Razlika je u tome što lični asistenti samo pomažu samo jednoj osobi, a takođe mogu pomoći u ličnim zadacima kao što su kupovina ili zakazivanje socijalnih angažmana.
Neki ljudi delegiraju rad na projektima svojim pomoćnicima ili imaju svoje asistente za njih u njihovom odsustvu.
Zahtjevi za rad osobnih pomoćnika
Iako nema postavljenog minimalnog zahteva za personalne asistente u pogledu obrazovanja, pozadina u poslovnom ili administrativnom radu pomaže. Drugi ili treći jezik može biti važan iu nekim slučajevima. Generalno, vještine koje imaš su važnije od vašeg obrazovanja. Diskusija o nekim od ovih neophodnih veština može vam pomoći da odlučite da li je ova vrsta posla za vas.
Evo spiska ličnih veština pomoćnika za nastavu, naslovna pisma, aplikacije za posao i intervjue. Potrebne veštine će se razlikovati u zavisnosti od posla za koji se prijavljujete, tako da takođe pregledate našu listu veština koje su navedene po zadatku i vrstama veština . Pogledajte ovu listu i proverite da li ste koristili ove veštine na ranijim poslovima ili ste ih stekli kroz obuku.
Napišite beleške o tome kada i kako ste koristili ili razvili ove vještine.
Zatim ih dodajte u svoje nastavno i dopunsko pismo ili budite korisni za popunjavanje aplikacija za posao. Ljudi koji prate aplikacije često će potražiti ključne vještine. Uporedite svoje vještine sa onima objavljenim kako je potrebno za posao. Onda budite sigurni da su pomenuti u vašem dopisnom pismu i da su navedeni u vašem nastavku.
Takođe bi trebalo da razvijete odgovore intervjua kako ste iskoristili svoje vještine na ranijim pozicijama. Imajte primjer kako ste riješili problem na radnom mjestu koristeći jednu ili više ovih vještina. Pokažite kako su vaše veštine doprinele uspehu projekta.
Primeri ličnih asistenata
Ova lista nije iscrpna, ali uključuje neke od najvažnijih, iskorišćenih vještina za personalne asistente.
Organizacija i upravljanje vremenom
Kao lični asistent, veliki dio vašeg posla će biti održavanje nekog drugog organizovanog i po rasporedu. Stoga morate biti dobro organizovani. Na sreću, organizacija se može naučiti. Postoje specifične tehnike koje možete prilagoditi kako bi učinili vrijeme vašeg korišćenja efikasnijim i kako bi u suprotnom održali svoj život i svoj menadžer u redu.
Pisana i verbalna komunikacija
Moraćete da razumete i pratite uputstva i morate jasno i iskreno preneti informacije. U zavisnosti od detalja vašeg položaja, možda ćete morati da pozdravite klijente, odgovorite na korespondenciju ili kreirate izveštaje i prezentacije. Svi ovi zadaci zahtevaju vrhunske veštine komunikacije, uključujući govor, pisanje, slušanje i čitanje.
Tačnost i pažnja na detalje
Pozivanje na detalje predstavlja kritičnu komponentu kako da ostanu organizovane i da komuniciraju dobro.
Nejasnoća ili nepreciznost stvaraju neefikasnost u najboljem slučaju, a takođe mogu prouzrokovati ozbiljne greške ili otuđiti kolege svojih menadžera.
Poznavanje relevantnog softvera
Koji softver ćete morati da se obradi može varirati, ali će verovatno uključiti obradu teksta, tabele, baze podataka, kalendare, objavljivanje na desktopu i PowerPoint ili nešto slično. Mogućnost pružanja bar minimalne tehničke podrške je plus. Možda ćete morati da procenite nekoliko različitih programa i aplikacija koje bi ste izabrali za sebe, koji pružaju najbolje alate za postizanje ciljeva menadžera. Uvek, vaš posao je da olakšate i lakše obavljate posao menadžera, a to može zahtevati mnogo problema iza klađenja.
Takt i diskrecija
Kao lični asistent, često ćete biti izloženi osjetljivom materijalu, od poslovnih tajni do vrlo ličnih informacija koje ćete morati čuvati povjerljivo.
Povezana vještina je takt, sposobnost da se nežno reaguje ili ne na informacije koje bi drugi ljudi mogli naći teškim ili neprijatnim. Drugim riječima, morate biti sigurna osoba sa kojom će vaš menadžer biti osjetljiv. Na kraju krajeva, samo ćete znati koliko im je potrebna pomoć.
Lista ličnih pomoćnih sposobnosti
Administrativne veštine
Ove veštine su često deo opisa posla za ličnog pomoćnika ili veštine dodane vrednosti. Vašom poslodavcu će možda biti potrebno neko ko može da izvrši ove zadatke za nju.
- Administrativno
- Imenovanja
- Korespondencija
- Errands
- Događaji
- Planiranje događaja
- Podnošenje
- Procedure implementacije
- Održavanje rasporeda
- Sastanci
- Office Management
- Upravljanje projektima
- Istraživanje
- Planiranje
- Uzimanje diktata
- Uzimanje poruka
- Uzimanje beleški
- Putni aranžmani
- Planiranje putovanja
Komunikacijske veštine
Kao lični asistent, svi aspekti komunikacije su važni za posao. Budite spremni da pokažete svoje iskustvo ili obuku.
