Šta je nadoknada troškova?

Kako zaposleni plaćaju nazad kada troše novac za posao?

Nadoknada troškova je način plaćanja zaposlenima kada potroše sopstveni novac na poslovne troškove. Ovi troškovi se uglavnom javljaju kada zaposlenik putuje u posao, ali može doći u drugim situacijama vezanim za rad.

Putni troškovi mogu uključivati ​​smještaj, letove, zemaljski prevoz, savjete za kola, obroke i druge nepredviđene troškove koje zaposleni mogu iskusiti dok su na putu.

Ostali poslovni troškovi mogu uključivati ​​predmete kao što su uzimanje klijenata ili potencijalnih zaposlenika na ručak, kupovinu knjiga ili drugih edukativnih materijala koje poslodavac pokriva ili troši vozače za reciklažu imovine kompanije.

Vrste troškova koje će organizacija nadoknaditi naći se u poslovnim putovanjima, zabavama i opštim troškovnim troškovima kompanije u priručniku o zaposlenima . Upoznajte se sa politikama vaše kompanije, jer vaš poslodavac može pokriti troškove koji su raznovrsni kao što su hemijsko čišćenje i članstvo u teretani na produženim putovanjima.

Zabava klijenata na poslovnim putovanjima je još jedan trošak koji se može nadoknađivati, ali znajte politiku vaše kompanije kako ne biste prekoračili granice potrošnje. Želite pokazati gostoprimstvo i ljubaznost bez prevazilaženja budžeta vašeg poslodavca za takve troškove.

Sada su popularne kreditne kartice kompanije koje su poverene ljudima koji su zaposleni na višim nivoima i drugim zaposlenima koji moraju često putovati za posao.

Umesto da plaćaju troškove sopstvenim novcem, zaposleni naplaćuju sve slučajne i savjete za kreditnu karticu kompanije.

Ovo je povoljan pristup troškovnom nadoknadi za zaposlenog, jer račune za kreditne kartice dokumentuju tačne troškove, a da zaposlenik ne mora sačuvati prihode i popuniti izvještaj o troškovima putovanja.

Popunjavanje Izveštaja o naknadi troškova

U slučajevima korišćenja kreditne kartice kompanije i plaćanja gotovog novca, zaposleni će verovatno morati popuniti izvještaj o naknadi troškova nakon vraćanja sa putovanja. Sa kreditnom karticom kompanije, oni će morati da objasne manje očiglednih troškova koji se pojavljuju na računu za kreditne kartice (mnogo je lakše nego da popunjavaju izvještaj o trošku iz nule). Takođe će naplatiti kompaniju za dodatne troškove koje su platili svojim novcem ili kreditnom karticom.

Kada zaposlenik isplati gotovinu, on ili ona će morati da popiše i povremeno opravdava svaki trošak za koji se zahteva nadoknada. Ovi se pregledaju računovodstvenim postupcima, kao što su iskazi kompanije za kreditne kartice. Neupravičeni trošak, ili onaj koji je isključen politikom kompanije, se ne nadoknađuje - stoga je neophodno poznavati politiku vaše kompanije u vezi sa poslovnim putovanjem.

Većina kompanija određuje datum po kome se moraju podneti izveštaji o troškovima naknade kako bi se osiguralo da se zaposlenima nadoknađuju i da se odgovarajuće računovodstvo. Zaposleni moraju pažljivo pratiti ova pravila, pošto neke organizacije ne nadoknađuju troškove koji se okreću nakon roka. Upoznajte pravila kompanije.

Druga metoda plaćanja troškova službenih putovanja zaposlenima je dnevnica .

Neuobičajeno pitanje čitaoca vezano za naknadu troškova

Čitalac je pitao: "Naši spoljni predstavnici prodaje imaju velike teritorije (višestruke države) i rutinski putuju, često zahtijevaju noćenje. Na moj račun mi je pažljivo obraćeno računovodstvenom odjelu, da je prodavac prodajeo kućni ljubimac sa njima na jednom takvom putovanju i naplaćivala hotelski kućni ljubimac kreditnoj kartici kompanije. Ona je tvrdila da hotel ne bi izdvojio naknadu i da je planirao da nadoknadi kompaniju.

"Oduševljen sam i potražim sugestije kako da riješim ovu situaciju. Moji HR instinkti kažu mi da napišem ovog zaposlenog zbog zloupotrebe sredstava kompanije, ali ja dobijam otpor od menadžmenta prodaje koji želi da napravim specifičnu kućnu politiku.

"Naša upotreba kreditne kartice kompanije jasno kaže:" Ova kartica se koristi samo za TROŠKOVE TROŠKOVA.

Lična upotreba kartice može dovesti do oduzimanja kartice ili prekida. Pored toga, predstavnici prodaje će biti odgovorni za neovlaštene troškove. " Da li ste u prošlosti pisali o ovakvoj temi? "

HR odgovor: Evo šta treba da razmotrite. Da li je zaposlenik otišao na računovodstvo i objasnio problem da hotel nije bio u mogućnosti da izdvoji kućne ljubimce? Ili je uhvatila pažljivim pregledom svojih troškova u računovodstvu?

Prvo, teško je vjerovati da hotel nije bio u mogućnosti da izdvoji kućne ljubimce. Drugo, ako hotel nije bio u mogućnosti da izdvoji naknadu za ljubimca, kako je znala šta da vrati računovodstvu?

Ako je planirala da plati za kućnog ljubimca samo ako je uhvaćena i nije dobrovoljno ponudila da plati, s obzirom na vašu politiku, ona zaslužuje disciplinske mjere . To bi takođe zavisilo od toga kako ste se u prošlosti obratili sličnim situacijama. Da li su drugi zaposleni nadoknadili kompaniju za razne troškove i nisu primili disciplinske mere?

Često, kada pogledate u situaciju, videćete da postoji politika s jedne strane i kako je ona implementirana i primijenjena s druge strane. Ne želite da tretirate ovu osobu drugačije nego što se drugi radnici tretirali u prošlosti.

Disciplinska akcija nije u redu ako su drugi zaposleni jednostavno nadoknadili kompaniju u prošlosti za slične troškove. Zapamtite da ja nisam advokat, tako da je ovo samo mišljenje kolege.

Pravljenje politike o putovanju za kućne ljubimce ne preporučuje se jer je to primjer kompanije koja se miješa i preteruje u lični život zaposlenog. Ako zaposleni žele da plate svoje ljubimce da putuju s njima, to nije zabrinutost kompanije.

Sve dok ljubimac ne utiče na troškove boravka ili sposobnost da učestvuju u poslovnim svrhama putovanja, to nije posao poslodavca. Zaposleni treba, naravno, platiti dodatne troškove koje dovodi do putovanja.

Vaša putna politika je blago zbunjujuća i mogla bi koristiti jačanje u delu o "odgovornom za neovlaštene optužbe" kada je politika već navela da su dozvoljeni samo troškovi kompanije.

Više: 10 savjeta za smanjenje troškova poslovnih putovanja | Da li bi trebali zaposleni u sobama?

Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.