Datoteka osoblja zaposlenih se uglavnom čuva u zaključanom, vatrootpornom kabinetu na zaključanom mestu koji je dostupan osoblju za ljudske resurse.
Povjerljivost podataka o zaposlenima u dosijeu osoblja je od najveće važnosti.
Od svih dosijea zaposlenih koji se čuvaju u kompaniji, najčešći je podatak o osoblju kadrovskog dosijea za informacije od strane poslodavca, nadzornika ili osoblja kadrova.
Razmatranja o sadržaju osoblja zaposlenih
Osnovni principi i pitanja koja treba uzeti u obzir prilikom podnošenja bilo kog dokumenta u kadrovskom dosijeu su ove.
- Da li će poslodavcu biti potreban određeni dokument koji bi opravdao odluke ako je poslodavac tužen? Da li bi poslodavac potreban dokument na sudu?
- Da li zaposlenik zna i razume da će dokument biti podnet u njegovom dosijeu osoblja? U većini slučajeva, poslodavci treba da zaposlenog potpiše dokument, a ne da označava saglasnost sa sadržajem dokumenta, ali da prizna da su upoznati i pročitali dokument.
- Ne iznenađenja, mišljenja ili lične beleške o zaposlenom nikada ne bi trebalo staviti u dosije osoblja zaposlenih. Samo činjenice, bez spekulativnih misli, pripadaju osoblju dosijea zaposlenih.
Sadržaj datoteke osoblja zaposlenih
Slijede preporuke o dokumentaciji koju poslodavac treba zadržati u dosijeu osoblja zaposlenih.
historija zapošljavanja
- Prijava za posao
- Nastavi
- Nastavite sa propratnim pismom
- Verifikacija obrazovanja
- Verifikacija zapošljavanja
- Pismo odbacivanja
- Opis položaja posla
- Zapisnici analize posla
- Ponuda za posao ili ugovor o radu
- Agenciju za zapošljavanje ili ugovor o agentu temp, ako se koristi
- Kontakt informacije za hitne slučajeve
- Potpisan obrazac potvrde o prijemu radnika koji prikazuje prijem priručnika za zaposlene
- Kontrolna lista iz nove orijentacije zaposlenih sa prikazanim temama i kim
- Bilo koji sporazum o premeštanju i dokumentacija
- Svaki ugovor, pismeni sporazum, potvrda ili potvrda između zaposlenog i poslodavca (kao što je nekompatibilan ugovor , ugovor o radu ili ugovor koji se odnosi na automobil koji nudi kompanija), na primjer
- Život službenih službenih formi, uključujući: zahtjeve za transfer , promociju , interne prijave za rad i sl
- Bilo koja druga dokumentacija vezana za zapošljavanje
Razvoj i poboljšanje performansi zaposlenih
- Kopije bilo kakvih procena učinka ili planova razvoja zaposlenih
- Samoprocena zaposlenih
- Evidencija sa bilo koje formalne sesije savjetovanja
- Napomene o prisustvu ili dopuštenosti
- Plana poboljšanja performansi
- Disciplinski postupci
- Predstavljeno je priznanje zaposlenih, kao što su sertifikati, slova za priznavanje i sl
- Formalne predloge i preporuke zaposlenih, odgovor organizacije
- Evidencija obuke
- Zahtjevi za obuku
- Procene nadležnosti
- Klase obuke ili obaveštenja ili rasporeda sesije
- Potpisane procjene potreba
- Izveštaji troškova obuke
- Žalbe od kupaca ili saradnika
Zapisnici o prestanku zapošljavanja
- Pismo o ostavci zaposlenog
- Izlaz iz dokumentacije intervjua
- Obaveštenje o Kobri
- Kontrolna lista na kraju posla
- Završno obračunavanje svih aspekata zapošljavanja zaposlenog, kao što je konačna platna naknada, godišnji odmor, povrat imovine preduzeća i tako dalje.
Dostupni su dodatni dokumenti vezani za dosijee osoblja.