Pitanja koja pomažu u efikasnosti, nadležnosti za izlaganje i izgradnju izvještaja
Efektivna komunikacija zahtijeva sve komponente komunikacije koje sarađuju savršeno za "zajedničko značenje", moju omiljenu definiciju komunikacije. To je od posebne važnosti kada se postavljaju pitanja i odgovore na njih.
Komponente u komunikaciji
Postoji pet komponenti u bilo kojoj komunikaciji, a šesto, to je celokupno okruženje na radnom mjestu u kojem se odvija komunikacija. Komponente komunikacije su:
- Pojedinac koji šalje poruku. Pošiljalac mora jasno i dovoljno detaljno da poruku dostavi tako da primalac deli sa značajem sa pošiljaocem.
- Kontekst poruke. Kontekst je kako poruku dostavlja pošiljalac poruke. Kontekst uključuje neverbalne komunikacije kao što su pokreti, jezik tela, izrazi lica i elementi kao što su ton glasova. Većina konteksta za poruku je dostupna samo kada prijemnik može da vidi i čuje pošiljatelju poruke. E-mail i IM emoticons, na primjer, su loša zamjena pošto ih pošiljaoc formuliše bez unosa iz prijemnika.
Još jedan dio konteksta su emocije koje su uključene u komunikacijski krug. Da li je pošiljao ljut? Da li je prijemnik ravnodušan prema sadržaju komunikacije ili prezira od pošiljaoca? Normalne ljudske emocije utiču na to da li se poruka uspješno deli.
- Osoba koja primi poruku. Prijemnik mora pažljivo i pažljivo slušati , postavljati pitanja za jasnoću i parafrazirati kako bi utvrdio da prijemnik deli sa značajem sa pošiljaocem. Ako primaoc vjeruje pošiljaocu, povećavaju se šanse za efikasnu komunikaciju.
- Način isporuke koji izaberete. Metod isporuke treba izabrati na osnovu medija koji je najefikasniji da bi se prenelo značenje poruke. Pošto su komunikacione metode toliko raznovrsne od zore računara i mobilnih uređaja, odluke o načinu isporuke postale su složenije. Način isporuke mora odgovarati potrebama komunikacije i pošiljaoca i primaoca.
Metode komunikacije uključuju verbalne komunikacije, trenutne poruke (IM), e-poštu, pisma, znake, postere, video zapise, snimke ekrana, telefone, napomene, obrasce, pisane dokumente i još mnogo toga. Ove metode će se nastaviti širiti, a očekivanja zaposlenih za trenutnu komunikaciju o svemu što se tiče njihovog rada nastaviće da raste.
Lična komunikacija se povećala po značaju posebno za organizacione informacije koje bi mogle zahtevati promjene, omogućiti prepoznavanje zaposlenih ili omogućiti pitanja na licu mjesta. Lična komunikacija je takođe favorizovana jer zaposleni imaju pristup komponentama, kontekstu.
- Sadržaj poruke. Sadržaj poruke treba da bude jasan i prezentovan i opisan dovoljno detalja kako bi se dobio razumevanje od prijemnika. Ako se sadržaj poruke ponaša i povezuje, na nekom nivou, sa već uvjerenim prijemom prijemnika, on je najefikasniji.
Kako postavljanje dobrih pitanja poboljšava komunikaciju
James O. Pyle i Maryann Karinch dodaju sledeće kako bi pomogli efikasnoj komunikaciji.
Od ljudskih resursa do korisničkog servisa, loša pitanja zagađuju skoro svako radno mesto. Loša pitanja često podstiču nepotpune ili pogrešne odgovore i mogu podrivati odnose. S druge strane, dobra pitanja predstavljaju dragoceno sredstvo efikasnosti, kompetentnosti i izgradnje odnosa.
Postoji šest vrsta dobrih pitanja: direktno, kontrolno, ponovljeno, uporno, sažetak i nepristojno. Da ih ukratko opišemo:
- Direktno: Postavljate jednostavno pitanje sa osnovnim upitnikom.
- Kontrola: Već znate odgovor na to kad ga pitate. To je način otkrivanja da li osoba laže, neinformisana i / ili ne pada pažnju.
- Ponovite: postavljate dva različita pitanja koja su za istim informacijama.
- Uporno: postavljate isto pitanje na različite načine kako biste istražili sve aspekte željenih informacija.
- Sažetak: Postavite pitanje koje namerava da izvor dozvoli da ponovo odgovori na odgovor.
- Nepristojno: Ne odnosi se na temu o kome želite da znate, već o čemu verovatno ne laže; služi svrhu da vidi kako izgleda istina i da se osoba otkrije za vas. Takođe se može povezati sa kontekstom razmjene ispita.
Detalji o 6 vrsta dobrih pitanja
Direktno
Direktna pitanja su najbolja: jedan upitni, jedan glagol i jedna imenica ili zaimka.
