Završetak obrazaca I-9 za svakog zaposlenog je ozbiljan posao - ozbiljno
Svi zaposleni, građani i ne-građani, angažovani poslije 6. novembra 1986. godine, moraju popuniti Odjeljak 1 obrasca I-9 u vrijeme angažovanja.
Poslodavac je odgovoran da osigura da se Odjeljak 1 obrasca I-9 blagovremeno i pravilno popuni zaposlenik.
Poslodavac mora provjeriti verifikaciju posla i osigurati pravilno popunjavanje odeljka 2 i 3 obrazca I-9. Poslodavci moraju popuniti Odjeljak 2 Obrazca I-9 ispitivanjem dokaza iz prve ruke (samo originalnih, neispitanih dokumenata) identiteta i podobnosti za zaposlenje u roku od tri (3) radna dana od dana započinjanja zapošljavanja.
Zaposleni mora biti fizički prisutan i njegovi ili njegovi originalni dokumenti moraju biti pregledani osobno. Zaposleni koji pregleda originalne dokumente mora potpisati odeljak 2 od I-9.
Obrazac potvrđuje da ste proverili dva odobrena oblika identifikacije koja dokazuju da je zaposlenik zakonski ovlašćen da radi u Sjedinjenim Državama.
Poslodavci ili njihovi ovlašćeni zastupnici trebaju popuniti dio 3 kada ponovnu potvrdu da zaposleni ima pravo na rad u SAD.
Kada se ponovo zaposle zaposlenog u roku od tri godine od dana kada je I-9 prvobitno završen, poslodavci imaju mogućnost popunjavanja novog obrasca I-9 ili popunjavanja odeljka 3.
Periodično, potrebno je da izvršite reviziju obrazaca I-9 kako biste osigurali da imate popunjen obrazac za svakog zaposlenog. Morate provjeriti vjerodostojnost i potpunost i čuvati dokaze o reviziji io bilo kojoj obuci koju su članovi osoblja popunili ili čuvali I-9.
Lokacija završenih obrazaca I-9
Želeli ćete da sve radnike I-9 i prateću dokumentaciju zadržite u posebnom dosijeu osoblja iz navedenih razloga.
Vlada može pregledati ove forme. Ako vladini službenici pregledaju vaše I-9 obrazce, ne želite da im dozvolite pristup privatnim dosijeima vaših zaposlenih i poverljive informacije koje sadrže.
Dakle, u interesu povjerljivosti zaposlenih i ograničenog pristupa, želite izolirati vašeg zaposlenog I-9 u jednoj fascikli koja je posebno posvećena skladištu I-9.
Ovo štiti privatnost vaših zaposlenih i takođe štedi poslodavca od potencijalno potrebnog za odgovor na dodatna pitanja koja su pokrenuta sadržajem datoteke osoblja zaposlenih . Možda neželjeno otvorite svoju kompaniju na povećanu istragu od strane USCIS službenika. Izbegni ovo.
Trenutna istraga I-9
Prema US Immigration and Customs Enforcement (ICE), vlada može pregledati vaše I-9: "Proces administrativne inspekcije započinje službom Obaveštenja o inspekciji (NOI) poslodavcu koji primenjuje proizvodnju Obrazaca I-9.
"Po zakonu, poslodavcima je obezbeđen najmanje tri radna dana za izradu obrasca I-9.
Često, ICE će zatražiti od poslodavca da obezbedi prateću dokumentaciju, koja može uključivati kopiju platnog spiska, listu trenutnih zaposlenih, članka o osnivanju i poslovnih licenci. "
Trenutni trend je da ICE povećava svoje napore u izvršenju. Poslodavci su se sve više suočavali sa kriminalnim naknadama za rukovodioce, vlasnike i zaposlene u HR osobama zbog neispravnog popunjavanja i čuvanja obrazaca I-9 za svakog zaposlenog. Preduzeća su sve više primala značajne novčane kazne i bila su izuzeta.
Poslodavci moraju ozbiljno uzeti Formule I-9. Ozbiljno. Treba li više da kažemo?
Pogledajte trenutni obrazac I-9 i upotrijebite uputstva za njegovu primjenu na Odsjeku za unutrašnju sigurnost - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Takođe poznati kao: datoteke zaposlenog, evidencija zaposlenih, datoteke ljudskih resursa, dokumentacija