Šta treba (i ne bi trebalo) staviti u kadrovski dosije osoblja
U drugim slučajevima, pristup je ograničen na HR osoblje, a zaposleni mogu zatražiti pristup njihovoj evidenciji. Advokati takođe mogu podnijeti sadržaj kadrovske evidencije za tužbe i žalbe Komisije za jednake mogućnosti zapošljavanja (EEOC) .
Nekadašnji zaposleni može zatražiti kopiju svojih kadrovskih evidencija.
Uz sve ove potencijalne upotrebe i potencijalne posmatrače vaše kadrovske evidencije, poslodavac mora voditi računa o održavanju nepristrasne, činjenične dokumentacije istorije zapošljavanja zaposlenog u vašoj kadrovskoj evidenciji. Shodno tome, primijenite ove opće smjernice u dokumentaciju koju zadržavate u kadrovskoj evidenciji vaše organizacije.
Opšte smernice za sadržaj dosijea zaposlenih
- Informacije u kadrovskoj evidenciji moraju biti činjenične. Nadzor ili mišljenje kadrova; slučajne napomene; tračevi; neosnovane glasine; pitanja, izvještaje ili tattletale optužbe od drugih zaposlenih koji su neistraženi; navodi koji se ne sprovode, istražuju i zaključuju; i sve druge ne-činjenične informacije, komentari ili napomene treba isključiti iz osoblja dosijea zaposlenog.
Jedan od najgorih primera uvredljivih komentara koje je menadžer za ljudske resurse našao u kadrovskom dosijeu, uključivao je napomene intervju menadžera menadžera za zapošljavanje. Jedan je izjavio: "Možda suviše debeli da biste se podigli stepenicama po potrebi". Zamislite zaposlenog, advokata, pa čak i buduće zaposlene i supervizore koji čitaju komentare kao što su ove.
U drugoj kompaniji, menadžer je pronašao neosnovane napomene da su menadžeri i ostali upisivali fajlove zaposlenog, kao što su: "Marija je ljuta jer nije dobila povišicu. Uspješno je usporila svoj rad i postigla čak i svog menadžera." Vidite problem?
- Evidenciju kadrova treba pažljivo dodijeliti na odgovarajuće lokacije datoteka. Odredite protokol za evidenciju kadrova vaše kompanije zasnovane na državnim i federalnim zakonima , zakonima o zapošljavanju kao što su Zakon o prenosu zdravstvenog osiguranja i odgovornosti iz 1996. godine (HIPAA) i najbolje prakse poslodavaca.
Zatim držite protokol. Ne želite pronaći pogrešne lekarske izgovore u kadrovsku datoteku kada pripadaju medicinskoj dokumentaciji. Niti želite li obrazloženje i opravdanje promocije zaposlenog u platnom spisku.
Takođe ne želite zapisnik o odluci o zapošljavanju koja uključuje provjeru pozadine ili beleške iz razgovora sa bivšim poslodavcima u kadrovskom dosjeu.
- Supervizori, menadžeri i drugi zaposleni koji stavljaju dokumentaciju u kadrovske evidencije moraju biti obučeni da odgovarajuću dokumentaciju napišu. Navodeći u ukornici zaposlenog da je zaposlenik potpun mrtvo vrijeme , nećete dobiti svoje kadrovske evidencije bilo kakvih nagrada, ali poznati su neiskusni supervizori koji pišu slične izjave.
Još bolje, ograničite pristup datotekama osobi HR kadra koji je odgovoran za evidenciju i zna šta treba i ne treba staviti u kadrovsku datoteku. - Uravnotežite informacije koje stavite u evidenciju kadrova da uključite i pozitivne i negativne aspekte istorije zapošljavanja zaposlenog. Često, kadrovska evidencija naglašava svaku negativnu pojavu i propusti pozitivne komponente.
- Prepoznati razliku između ličnih napomena nadzornika o njegovom ili njenom osoblju za izveštavanje i službenim evidencijama kompanije. Napomene supervizora koji se koriste za poboljšanje performansi , praćenje projekata i ispunjavanje ciljeva, i adekvatno određivanje planova za povećanje i učinak , na primjer, pripadaju privatnom dosijeu nadzornika, a ne u službenim kadrovskim podacima kompanije.
