Odabir timova za selekciju podnosioca zahteva i zahteva
Ovde ćete pronaći važna područja za istraživanje, pitanja koja treba postaviti i odgovore na analizu tokom procesa procjene sistema za praćenje aplikanata. Ove informacije će voditi vašu kompaniju u potrazi za odgovarajućim sistemom praćenja podnosioca zahteva kako bi zadovoljili vaše potrebe.
Identifikujte donosioce odluka sistema praćenja potraživanja
Kompanija mora da se organizuje interno pre nego što započne proces procene sistema za praćenje aplikanta. Kada se pripremaju za procjenu sistema praćenja podnosioca zahtjeva, neophodno je formirati saradnju zainteresovanih strana i dati tim donosiocima odluka vrijeme za donošenje odluke na temelju informacija.
Vaša komisija za selekciju treba da bude spremna da proceni snage i slabosti svakog proizvođača sistema praćenja sistema za praćenje. Odbor za izbor bi trebao uključiti ove članove.
- Izvršni izbor: Obično je stariji potpredsjednik (SVP) ili potpredsjednik (HR) ljudskih resursa koji može osnažiti ostale članove odbora jasnom direktivom i vizijom . Osoba bi takođe trebalo da ima mogućnost da objasni ponudu dobavljača u smislu povratka na investicije (ROI) njegovim / njenim kolegama.
- Menadžer selekcije: Ova osoba mora da ima potpuno razumijevanje procesa zapošljavanja i bodovanja kompanije u cilju stvaranja pravilne taktike pretrage i selekcije.
- Član komisije: Da bi se osiguralo da glas glasa bude predstavljen i da će se desiti uspješno usvajanje izabranog rješenja.
- Saradnici odbora: To su članovi iz drugih odjeljenja koji pružaju dodatni doprinos procesu odabira sistema za praćenje podnosioca zahtjeva. Oni koji imaju finansijsku ekspertizu mogu dati doprinos finansijskoj stabilnosti proizvođača ili upoređivati ukupne troškove svakog sistema za praćenje aplikanta u odnosu na budžet projekta. Doprinosioci IT-a mogu edukovati članove odbora o tehničkim mogućnostima sistema za praćenje podnosilaca aplikacija i pomagati upoređivati svako rješenje sa vašim trenutnim sistemom.
Članovi odbora bi trebali biti ljudi koji mogu prepoznati vrijednost tehnoloških alata, optimizaciju procesa i usluge za korisnike, jer se odnosi na vašu korporativnu viziju upravljanja talentom .
Dokumentirajte trenutni proces zapošljavanja
Nakon što ste sastavili komisiju za odabir sistema za praćenje podnosioca zahteva, vaš prvi zadatak je da kreirate dokument koji prati proces zapošljavanja zaposlenog, vaš proces zapošljavanja i ulogu menadžera za zapošljavanje, regrutora i kandidata za završetak najamnine . Tada bi vaš odbor trebalo da razgovara o tome zašto je svaki korak neophodan i šta bi se desilo ako bi se eliminisalo.
Pojednostavite proces zapošljavanja i osigurajte da svaki korak stvarno dodaje vrijednost i pomaže vam u proizvodnji kvalitetnih najamnika. Ovo će vašoj komisiji omogućiti upoređivanje potreba vašeg procesa zapošljavanja sa mogućnostima svakog sistema za praćenje podnosilaca zahtjeva. Ova evaluacija je sjajna prilika da saznate najbolje prakse u zapošljavanju i pregledate i optimizujete trenutni proces zapošljavanja.
Identifikujte zahteve za sistem praćenja aplikanta
Sada kada ste jasno identifikovali proces zapošljavanja vaše kompanije, vaš odbor je u potpunosti spreman da identifikuje vaše zahtjeve kompanije za sistem za praćenje aplikanta. Imajte na umu da želite da imate jasan odgovor na sledeća pitanja:
- Zašto kupujete ovaj sistem za praćenje aplikanta?
- Da li je vaš trenutni proces zapošljavanja usklađen sa ciljevima vaše kompanije?
Održavanje ovih pitanja na umu će pomoći vašoj komisiji da napravi jak slučaj za kupovinu rješenja za praćenje aplikanta. Da bi sistem za praćenje podnosioca zahtjeva odabrao da ima jaku vezu sa ROI, vaš odbor mora stvoriti jasna očekivanja o tome šta želite u sistemu za praćenje aplikanta.