- Odgovorite na telefon
- Komunikacija
- Pozdravni posjetitelji
- Rukovanje upitima
- Umrežavanje
- Neverbalna komunikacija
- Screening poziva
- Verbalne komunikacije
- Pisane komunikacije
Finansijske veštine
Da li imate iskustva ili obuku za ove zadatke?
- Računovodstvo
- Budžetiranje
- Kupovina
- Sourcing
- Kupovina
Tehnološke vještine
Da li možete da koristite različite platforme i uređaje i da izvršite osnovno rešavanje problema?
- Računar (računar, Mac, tablet)
- Upravljanje baze podataka
- microsoft office
- Priprema prezentacije
- Izveštaji
- Obrada riječi
Lične veštine znanja
Ove veštine često su deo vaše ličnosti. Pokažite kako ste ih koristili i razvili.
- Poverljivost
- Diplomatski
- Diskreciono pravo
- Fleksibilnost
- Interpersonalna
- Multitasking
- Organizacija
- Pozitivan stav
- Rešavanje problema
- Profesionalno ponašanje
- Samo-motivisan
- Timski igrač
- Vremenski menadžment
- Radite nezavisno
Ako niste iskoristili ove vještine na prethodnom poslu, pogledajte kako ste ih razvili na dobrovoljnim ili neplaćenim poslovima ili ih koristite u svom ličnom životu. Da li koristite ove vještine kao dio vjerne zajednice ili za studentski projekat u školi? Da li ste razvili veštine kao deo sportskog tima ili individualnog sporta? To iskustvo može biti dragoceno i učiniti vam bolji kandidat za poziciju.
Sample Personal Assistant nastaviti
U sledećem nastavku uzorka namenjenom osobnom pomoćniku, obratite pažnju na to kako su već spomenute veštine ugrađene u tekst - naročito u inicijalnu "Sažetak kvalifikacija".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobilni telefon: 870.123.4567
Lični asistent
Orijentisan ka detalju i visoko organizovan lični asistent u pružanju besprekorne podrške rukovodiocima C-levela. Nepristupačno i nezavisno vrši administrativne, imenovanje i planove raspoređivanja, kupovine i planiranja događaja sa efikasnom efikasnošću. Osnovne nadležnosti:
- Administrativni : procesno osetljivi podaci i upravljaju svim korespondencijama i diktatu sa beskompromisnim integritetom i poverljivošću. Osigurati okruženje bez stresa za donošenje odluka izvršne vlasti proaktivnim koordiniranjem sastanaka i posebnih događaja i rješavanjem komplikacija u formativnim fazama.
- Komunikacije: Lako izgraditi odnos sa klijentima, dobavljačima i zainteresovanim stranama u projektu kako lično tako i pisanim putem. Spreman u mrežno povezivanje diplomatski između stranaka kako bi osigurali kvalitetno izvršenje projekata i događaja.
- Finansijska uprava: sposobna da podstakne edukaciju u računovodstvu kako bi precizno balansirala knjige i vršila budžetske i kupovne funkcije.
- Ključne prednosti: Pozitivno i konzumno profesionalno u ponašanju, sa sposobnošću da usađaju poverenje i angažovanje drugih. Tehničke sposobnosti uključuju Microsoft Office Suite, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Odlično na španskom.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Lični pomoćnik predsjednika (20XX do danas)
Obezbijediti sveobuhvatnu administrativnu i ličnu podršku osnivaču boutique finansijske savjetodavne firme, sa obimom odgovornosti koji uključuje diktat, korespondenciju, kancelarijski menadžment, odnose s proizvođačima, zakazivanje imenovanja, koordinaciju putovanja i funkcije planiranja događaja.
- Planirani su svi detalji za izuzetno uspešne odnose sa klijentima, uključujući vikende za golf i tenis, seminarima o finansijskom planiranju i banketima akcionara.
- Sourced and secured cost-effective travel and entertainment providers, smanjujući putne troškove za 15%.
- Korišćen Adobe Creative Suite za stvaranje vizuelnih angažovanja novih marketinških brošura i mesečnog biltena.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Administrativni asistent (20XX do 20XX)
Služio kao administrativni pomoćnik grupe od tri CPA-e. Pozdravljali klijente i prikupili lične kontakte i finansijske informacije; organizovane klijentske datoteke. Planirali su i snimali beleške na sastancima, primili telefonski prijem i obrađivali korespondenciju.
- Često su pohvalili i klijenti i poslodavci zbog vedrog ponašanja i snažne pažnje na detalje.
- Pomogao je obučavanju klijenata i novog osoblja u korištenju vlasničkog softvera za upravljanje porezima.
Obrazovanje
BS u poslovnoj administraciji (manji: računovodstvo); 3,52 GPA
Univerzitet u Missouri, Columbia, MO
Teniski tim, Kappa Alpha Theta Sorority, Klub toastmastersa, Godina u inostranstvu u Madridu, Španija