Medicinska informacija zaposlenih nikada nije pronađena u kadrovskom dosijeu zaposlenog
Zbog toga što medicinska datoteka sadrži osjetljive i povjerljive informacije, ona mora boraviti na sigurnoj, zaključani, nepristupačnoj lokaciji.
Ormar za datoteke koji sadrži medicinske datoteke zaposlenih takođe treba zaključati i kadrovsko osoblje treba da ima jedine ključeve. Pristup medicinskim datotekama zaposlenih ograničen je samo na osoblje kadrova.
Zakon o prenosivosti i odgovornosti iz zdravstvenog osiguranja iz 1996. godine (HIPAA) zahteva od poslodavaca da zaštite zdravstvenu evidenciju zaposlenih kao poverljive; medicinske dokumente treba čuvati odvojeno i pored drugih poslovnih zapisa. Nikada ne čuvaj medicinske podatke o zaposlenima u glavnom dosijeu zaposlenog.
Zbog povjerljivosti informacija, evidencije moraju biti izolovane od datoteka koje zaposleni kao što su nadzornici ili menadžeri mogu pristupiti. (Zapravo, ovo se takođe preporučuje za kadrovske datoteke uopšte - samo da pristupite osoblju za kadrove.)
Sadržaj medicinske datoteke zaposlenog
To su vrste stvari koje treba bezbedno uskladištiti u medicinskoj dokumentaciji zaposlenog. Ukoliko ste u sumnji, pogrešite na strani zaštite medicinskih informacija vaših zaposlenih.
- Aplikacije i oblici zdravstvenog osiguranja
- Aplikacije i oblici životnog osiguranja
- Određene informacije korisnika
- Aplikacije za bilo koju drugu korist zaposlenima koja bi mogla zahtevati medicinske informacije kao što je osiguranje vida
- Zahtjevi za plaćene ili neplaćene zdravstvene liste odsustva
- Izvještaji o porodičnom liječenju i odlasku (FMLA) i srodne aplikacije i papiri
- Doktorski rad FMLA-a
- Dokumentaciju o bolestima člana porodice ili djeteta za koje se prijavljujete za FMLA vrijeme kako biste pružili kontinuiranu njegu
- Dokumentacija o medicinskom otpadu za zaposlene koji nisu kvalifikovani za rad FMLA
- Pregledi lekara, napomene, korespondencija i preporuke
- Izgovor o medicini koji se odnosi na odsustvo ili odsustvo lekara
- Ograničenje posla sa medicinskom dokumentacijom od lekara koji preporučuje
- Izveštaji o nesrećama i povredama, uključujući dokumente potrebne za OSHA
- Izveštaj o kompenzaciji radnika za povredu ili bolest
- Bilo koji drugi oblik ili dokument koji sadrži privatne medicinske podatke o zaposlenom.
Ako ovi fajlovi držite 100 posto poverljivi, vaši zaposleni će vam vjerovati, a vi ćete se pridržavati duha i značaja zakona.
Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.