Koristite olakšavanje sastanaka koji su produktivniji
Glavna uloga facilitatora je dodati vrednost grupnoj planskoj sesiji ili sastanku tako što zadržava grupu na zadatku i kreće se zajedno u istom pravcu.
Fasilitator takođe obezbeđuje da svaki član grupe učestvuje na sastanku.
Facilitacija grupe
Olakšavanje grupa ili timova obezbeđuju interni zaposleni ili spoljni konsultanti koji su kvalifikovani za:
- Predstavljanje sadržaja i informacija,
- Dizajniranje i formulisanje procesa koji pomažu grupi da ostvari svoje ciljeve,
- Obezbeđivanje odgovarajuće strukture za sastanak , obuku, sjednicu za izgradnju tima ili drugi radni događaj, kako bi se misija grupe izvršila na sjednici,
- Promovisanje zajedničke odgovornosti za ishod sastanka, i
- Izlažući od učesnika odgovore na pitanja i rešenja problema.
Individualno olakšanje
Kada pojedinci učestvuju u procesu obično je zbog toga što dva ili više zaposlenih doživljavaju konflikt , neslaganje, treba postaviti zajedničke ciljeve ili postoji potreba za razmatranjem projekta, procesa ili iskustva. Kvalifikovani facilitator može da obezbedi strukturu, sadržaje i postupak koji pojedini zaposleni treba da postignu uzajamno zadovoljavajuće rešenje za njihova pitanja.
Karakteristike osoba koje pružaju olakšanje
Facilitacija je naučena vještina koja se najprirodnije primjenjuje na pojedince koji pokazuju takve karakteristike kao što su:
- Snažne veštine vođstva grupe,
- Duboko poznavanje grupnih procesa i struktura,
- Poznavanje grupne i međuljudske dinamike i razumijevanja verbalne i neverbalne komunikacije ,
- Sposobnost kreativnog predstavljanja treninga i izgradnje tima na način koji podstiče učešće učesnika sesije,
- Empatija za ljude i njihove situacije,
- Moćna slušanja i veštine komunikacije, i
- Sposobnost strukture grupnih intervencija i događaja kako bi se postigli željeni rezultati za grupu.
Pod rukovodstvom kvalifikovanog fasilitatora, sastanci, sjednice za izgradnju tima i časove obuke mogu postići rezultate bez lidera. To je zato što učesnici tima u grupi često nedostaju vještine, dozvole i podršku neophodne za efikasno omogućavanje sopstvenih radnih procesa.
Izbjegavanje konkurentnih razgovora na sastancima
Često je teško imati efektivne radne odnose sa ljudima na poslu. Ovdje se olakšava upotreba. Efikasna grupna olakšavanja na sastancima upravljaju interakcijom teških ljudi koji održavaju konkurentske razgovore.
Van-tema razgovora između dva ili više članova sastanka troši vreme, sprečava napredak grupe i ograničava doprinos pojedinaca timu kao celini. Pored toga, konkurentski razgovori u nekoliko malih grupa, čak i kada su na temu, lišavaju članove tima uvida o kojima članovi tima razgovaraju.
Ovo na kraju dovodi do ograničenih ideja proizvedenih na sastancima.
Bez obzira da li ste lider sastanka, menadžer ili član grupe, možete koristiti sledeće ideje kako biste grupu vratili zajedno kada članovi grupe drže više od jedne diskusije istovremeno.
Upravljanje konkurentnim konverzacijama
- Koristite neverbalne komunikacije: za trenutak neprestano gledajte na učesnike. Podignite obrve dok gledate ili talasite učesnicima. Zaustavite osobe koja imaju pod na minutu, dok se drugi učesnici ponovo pridruže grupi. Nemojte se bojati da to radite - to je dio posla menadžera ili vođa tima da kontrolišete sastanke.
- Postavite pitanje: Pozovite jednog od članova grupe koji učestvuju u takmičenju. Uz kratak rezime diskusije na sastanku u celini, zatražite njegovo mišljenje. Zamolite ga da podeli svoje ideje sa ostalim ljudima na sastanku .
Reci: "Verujem da smo svi zainteresovani za vaše misli o ovom pitanju, Kerry." Ovo vam može biti malo neprijatno, ali služi dvije svrhe: on dovodi bočni razgovor u glavni razgovor i svima dozvoljava da znaju da ponašanje nije dozvoljeno.
- Verbalno intervencija: direktno zatražite od članova grupe koja učestvuju u takmičenju da se ponovo pridruže grupnoj diskusiji, bez upotrebe sarkazma ili ljutnje. Recite: "Bojim se da nam nedostaju dobre ideje kada svi govore odjednom. Znam da ne mogu pratiti sve ove misli". Uopšteno govoreći, bolje je koristiti ovu taktiku kao drugi ili treći pokušaj uvlačenja ljudi. To je direktno i vrlo efikasno, ali može sramotiti članove tima.
- Uspostavite grupni signal: signal grupe podseća učesnike da održe jednu diskusiju istovremeno. Signal koji funkcioniše efikasno je da napravi neverbalni znak za tajming, nakon čega drži jedan pokazivač da bi označio jedan sastanak. Ako postoji dobar odnos među članovima tima, šala takođe može biti efikasan alat. Probajte nešto slično: "Hej, John i Jane, prestani pokušavati da planiraš svoje preuzimanje sveta i vratite se na sastanak."
Konačna reč o konkurentnim razgovorima na sastancima
Ljudi provode dobar deo svoje radne nedelje na poslovnim sastancima. Vaša je odgovornost kao menadžer ili lider sastanka da biste bili sigurni da zaposleni dobro koriste svoje vrijeme. Efikasno upravljanje sastancima čuva svoje vreme i kontrolišući strane razgovore možete osigurati da sastanak ostaje na temu i da daje kvalitetan rad.