Saveti za znanje kada, zašto, kako i šta da dokumentuju u performansu zaposlenih
Dokumentacija je od suštinskog značaja za menadžere i zaposlene u HR-u, jer morate ozbiljno nastojati da beležite sve događaje u istoriji zapošljavanja vaših radnika - kako pozitivnih, tako i negativnih incidenata učinka.
Evo zašto menadžeri i zaposleni u HR-u žele pažljivo da dokumentuju sva dešavanja.
Zašto Dokument?
- Dokumentacija daje dokaze da su se pitanja o učinku razgovarala sa zaposlenim na blagovremen i kratak način.
- Dokumentacija nudi istoriju unapređenja zaposlenog ili neuspjeh poboljšanja performansi tokom vremena. To je hronološki i precizan opis radnji zaposlenog, aktivnosti menadžera i događaje u njihovom nastupu.
- Dokumentacija pruža dokaze koji podržavaju odluke uprave da preduzmu nepovoljne akcije kao što su disciplina ili prekid rada sa zaposlenim.
- Dokumentacija nudi dokaz da zaposleni zaslužuje dostupnu promociju ili mogućnost nad drugim zaposlenima koji su takođe podobni.
- Dokumentacija pruža dokaze koji opravdavaju povećanje plata , smanjuje se ili zašto zaposleni nije dobio povišicu.
- U slučaju tužbe, potpuna i temeljna dokumentacija štiti interese poslodavca. Dokumentacija može podržati akcije rukovodstva u ukidanju neuspešnog zaposlenog . Takođe može dokazati da je radnik prestao iz razloga koji su zakonski suprotni drugima kao što je ilegalna diskriminacija .
Šta da dokumentujete
Menadžeri moraju da dokumentuju performanse zaposlenih, i pozitivne doprinose i propuste u radu. Oni moraju da dokumentuju tačno šta je radnik radio i rekao i šta je menadžer uradio i rekao kao odgovor na sastanku ili razgovoru.
Morate da dokumentujete bilo kakve sporazume napravljene tokom razgovora, postavljene ciljeve , zahtevane i očekivane poboljšanja i vremenski okvir za poboljšanje.
Dokumentacija takođe treba da sadrži obaveze koje rukovodilac pomaže zaposlenom.
Kako dokumentovati
Dokumentaciju treba pisati tokom ili odmah nakon sastanka ili razgovora sa zaposlenim. U nijednom trenutku ne biste propustili zapisivanje razgovora na dan kada se stvarno desio. Čekanje dok kasnije utiče na kvalitet dokumentacije, jer se zasniva na memoriji.
Jedna od najgorih grešaka koje rukovode menadžeri jeste verovati da mogu rekonstruirati istoriju savjetnika za zaposlene po potrebi. Nijedna HR osoba koja ima iskustva sa pristojnom i pravovremenom dokumentacijom nikada nije prevarila rekonstruisani rekord. Menadžeri koji rekonstruišu iz memorije donose nepotreban i neprihvatljiv rizik za svoju kompaniju jer izmišljena istorija neće zadržati potencijalnu tužbu.
Potrebna vam je vaša dokumentacija da biste se pojavili profesionalno, uredno i organizovano. Napišite dokumentaciju kao da govorite o istoriji trećoj strani. Nikada ne znate ko može da pročita vašu dokumentaciju jednog dana, pa se uverite da to odražava vašu profesionalnost. (Zadnji koktel salveta, koverat ili lepljiva nota se ne kvalificira kao profesionalna dokumentacija.)
Vaša dokumentacija treba da se obrati novom menadžeru zaposlenog, ako zaposleni dobije novi posao - ili u vašem preduzeću - u svojoj organizaciji.
Za svoje sećanje i da obavestite novog menadžera o zaposlenju, morate staviti ime i titulu zaposlenog, vaše ime i naslov i pun datum na svakom dokumentu.
Napisati dokumentaciju koja je činjenična, poštena, pravna, objektivna, potpuna i konzistentna. Izbegavajte mišljenje (Mike je neujednačen, Alisa je lenjiva, Tom mi je lagao), imenovanje, urednik (John je kreten, Mark ima problem sa stavom), i etiketiranje (Mary je neodgovorna. player.).
Izbegavajte takođe pokušaj da ponovite ponašanje zaposlenog. (Marsha se ne sme svideti ovim zadatkom. Paula izgleda da je iznad glave.) Minimizirajte vašu upotrebu deskriptivnih reči, kao što su pridevi i primjeri (polako, sloppily, nesretno, raspoloženo, grubo). Navedite specifično ponašanje i radnje zaposlenog, a ne vaše mišljenje ili tumačenje.
U dokumentaciji, ono što je potrebno je tačan zapis razgovora. Držite se činjenica i zapišite samo ono što ste rekli i šta je rekao zaposlenik. Uverite se da je vaša dokumentacija nedvosmislena i da je činjenica ispravna. (U svakoj mogućoj pravnoj situaciji greške u bilo kojem od dokumentovanih događaja čine celokupnu dokumentaciju sumnjivom.)
Konačno, dokumentujte sve sporazume, obaveze, vremenske rokove, potrebne poboljšanja, tačke za prijavu i druge detalje koji mogu da se povuku iz memorije. Uverite se da ste odredili datum i vreme za rokove i datume roka tako da se ne dođe do nesporazuma.
Poznajte svoju politiku dokumentacije odeljenja za ljudske resurse, koja će vam reći koja dokumentacija zahteva postavljanje u kadrovsku datoteku zaposlenog Svaka dokumentacija o disciplinskim radnjama svakako treba da bude uključena.
Gde da čuvate dokumentaciju zaposlenih
Pošto je dokumentacija o zaposlenima poverljiva i privatna zaposlenom, morate voditi računa o tome da bilo koja dokumentacija ostaje povjerljiva menadžeru, osoblju i potencijalno sljedećem menadžeru zaposlenog. Stoga se ne preporučuje stavljanje dokumentacije na zajednički računarski uređaj. Ručno upisana dokumentacija i štampana dokumentacija menadžera se najbolje drže u zaključanom skladištu.
Ako pratite ove smernice, kada odete u HR da zatražite pomoć u disciplinovanju, prekidu ili prenošenju zaposlenog na posao sa boljim potencijalom , HR će vam pomoći da riješite problem ili poboljšate situaciju. Kada vam HR uputi dokument, dokument, dokument ili ne mogu vam pomoći, sve vaše baze će biti pokrivene.
Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.