Vaš sistem praćenja podnosioca zahteva treba da izgradi bolji odnos između regrutera i menadžera za zapošljavanje, pojednostavljuje kreiranje zahtjeva i proces odobravanja i poboljša svoj kvalitet zapošljavanja. Vaš sistem praćenja podnosioca zahteva treba da usmjeri napore za zapošljavanje kadrova ljudskih resursa kroz automatizaciju, stvarajući efikasniji i ekonomičniji način zapošljavanja. Ovo je savršeno vreme za rešavanje zajedničkih izazova u oblasti ljudskih resursa, kao što su:
- Veliki obim resursa bez efikasnog načina prihvatanja, pregleda i upravljanja.
- Veliki broj mogućnosti za zapošljavanje sa otežanim internim komunikacijama.
- Nemogućnost brzog pristupa informacijama i izveštavanje o svim merilima zapošljavanja.
- Gubitak kvalifikovanih aplikanata zbog slučajnog čuvanja rezimea.
- Dupliranje napora za regrutovanje između različitih filijala i podela na lokalnom ili inostranstvu.
- Previše IT troškova održavanja i podrške sa domaćom tehnologijom.
- Neefikasno praćenje podataka EEO-OFCCP usklađenosti.
- Boreći se da dobije odgovarajuću pažnju od IT-a za nadogradnju i poboljšanje tehnologije.
Takođe, iskoristite ovu priliku da razmotrite vrednost poboljšanja iz novih procesa i tehnologija kao što su:
- izbegavajući korišćenje različitih modula,
- poboljšanje komunikacije, i
- rešavanje globalnih problema.
Da biste ovo održavali, morate identifikovati ključne "moraju imati" kako bi eliminisali nekvalifikovane prodavce. Na primjer, kao temeljni faktor vaš odbor može odlučiti da ćete uzeti u obzir samo proizvođače koji pružaju rješenje zasnovano na Vebu, nasuprot instaliranom sistemu, jer hostovano rješenje eliminiše bilo kakav teret za vaš IT tim.
Identifikujte zahteve za sistem praćenja aplikanta
Identifikovanje jasnih poslovnih ciljeva povezaće vaše prioritete sa vašim zahtjevima. Neophodno je da vaš odbor ostane fokusiran na početne sistemske zahtjeve. Komitet mora izbjeći da se distanciraju elementi sistema koji nisu u skladu sa prioritetima vaše kompanije. Prepoznali ste važne poslovne ciljeve i ključne zahteve koje treba uzeti u obzir prilikom formiranja sopstvenih ciljeva.
Ključni zahtjevi za razmatranje u sistemu za praćenje podnosioca zahtjeva
- Efikasnost procesa: centralizacija procesa može poboljšati različite zadatke, uključujući, ali bez ograničenja, zahtjeve posla, praćenje, upravljanje programom upućivanja i transfera zaposlenih.
- Omogućava kandidatima da se brzo i lako prijave u vašu organizaciju za plate i iznajmljivanje po satu bez prolaza kroz više stranica pitanja.
- Može da olakša zapošljavanje velikog volumena dok ostane ekonomično.
- Visoko prilagodljivo, skalabilno rešenje koje može da se konfiguriše za naš jedinstveni proces upravljanja zapošljavanjem i sposobno da odgovori našim potrebama u razvoju kako se naša organizacija razvija ili se naši procesi menjaju.
- Poboljšane mogućnosti izvještavanja: mnogim organizacijama se dovodi u pitanje utvrđivanje njihovog ukupnog trošenja na dobavljače, nabavke i upoređivanje metrika. Koordinacija preko jednog izvora omogućiće precizno centralizovano izveštavanje.
- Omogućava zaposlenima da pretražuju bazu podataka o svim informacijama i specifičnim parametrima.
- Sadrži Centar za izveštavanje koji omogućava korisnicima da pokreću ad-hoc izveštaje i sačuvate kriterijume za buduću upotrebu, kao i da pokrenu standardne izveštaje u industriji, uključujući troškove po zaposlenju, vreme za izvršavanje, efikasnost izvora i još mnogo toga.
Izgraditi identitet i svest o identitetu
- Stvaranje veze između podnosioca zahteva i pozitivnog iskustva u zapošljavanju će prepoznati brend. Snažan brend može da stvori poverenje koje će voditi računa o prometu aplikanta i poboljšati svoj talenatni bazen.
- Web stranice veb lokacija Karijera za karantene mogu biti dostupne putem web stranice vaše kompanije.
- Omogućava zaposlenima da jednostavno objavljuju informacije o karijeri na Web lokaciji kompanije.
- Obezbeđivanje multi-jezičkih mogućnosti za globalnu podršku.
- EEO / AAP saglasno.
- Sposobnost održavanja tačne mere takvih informacija će se držati u saglasnosti sa saveznim propisima i izbjegavati bilo kakve pravne radnje protiv organizacije. Takođe će pomoći u uspostavljanju kvaliteta aplikanta.