- Ko si ti?
- Šta se desilo na zabavi?
- Kada ste stigli u kancelariju?
- Gde su ključevi automobila?
- Zašto ste ranije napustili sastanak?
- Koliko ste platili za iPad?
Kontrola
Kada kažete: "Namerno neću postavljati direktno pitanje?" Kada proveravate istinitost ili tačnost odgovora, onda koristite kontrolno pitanje i potražite konzistentnost.
Kontrolna pitanja su namerna pitanja o kojima poznajete odgovor, tako da oni nisu o otkrivanju informacija. Reč je o otkrivanju ponašanja, obrazaca govora i nivou istinitosti ili tačnosti. Možda je to nešto o čemu ste pričali sa osobom.
Ako znate da je neko u timu za ljudske resurse otuo zaposlenog zato što je zaposlenik poslao e-poruku da se žali na tu osobu, možda biste postavili pitanje kontrole kao što je: "Kako je to učinio u pregledu performansi sa Pamelom danas?" Već imate informacije; samo želite da saznate kako vaša osoba za ljudske resurse odgovara na pitanje.
Ponavljam
Želite da dođete na istu informaciju na dva različita načina. Na primjer, ako ste upitali: "Koliko je ljudi na prodajnoj sili?" Osoba s kojom razgovarate može odgovoriti: "Na terenu je 22." Kasnije, kada razgovarate s njim o nečemu drugačijem - oblasti na kojima kompanija ima uspostavu, na primer - možda biste pitali: "Koliko prodajnih regiona imate?"
Može odgovoriti, "22", što je način potvrđivanja broja osoblja u prodajnoj sili. To nije apsolutni test, ali daje vrednost i vjerodostojnost onome što je rekao ranije. To su dva različita pitanja koja unakrsno ispituju pružene informacije.
Koristeći ponovljena pitanja, takođe možete otkriti neslaganja. Ako vaš izvor u ovom primjeru odgovara da ima 28 prodajnih regiona, vi biste želeli malo razjašnjenja. Možda ima sasvim dobar razlog - prodajna snaga obično ima komplement od 28, ali je u zadnje vrijeme bilo toliko prometa, da su šest kratki - ali odgovor dovodi do sumnje u činjenicu da postoji neusklađenost broja osoblja i broja teritorija prodaje. Ta neusklađenost mora dovesti do daljnjeg ispitivanja radi rešavanja ovog problema.
Persistentan
U bilo kojoj razmjeni u kojoj se može postaviti više od jednog odgovora, koristite uporno ispitivanje da biste dobili potpuni odgovor. Kao i ponavljajuća pitanja, uporna pitanja su takođe korisna ako sumnjate da osoba nije istinita.
"Gde ste otišli na vaš odmor u Kaliforniji?" Možda bi odgovorilo na "Disneyland". Iako je moguće da je Disneyland jedino mesto, logično je pratiti to pitanje sa "Gde drugo?"
Izbegavajući to ponovljeno pitanje i direktno na pitanja o Disneylandu znači da propustite priliku da dobijete potpunu sliku putovanja Kalifornije vašeg prijatelja, osim ako se ta informacija ne pojavi u neko drugo vrijeme.
Sažetak
Sažeta pitanja nisu utvrđivanje verodostojnosti koliko i povratak izvoru na ono što je ona rekla, tako da ima priliku razmišljati: "Da li sam zapravo rekao šta sam mislio da kažem?"
Prodate automobile svih vrsta, od hatchback-a sa dvorištima do punih luksuznih modela. Mladi par dolazi u izložbeni prostor i traži da testira jedan od luksuznih modela.
"Šta ćeš koristiti automobil većinom vremena?" Pitaš.
"Putovanje napred i nazad na posao. Radimo u istoj zgradi ", kaže ona.
"Za šta ćete još koristiti automobil?"
"Putovanje vikendom da vidim moje roditelje. Stvari poput toga. "Ona pauzira i dodaje:" Oni žive stotinu milja daleko. "
"Zašto mislite da je luksuzni automobil najbolji izbor?"
Razmenjuju pogled. Kaže: "Dopada nam se bolje od ostalih".
"Koja je tvoja omiljena boja", pitaš, gledajući pravo na nju.
"Crvena".
"Pa, dozvolite mi da vidim da li je ovo dobro. Čujem da kažete da želite luksuzni razred crvene boje u punoj veličini. Koliko dobro ovaj opis odgovara onome što želite?" (Vi ste uokvirili svoje sumarno pitanje sa relevantnim informacijama u ovom slučaju.)
Razmenjuju drugi pogled. Rekao je: "Mislimo da bi bolja boja mogla biti bolja."
