktivan od pristupa medicinskoj ili kadrovskoj datoteci. Na platnom spisku se nalaze informacije o platama, selekciji naknada , promenama plata, oplatama i drugim pravnim dokumentima koji utiču na platu zaposlenog. Različite osoblje računovodstva i kadrova pristupa informacijama u platnom spisku.
I-9 obrazac datoteka za zaposlene
Zbog pristupnih prava različitih vladinih agencija, pratite najbolju praksu držanjem odvojene datoteke za obrazce I-9 zaposlenog . Saznajte više o čuvanju I-9 obrazaca.
Pregled kadrovskih datoteka
Želite samo brze i osnovne podatke o dosijeima zaposlenih ? Provjerite ovdje za pregled dosijea osoblja zaposlenih.
Politika pristupa osoblju za zaposlene
Želite da omogućite svakom zaposlenom da zna šta je u njegovoj osobnoj dosijeu , ali morate kontrolisati integritet, potpunost i temelj detaljnosti datoteke. Održavanje povjerljivosti zaposlenih i poslodavaca i ograničenog pristupa osigurana je s politikom pristupa osoblju.
Šta ne treba uključiti u datoteku kadrovskog kadra
Tražite smjernice o sadržaju koji nikada ne treba uključiti u datoteku kadrovskog osoblja? Evo mojih najboljih preporuka o sadržaju koji želite da održite bilo na posebnoj, neformalnoj lokaciji ili uopšte ne zadržavate. Zadržavanje nepotrebne i čisto izmišljene dokumentacije može vam povrediti.
Dokumentacija
Da li znate koja je dokumentacija ? Riječ, dokumentacija, često rastu u svijetu zapošljavanja i ljudskih resursa. Ali, smisao dokumentacije i zašto biste možda želeli da dokumentujete određene događaje zapošljavanja ovdje je detaljno pokriveno.
> Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su samo za smjernice.