Heads Up: Federalni zakoni i državni zakoni mogu se razlikovati
Evo osnovnih smjernica za vođenje kadrova. Upamtite, međutim, da se državni zakoni mogu razlikovati od ovih smernica. Ako su državni zakoni i savezni zakoni u sukobu, uvek vodite evidenciju na osnovu bilo kog zahteva koji je duži.
Bolje je zadržati nešto dugo nego što nije dovoljno dugo.
Zapošljavanje Zapisnici: 1 godina
Morate da sačuvate sve te rezimee, beleške intervjua, aplikacije i postavke za posao, pa čak i zapis o vašim pretraživanjima kroz sistem za praćenje podnosioca zahteva godinu dana nakon što je doneta odluka o ponudi ponude za posao. Dakle, ako intervjuišete podnosioca predstavke, a cijeli proces se vuče tri meseca, onda se ne donese odluka o konačnom zapošljavanju da sat počne da tikira.
Zašto moraš to da uradiš? Ako neko ikada dovede u pitanje vašu odluku o zapošljavanju, moraćete da pokažete da nelegalno ne vršite diskriminaciju na bilo koji način , oblik ili oblik. Zakoni kao što su Američki zakoni o invaliditetu , naslov VII i mnogi drugi zahtevaju od vas da pokažete da ste u saglasnosti. Održavanje ovih evidencija pomaže vam u tome.
Zapisi o lekovima: 1 godina ili 5 godina za posao u transportu
Ako vam je potrebno testiranje droge za pre-zapošljavanje , to je deo zapošljavanja i trebalo bi da zadržite kopiju rezultata za godinu dana.
Ako vršite dodatno ispitivanje na drogu, bilo da ste zbog nekog slučaja na poslu ili kao slučajni provjeri, također morate voditi ove podatke na godinu dana. Međutim, ako ste predmet odeljenja za transport, onda je minimalni vremenski okvir za evidenciju testiranja droge pet godina.
Payroll / Timecards, Etc .: Minimum 3 godine, 5 godina nakon prekidanja
Zakon zahtijeva od vas da vodite ove zapise već tri godine, ali nedavne tužbe znače da će vam pametnije zadržati ih duže.
Želite da vodite evidenciju o tome koliko je svaki zaposleni plaćen, i koliko sati su radili za celokupni mandat u vašoj kompaniji. Vodite evidenciju najmanje pet godina nakon odlaska radnika, bez obzira na razlog.
Za zaposlene koji se oslobađaju, naravno, ne morate voditi evidenciju o vremenu, jer je njihova plata ista bez obzira na broj sati rada. Međutim, ako ste ikada pogrešno klasifikovali zaposlenog kao oslobođenog kada je trebala biti ne-oslobođena, ovi radno zasnovani radovi mogu vam pomoći da platite prekovremeni rad .
Uverite se da uključite kako kompanija izračunava platu. Na primjer, morate pratiti da li je to bila direktna zarada, plata plus provizija, prekovremeni rad, akvizicija, ili ravnopravni sat.
Morate to učiniti ne samo za pitanja plaćanja i poreza, već mnoge druge odluke zasnivaju se na broju sati rada. Na primjer, podobnost za FMLA zavisi od broja sati rada u godini. Ako imate zaposlenog oslobođenog lica sa radnim vremenom, možda biste želeli da razmislite o potrebi snimanja vremena kako biste utvrdili podobnost FMLA. Takođe morate biti u mogućnosti da dokažete da ste platili radnicima za sva vremena na kojima su radili.
Obrazac I-9: 3 godine nakon zakupa, 1 godinu nakon prekida, bez obzira da li je kasnije.
Održavajte formular I-9 zaposlenog, koji se čuva odvojeno od vaših kadrovskih evidencija, tri godine nakon što unajmite zaposlenog i godinu dana nakon prestanka radnog odnosa, šta god kasnije.
Informacije o zdravlju / penziji: 6 godina
Morate voditi evidenciju o vašim planovima za sve vaše beneficije najmanje šest godina. Sudovi su utvrdili da, ako vas zaposleni tuži, rekavši da on ili ona zaslužuje višu penziju, na primjer, odgovornost poslodavca je da dokaže da ne duguju više, a ne odgovornost zaposlenog da dokaže. Zadržite sve opisane opise planova.
Ako imate bivših uposlenih koji su podobni za COBRA i koji proširuju svoje zdravstvene beneficije, takve zapise treba da zadržite šest godina samo da biste bili sigurni. Zakon ne određuje zadržavanje, ali pošto to može da se primeni u skladu sa Zakonom o osiguranju prihoda od penzijskog osiguranja (ERISA), ovaj zakon zahtijeva zadržavanje na šest godina. Da budete na sigurnoj strani, nemojte baciti te evidencije.
FMLA Records: 3 godine
Kada zaposlenik zatraži FMLA , potrebno je zadržati onu papirnu tačku , čak i ako odbijete odsustvo. Pobrinite se da pratite odmor svakog zaposlenog - kada je počeo i koliko se vremena koristi. Ako je zaposlenik prekinut FMLA, obavezno pratite svako odsustvo i dokumentujte broj sati korišćenja. Datumi i broj sati treba dokumentovati. Zapamtite, povremeni odmor se može koristiti nekoliko sati u toku dana ili nekoliko dana u nedelji. Dokumentujte sve i zadržite te zapise.
Zapamtite, ovo nije sveobuhvatna lista i odnosi se samo na federalne statute. Možete biti podložni dodatnim zakonima o zadržavanju evidencije, ako ste, na primer, ste savezni izvođač ili vaša država ima različite standarde. Kada ste u sumnji, nemojte ga izbacivati.
Možete pristupiti dodatnim resursima o vođenju evidencije i obaveznom izvještavanju u Društvu za upravljanje ljudskim resursima (SHRM).
Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.