- Sposoban za hvatanje, praćenje i izveštavanje o dobrovoljnim EEO podacima, iako je u skladu sa smernicama EEO / OFCCP.
- Mogućnost predizbornih kandidata sa eliminacijskim pitanjima kako bi ukazala na one koji ispunjavaju osnovne kvalifikacije za poziciju.
- Poboljšana komunikacija.
- Uspostavlja okruženje koje efikasno informiše, unifira sve korisnike i pojednostavi operacije organizacije.
- Uključuje komunikacijski centar kako bi se olakšala komunikacija između regrutora, angažovanja menadžera i kandidata. Takođe omogućava korisnicima da zakazuju sastanke, ostavljaju beleške i povratne informacije intervjua, da šalju masovne poruke i automatski odgovore na podnosioce zahteva po prijemu резюме.
Korisnička podrška za sistem praćenja podnosilaca zahteva
- Potpuno prihvatanje korisnika zavisi od nivoa podrške za kupce koji pruža prodavač tokom i nakon implementacije.
- Jednostavno dostupan tim za podršku, posvećen upravljanju kompanijskim i korisničkim problemima pri zapošljavanju najboljih praksi u industriji.
- Najviši nivo podrške dostupan je za vašu kompaniju.
Procena dobavljača sistema za praćenje potraživanja
Preporučuje se da zatražite od Zahtjeva za prijedlog (RFP) od potencijalnih proizvođača koji je vaš odbor odlučio da razmotri. Ovo je vaša prilika da dobijete pojašnjenje o bilo kojoj temi kako biste pomogli vašoj komisiji da utvrdi da li softver za praćenje podnosioca zahteva može obaviti traženi posao. Vaš odbor bi trebao razmotriti sledeća glavna pitanja kako bi se osmislio efektivan RFP:
- Da li sistem podržava glavne zabrinutosti vaše komisije? Ovo se odnosi na prethodni deo procesa evaluacije; morate potpuno znati svoj proces pre nego što utvrdite koje su vam funkcije potrebne. Vaša komisija ne može biti odgađena rešenjima koja mogu ponuditi funkcije koje nisu vaš glavni prioritet. Iako izgledaju privlačne, mnoge blistave funkcije i funkcije neće stvoriti nikakvu vrednost vašoj organizaciji ako ih neće prihvatiti vaši korisnici.
- Da li je prodavac instalirao sistem u drugu organizaciju slične veličine?
- Vaš odbor treba da ima pristup referencama koje vam mogu pružiti uvid u pitanja kao što su zadovoljstvo kupaca i praćenje, proces implementacije i skrivene naknade. Zapamtite, funkcije nisu vrijedne bez jakog usvajanja korisnika.
- Šta znači proces implementacije? Uspešna stopa usvajanja počinje sa pravilnom implementacijom. Želite biti sigurni da vaš izabrani prodavac ne ostavlja vaše korisnike bez odgovarajuće obuke i kontinuirane podrške. Implementacija treba da bude usredsređena na proces zapošljavanja vaše organizacije, ne učenje kako da se prilagodi njihovom sistemu.
Nikada ne biste trebali imati osećaj da će vam program implementacije ostaviti osećaj izgubljenog i nesigurnog sposobnosti proizvođača. Tokom procesa evaluacije vaš komitet treba da ima utisak da će, na osnovu vašeg prioriteta i poslovnih ciljeva, vaša implementacija stvoriti snažnu osnovu za dugo partnerstvo sa svojim provajderom sistema za praćenje aplikanta. Imajte na umu da će visoko usvajanje korisnika sistema za praćenje aplikanta generisati veći ROI.
Više o proceni dobavljača sistema praćenja potraživanja
- Koja je strategija vizije i rasta prodavca? Prodavac mora demonstrirati liderstvo i predviđanje kao lider na tržištu. Da bi predstavio sveobuhvatno rešenje, prodavac treba da uzme u obzir vaše specifične potrebe i pripremi za promene i rast u budućnosti.
- Utvrdite da li ovo rešenje doprinosi vašem poslovnom planu? Na kraju, Izvršni direktor za izbor će verovatno morati da prikaže očekivani ROI kako bi se napravio jak primer za rešenje.
Izvršni direktor za selekciju mora tražiti uštedu na takvim stvarima kao što je oglašavanje za zapošljavanje, vrijednost zaposlenog korištenja firmi za pretraživanje i optimizacija procesa koju pruža prodavac. Kompanija takođe treba da uštedi na zadržavanju zaposlenih i kvalitetu kandidata. Može biti ogromno da se stvori potpuno detaljan dokument istraživanja koja će obuhvatiti sve neophodne teme za procjenu sistema za praćenje podnosioca zahtjeva.