Priznati i potrebu da se obuče supervizorima kako beležiti i održavati dokumentaciju u njihovom upravljačkom fajlu. Isti kriterijumi za činjenice, ne mišljenja i konkretne primere, a ne slučajeve, se odnose na privatne beleške.
Privatne beleške nadzornika mogu se podnijeti u slučaju tužbe, pa se upozorenje preporučuje čak i za privatne napomene. Ne preporučuje se praksa supervizora koji čuvaju kopije podataka koji postoje u službenoj osobi dosijea zaposlenih u njihovom upravljačkom dosijeu.
- Zapošljavanje dokumentacije i beleški sa intervjua predstavlja malo poteškoća. Najbolja praksa je održavanje odvojene datoteke za svaku poziciju koju popunjavate koja uključuje svu dokumentaciju koja se odnosi na popunjavanje te pozicije sa objavljivanja posla na referentne provjere. Podnosioci podnesaka, pokrivanja i prijave podnosilaca prijava pripadaju ovoj datoteci, osim što biste trebali premjestiti aplikaciju zaposlenog zaposlenog u dosije osoblja zaposlenog.
Ova datoteka sadrži zvanične kontrolne liste i forme koji teže nepristrasnoj zastupljenosti potencijalnih kvalifikacija zaposlenog i podržavaju vašu odluku da angažuju najkvalifikovanijeg kandidata. Stavovi i napomene menadšera za zapošljavanje koji su uzeti tokom procesa zapošljavanja ne spadaju u ovu datoteku. Ljudski resursi mogu prikupiti ove napomene da održe kompletnu dokumentaciju o odluci o zapošljavanju, ali ne pripadaju kadrovskoj evidenciji.
- Činjenična dokumentacija o odlukama o zapošljavanju, kao što je promocija , prelazak na bočne prilike i povećanje plata, pripadaju kadrovskoj evidenciji. Stavovi supervizora ili HR-a o zaposlenom ne. Službena disciplinska radna dokumentacija, kao što je pismeno upozorenje, takođe pripada osoblju zaposlenog.
Posebni primeri dokumentacije koja ne bi trebala biti u kadrovskoj evidenciji
Sledeće informacije ne smiju biti stavljene u evidenciju kadrova. Dokumentacija može zahtevati odvojenu datoteku, može se klasifikovati kao beleške o nadzoru ili upravljanju, ili ne bi trebalo uopšte da ih čuva poslodavac.
- Svaki medicinski podatak pripada medicinskoj dokumentaciji .
- Informacije o platnom prometu pripadaju platnom spisku .
- Dokumenti koji uključuju brojeve zaposlenih u socijalnom osiguranju ili informacije o zaštićenim klasifikacijama zaposlenog kao što su starost, rasa, pol, nacionalno porijeklo, invaliditet, bračni status, vjerska vjerovanja i tako dalje ne smeju se čuvati u dosijeima osoblja.
- Nadzorna dokumentacija u svrhu upravljanja radom zaposlenog, postavljanje ciljeva, povratne informacije i sl. Treba podnijeti u privatnom, nadzornom ili direktorskom vlasništvu.
- Istražni materijal uključujući žalbu zaposlenog, intervjue svedoka, intervju sa zaposlenicima, nalaze, preporuke advokata i rešenje, kao i praćenje da bi se osiguralo da nema odmazde , trebaju boraviti u istrazi koja je odvojena od kadrovskih evidencija.
- Datoteke službenika I-9 u fajlu ili lokaciji I-9 udaljene od evidencije zaposlenih.
- Provjerite pozadinske provjere, uključujući kriminalističku istoriju, izveštaje o kreditima i tako dalje, kao i rezultate testiranja droga u posebnoj datoteci koju nadzornici, menadžeri i zaposleni ne mogu pristupiti. SHRM preporučuje ili ovu zasebnu datoteku ili preporučuje da se te informacije mogu podneti iu medicinskoj dokumentaciji zaposlenog.
- Evidencije o jednakim mogućnostima zapošljavanja, kao što su obrazci za samo-identifikaciju i izvještaji vlade, ne smeju se čuvati u kadrovskom dosijeu niti bilo gdje gdje nadzornik ima pristup.
Ako pratite ove smernice, vaša organizacija efikasno čuva činjenične, podržane istorije zapošljavanja i kadrovske evidencije na odgovarajućim lokacijama.
Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.