"Šta je sa luksuznim modelom, mislite da je to najbolje za vas?" (Opet, ovo je način sumiranja i verifikacije onoga što ste čuli. Želite da saznate da li su toliko uzdahnuti izgledom skupa auto da ne žele da razmotre bilo šta drugo, ili ako je prvi odgovor prikrio važnu činjenicu.)
"Moj tata kaže da je ovo najsigurniji automobil na putu."
Odgovor na pitanje sumnje vam govori da u stvari to mogu, ali ne zbog toga kako to izgleda. Čitate između linija. Oni samo započinju u svom životu zajedno. Njen tata je verovatno poslao u prodavnicu da kupi "najsigurniji automobil na putu", koji će im pomoći da kupe. Vi odlučite da nastavite sa prodajom, znajući da će aplikacija za učešće i kreditiranje verovatno dati ostatak priče.
Neki ljudi možda nisu zadovoljni pitanjem sumnjivog pitanja poput onih ugrađenih u ovaj prodajni susret zato što ne žele da izgledaju jednostavno ili neumoljivo. Ako postavite pitanje na isti način na koji ste ga pitali prvi put, onda oni mogu imati validan zaključak.
Takođe ne želite da postavljate isto pitanje dva puta zaredom, čak i ako promenite fraziranje. Postavljanjem određene distance između prvog puta postavljanja pitanja i drugog, i malo prefarmaniranja pitanja, jednostavno se nalazite kao neko ko je stvarno zainteresovan za ono što druga osoba ima da kaže.
Ne-Pertinent
Možda ćete utvrditi da osoba koja odgovara na vaša pitanja izgleda pod pritiskom; Nepravilno pitanje moglo bi ublažiti tenziju. Ili, možda vam treba vremena za razmišljanje ili upućivanje na vaše beleške, tako da koristite pitanje samo da biste kupili malo prostora i vremena.
Postavljajući istaknuta pitanja poput "Šta ste u prošlosti preduzeli u prošlosti?" I "Kako ste pokušali da rešite problem?", Lako se kandidat za posao može osećati kao da je usred ispitivanja na bojnom polju .
Kandidat bi mogao reći: "Pokušao sam riješiti problem postavljanjem odjeljenja oko zajedničkog cilja - način na koji se moj sindikat malog ligaškog tima fokusira na udaranje lopte."
Možete dati kandidatu pauzu tako što ćete pitati: "Koliko dugo ste trenirali malu ligu?", Pre nego što se vratite na raspravu o njegovom zamahu i kako je pokušao to riješiti.
Konačno, postoje dva načina za uništavanje pitanja koja započinju sa svim potrebnim komponentama i na kraju se ne slažu.
- Dodavanjem previše kvalifikatora ili drugih reči i fraza koje odvraćaju od pitanja. Na primer, "Šta ste imali za doručak u restoranu gde su vinil counter stolice razbijene i prekrivene trakom?"
- Čekanje na odgovor je takođe uobičajeno. Pitate: "Koji je vaš omiljeni obrok?" Osećaš trenutak umesto da odmah odgovoriš. Ti se zoveš, "Roštiljka?" Tišina je efektivan upitnik.
Nemojte izgubiti otkriće, informacije, vodove kao rezultat otvaranja usta kada vam je potrebno otvoriti uši. Zapamtite pravilo "dva uva, jedno usta" da biste dobili najviše ispitivanja.
Okolina i komunikacija
Gornje komponente komunikacije promovišu zajedničko značenje kada rade zajedno da efikasno isporuče poruku. Radno okruženje u kojem se te komponente odvijaju takođe utiče na komunikaciju i da li je komunikacija primljena.
Kada postavljate validna pitanja, gradite odnos i inspirisate poverenje. Pitanja predstavljaju drugi deo osnove za komunikaciju na radnom mjestu koji deli značenje
U radnom okruženju koje naglašava otvorenu komunikaciju, učešće zaposlenih i zajedničke ciljeve , komunikacija je češća i efikasnija. Međutim, očekivanje značajne komunikacije postavlja bar na ove najbolje radne prostore. Dakle, čak iu visokom moralu , radno okruženje usmjereno na zaposlene , zaposleni se žale da ne znaju šta se događa.
Zbog svih komponenti i celokupnog okruženja na pojedinačnom radnom mestu, komunikacija ostaje izazovna. Vječna pitanja o tome ko treba znati šta i kada im je potrebno znati nikada nije u potpunosti odgovorio samo na bilo koga zadovoljstva.
Žalbe zaposlenih o previše informacija, ne dovoljno informacija, pa čak i preopterećenja informacija, nastaviće da se pojavljuju na radnim mjestima. Nikada nećete izlečiti problem komunikacije, ali uz posvećenost i pažljivost, možete povećati efikasnost vaše interpersonalne komunikacije i komunikacije na radnom mjestu .
Više u vezi sa efikasno komunikacijom na radnom mestu