Kao i kod svih dosjea zaposlenih, ograničite pristup osim onih koji trebaju znati
Datoteka sa platnim listom omogućava računovodstvenom osoblju da plate zaposlenog bez pristupa poverljivih informacija zaposlenom. Računovodstveno osoblje može voditi evidenciju o platnom spisku gdje ima smisla plaćanje zaposlenog.
U slučajevima gde se platni spisak i računovodstvo plasiraju u outsourcing, ovo je još preporučljiva praksa za evidenciju platnog spiska zaposlenog.
Datoteka platnog spiska ograničava pristup poverljivim informacijama zaposlenih. Datoteka platnog spiska zaposlenih omogućava računovodstvu i finansijskom osoblju da imaju informacije koje su im potrebne da plate zaposlenog na zgodnoj lokaciji. Lokacija bi trebala biti sigurna i van dometa za bilo koje druge zaposlene.
Morate da impresionirate osoblju računovodstva činjenicu da su podaci u platnim spisima poverljivi i da ih ne treba dijeliti bez dozvole i sigurnosnog osoblja osoblja. Računovodstveno osoblje takođe ne sme da deli informacije o povišenim zaposlenima, promocijama, bonusima i svim drugim informacijama koje su poverljive o zaposlenima.
Ljudski resursi ne moraju pratiti pristup računovodstva zaposlenima na platnim spiskovima. Kao što se preporučuje za povezane datoteke zaposlenih, kao što su osoblje i medicinske datoteke, trebalo bi da ograničite pristup datoj platnoj listi.
Samo osobe koje treba da imaju informacije da obavljaju svoj posao trebaju videti sadržaj.
Sadržaj File Payroll-a za zaposlene
Ovo je predloženo, ali ne u potpunosti sveobuhvatno, spisak onoga što pripada zaposlenom platnom spisku.
- Pismo ponude koje je potpisao menadžer za zapošljavanje, ljudski resursi i zaposleni
- Ovlašćenje za plaćanje potpisano od strane ljudskih resursa i menadžera za zapošljavanje kada postoji ugovor o radu
- W-4 Forma
- Dokumentacija i ovlašćenja koja se odnose na bilo kakvu korist zaposlenima koja uključuje odbitak na platnom spisku
- Formular za ovjeru direktnog depozita
- Obrasci za plaćanje vremena
- Svakodnevni časovni listovi
- Evidencija vremena, gde se koristi
- Zapisi o prisustvu
- Zahtjevi za naknadu troškova uključujući dokumentaciju i primanja za putne i druge nadležne troškove
- Obrasci za nadoknadu školarine i primanja za plaćanje, knjige i sl
- Plaćajte obrazac za traženje unaprijed
- Dokumenti o zajmu kompanije i raspored plaćanja
- Narudžbine i zapisi za odjeću
- Ovlašćenje za objavljivanje privatnih informacija
- Dokumenat koji se odnosi na svakog zaposlenog
- Dokumentacija vezana za bilo koji bonus , podelu profita ili nagradu za priznanje
- W-2 forme
- Ovlašćenje za bilo koju drugu akciju platnog spiska koju vaša kompanija dozvoljava
Takođe poznati kao datoteke zaposlenih, evidencije zaposlenih , ljudskih resursa, dokumentacije
Susan Heathfield ulaže sve napore da ponudi tačne, uobičajene, etičke savjete za upravljanje ljudskim resursima, poslodavce i radno mesto na ovoj web stranici, ali ona nije advokat. Sadržaj na sajtu ne treba tumačiti kao pravni savjet. Na sajtu se nalaze širom svijeta publika i zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju, tako da članci ne mogu biti konačni na svim njima za vaše radno mjesto.
U slučaju sumnje, uvek traži pravnog zastupnika. Informacije na sajtu su date samo za smjernice.