- Pored karakteristika i funkcija, vaš odbor mora biti siguran da diskutira sposobnost proizvođača da služi kao dugoročni partner vašoj organizaciji. Budući da vaš odbor provodi proces procjene dobavljača, želite biti sigurni da uzmete u obzir faktore kao što su:
- Finansijska stabilnost: Sprovesti dužnu pažnju na finansijske izveštaje svih potencijalnih ponuđača koji se razmatraju. Uvidićete da je ovo savršena tema kroz koju vam može pomoći voditelj vašeg finansijskog odbora.
- Kvaliteti strateških partnera: Da bi ponudili kompletno rješenje, neki proizvođači će se partneri s drugim servisnim kompanijama kako bi svojim klijentima ponudili sveobuhvatniji paket usluga. Vaš odbor treba da bude svestan bilo kakvih partnerstava koja su uključena u konkurentske prodavce. Informacije mogu pružiti uvid u moguće partnerstvo između vaše kompanije i prodavca.
- Mogućnosti zapošljavanja: Bez obzira na veličinu vaše kompanije, morate osigurati da prodavač ima mogućnost da podrži pun ciklus vježbe zaposlenih, od praćenja aplikanta, on-boardinga, planiranja sukcesije do off-boarda. Ovo će sprečiti vašu kompaniju da raste iz svog rješenja, što bi vjerovatno dovelo do pogoršanja, nove evaluacije i skupih provizija za implementaciju.
- Budući razvoj proizvoda: Budite sigurni da dobavljač prenosi jako razumevanje izazova sa kojima se suočava regrutacija sada iu budućnosti. Prodavac koji izaberete mora biti na pulsu tehnologije i vijesti iz industrije kako bi se prilagodili vašim promenljivim potrebama i osigurali da se konfiguracije rješenja koriste u potpunosti.
- Integracija sa HRIS-om: Iako možda želite da vaš doprinos za IT komitet obezbedi informacije o ovom pitanju, ne bi trebalo da zamagljuje vašu komisiju da koristi sistem za praćenje zahteva koji neće adekvatno služiti celom odeljenju. Svaki dobavljač koji razmišlja treba da obezbedi mogućnost pomeranja ključnih informacija iz svog sistema u vaš HRIS sistem sa minimalnim poteškoćama.
Sažetak selekcije dobavljača za sisteme praćenja potraživanja
Vremenski okvir za proces selekcije dobavljača za sistem praćenja podnosioca zahteva može biti od mjesec dana do šest ili više za završetak. Sledeći je predloženi raspored koji će vašoj komisiji omogućiti projekciju vremenskog okvira za proces selekcije dobavljača za sistem za praćenje aplikanta.
Molimo vas da budete upozoreni da se to može promeniti na osnovu željenog datuma implementacije.
Vremenski okvir za izbor vašeg dobavljača za sisteme praćenja potraživanja
- Formirajte komisiju za selekciju - 1 nedelju
- Identifikovati potrebe kompanije - 1-2 tjedna
Objektivno procijeniti proizvođače u odnosu na identifikovane potrebe preduzeća s sljedećim procesom:
- Stvoriti dugačku listu mogućih proizvođača - 1 nedelja
- Zatražite od RFP-a da pruže pojašnjenje za bilo koju temu ili zabrinutost - 4 nedelje
- Kreirajte kratku listu pomoću ključnih kriterijuma za ocenjivanje - 1-2 nedelje
- Završiti prodavca - 3-6 nedelja
- Demonstrirati razne sisteme - što je pre moguće
- Prodajna prezentacija - što je pre moguće
- Posete na lokaciji - po potrebi
Imajte na umu da je glavni cilj sistema za praćenje aplikanata da osnaži korisnike. Članovi komisije trebaju biti u mogućnosti prepoznati i staviti vrijednost po tehnološkim alatima, optimizaciji procesa, viziji kompanije i korisničkoj podršci, kako bi strateško umanjili prodavce u kratku listu stvarnih mogućnosti.
Vrlo je verovatno da vaša kratka lista možda neće imati mnogo različitih funkcionalnih razlika; stoga je važno zadržati manje opipljive elemente tog prodavca.
Vaš odbor bi trebao potražiti izvore informacija, kao što su Web lokacija prodavca, novinske grupe, portali ljudskih resursa i sajmovi. Povežite se sa kolegama u drugim kompanijama koje su slične po veličini, potrebama i industriji da nauče iz svojih iskustava.
Partnerstvo sa prodavcem koji je orijentisan ka uslugama, koji je najkompatibilnije prilagođen viziji i ciljevima vaše organizacije za budućnost, će se pokazati neprocenjivom za sve ključne igrače u evaluaciji, odabiru i implementaciji sistema za praćenje aplikanta.