Koje radne zapise bi trebalo da održe poslodavci?

Pametni poslodavci čuvaju 4 različite datoteke za zapise zaposlenih

Želite li znati koje zapise zaposlenog održavati kao poslodavac? Poslodavac održava četiri datoteke evidencije zaposlenih za svakog zaposlenog. Pored toga, poslodavac održava druge zapise o zapošljavanju za sve zaposlene.

Datoteke evidencije zaposlenih

Osoblje se vodi za svakog zaposlenog. Ove kadrovske datoteke sadrže povjerljive dokumente i upravljaju i održavaju osoblje kadrova.

Datoteke osoblja su glavna zapošljena evidencija koju koriste poslodavci, zaposleni i menadžer zaposlenog u nekim kompanijama.

U drugim slučajevima - a to je preporučeni pristup - pristup kadrovskom dosijeu osoblja je ograničen na HR i zaposlenog pod nadzorom.

Tipični dokumenti u kadrovskoj datoteci uključuju aplikaciju za zapošljavanje , obrasce za kontakt sa hitnim slučajem porodice, dokumentovanu disciplinsku akciju istorije, rezime, potvrdu zaposlenog primaoca primanja, poslodavac na kraju posla, periodična procjena, procjena posla ili performanse razvojni plan, sertifikate o obuci i dokaze o prisustvu, te trenutne lične kontakt informacije o svakom zaposlenom.

Sve kadrovske datoteke ne sadrže iste dokumente, ali svaki dosije osoblja ima neke dokumente koji su isti. Dokumentacija o učinku zaposlenog ne pripada osoblju, osim ako nije dala disciplinske mjere, nagradu ili neki drugi znak odličnog postignuća.

Takve beleške o svakodnevnom radu spadaju u fajl koji rukovodioci prate performanse, ciljeve i doprinose svojih zaposlenih.

Datoteke evidencije zaposlenih

Datoteke plata takođe vode evidenciju zaposlenih. Datoteke platnog spiska sadrže istoriju poslova zaposlenog, odjeljenja, promjena kompenzacije, garniture, zajmove i druge informacije neophodne za plaćanje zaposlenog i čuvanje kopije istorije kompenzacije zaposlenog.

Datoteka platnog spiska će takođe sadržavati istoriju vladinih formi kao što su W-2, W-4 i dokumenti o zadržavanju socijalne sigurnosti koje popuni zaposlenik. Datoteka će također sadržavati informacije o pogodnostima za zaposlene i dozvolu za povlačenje plaćanja sa platnog lista zaposlenih.

Medicinske datoteke zapošljavanja

Zdravstveni dosije zaposlenog održava i poslodavac. Evidencije zaposlenih u medicinskoj datoteci nisu dostupne nikome osim kadrovima koji su imenovani za osoblje i zaposlenog čije se zapise zadržavaju u dosijeu. Medicinske datoteke sadrže doktorske napomene, dokumentaciju FMLA aplikacije, informacije o testiranju droga, potrebne fizičke informacije i drugu takvu dokumentaciju koja se odnosi na medicinsko zdravlje zaposlenog ili njegovog člana porodice.

Medicinske datoteke, zbog poverljivosti podataka zaposlenih, dobijaju najviši stepen sigurnog skladištenja i povjerljivosti. Preporučuje se da medicinske datoteke drže u fiokama sa zaključanim datotekama koje su zaključane u prostoriji koja nije dostupna zaposlenima, osim kadrovskim kadrovima.

I-9 dosijea zapošljenih

I-9 Datoteke evidencije zaposlenih koji se održavaju za sve zaposlene u jednoj datoteci koja je odvojena od drugih zapisa zaposlenih.

Poslodavci čuvaju ovu evidenciju zaposlenih odvojeno od drugih evidencija zaposlenih kako bi održali poverljivost zaposlenih od državnih službenika i drugih subjekata koji su ovlašćeni da razmatraju zaposlenog I-9 .

Čuvanje I-9 na posebnoj lokaciji će osigurati da ako ste odabrani za pregled federalne I-9 datoteke, državni službenici neće imati pristup bilo kojoj drugoj evidenciji o zaposlenom ili njenom zaposlenju u vašoj organizaciji, sa izuzetkom stvarne Obrazac I-9. Ove istrage se povećavaju svake godine, tako da uverite da su vaši zaposleni pravilno popunili formu I-9 ili da su podložni novčanim kaznama i potencijalno zatvoru.

Pristup zaposlenim evidencijama od strane zaposlenih

Zaposleni mogu pogledati svoje evidencije zaposlenih tako što kontaktiraju osoblje kadrovske službe tokom normalnog radnog vremena.

Nijedan zaposleni ne može promijeniti ili ukloniti bilo koji dokument u njegovu ili njenu evidenciju, koji mora biti pregledan u prisustvu osoblja osoblja kadrovske službe.

Potrebno je da imate politiku o evidentiranju osoblja kadrova u svom priruţniku za radnike i pratite je neovisno u pogledu zahtjeva zaposlenih za pregled njihovih datoteka.

Ako zaposlenik uputi pisani zahtev za kopiju svojih evidencija o osoblju nakon napuštanja vašeg posla, od vas se traži da im pošaljete kopiju.

Povremeno ćete naišli na zaposlenog koji je sumnjičav o tome kakvu evidenciju zaposlenih zadržava od strane njihovog odjeljenja za ljudske resurse. Ovo su zaposleni za koje je najverovatnije tražiti kopiju svojih dosijea zaposlenih. Ponovo, bez diskriminacije , napravite kopiju datoteke i pošaljite je. (Verovatno ćete dobiti povratne informacije da je zaposlenik bio iznenađen činjenicom koliko je dokumentacija HR osobina zadržala.)

U nekim jurisdikcijama zakonito je da se zaposlenom naplaćuje trošak dupliranja i slanja datoteke.

Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.