Adresa neplanirana odsustva da se smanji odsustvo
Za većinu kompanija odgovornost za upravljanje odsustvom pada prvenstveno na neposredne supervizore.
Ovi supervizori su često jedini ljudi koji su svjesni da je određeni radnik odsutan.
Oni su u najboljem položaju da razumeju okolnosti oko odsustva pojedinca i da na početku vide problem . Stoga je njihovo aktivno učešće u procedurama odsustva kompanije ključno za ukupnu efikasnost i budući uspeh politike ili programa odsustva.
Kako bi se osiguralo da su supervizori udobni i kompetentni u svojoj ulozi upravljanja odsustvom, oni moraju imati potpunu podršku višeg rukovodstva. Sve stranke moraju biti svesne cilja odsustva politike i procedura. Ukoliko postoje razlike između odeljenja; politika može izgubiti svoju efikasnost.
Da bi se obezbedila veća konzistentnost, supervizori bi trebali biti obučeni u njihovim odgovornostima u upravljanju odsustvom, savetovali kako da sprovedu efektivne razgovore o povratku na posao i obrazuju se u primjeni disciplinskih postupaka kada je to potrebno.
Odgovornosti supervizora
Pored osiguranja da se rad odgovara tokom odsustva zaposlenog, postoji i niz drugih kritičnih radnji koje supervizori moraju preduzeti da bi se upravljalo odsustvom. Trebali bi:
- obezbediti da svi zaposleni budu potpuno upoznati sa politikama i procedurama organizacije za bavljenje odsustvom,
- biti prva tačka kontakta kad zaposlen telefon telefona u bolesnim,
- održavati odgovarajuće detaljne, tačne i ažurirane podatke o odsustvu za svoje osoblje, (npr. datum, prirodu bolesti / razlog odsustva, očekivani povratak na radni dan, sertifikaciju doktora ako je potrebno),
- identifikuju sve obrasce ili trendove odsustva koji izazivaju zabrinutost,
- obaviti razgovore o povratku na posao, i
- sprovoditi disciplinske postupke po potrebi.
Intervju povratka na posao
Obuka supervizora u tome kako najbolje upravljati odsustvom treba da sadrži instrukcije o tome kako sprovoditi delotvorne i fer intervene povratka na posao. Nedavna nacionalna istraživanja pokazuju da se ovi intervjui smatraju jednim od najefikasnijih alata za upravljanje kratkoročnim odsustvom.
Diskusija o povratku na posao će omogućiti supervizoru da se zaposlenom vrati na posao, pored toga što pokazuje snažnu posvećenost rukovodstva da kontroliše i upravlja odsustvom na radnom mestu. Intervju će omogućiti provjeru da je zaposlenik dovoljno dobar da se vrati na posao.
Potrebna papirologija može biti završena tako da je odsustvo i njegov zaključak ispravno evidentiran. Činjenica da postoji utvrđena procedura za istragu i diskusiju o odsustvu kod zaposlenog može sam po sebi postupati kao odvraćanje od ne-prisustva zbog neiskrenih razloga.
Intervjui moraju biti sprovedeni što je pre moguće nakon povratka na posao od strane odsutnog lica (najkasnije u roku od jednog dana nakon njegovog povratka). Zaposleniku treba pružiti dovoljnu priliku da navede razloge za njegovo odsustvo. Nadzornik bi trebao koristiti intervju kao vrijeme za istraživanje bilo kakvih problema koje zaposlenici mogu imati što dovodi do odsustva.
Cilj je podsticati otvorenu i podržavajuću kulturu . Procedure su uspostavljene da bi se obezbedilo da se pomoć i saveti nude kada je to potrebno i da se osigura da je zaposlenik sposoban da se vrati na posao.
Zaposleni će obično ceniti priliku da objasne istinske razloge za odsustvo u formalizovanoj strukturi. Ako nadzornik sumnja u autentičnost razloga za odsustvo, on bi trebalo da iskoristi ovu mogućnost da izrazi bilo kakve sumnje ili zabrinutosti.
U svakom trenutku, zaposlenik mora biti svjestan da intervju nije samo dio procedura kompanije, već značajan sastanak tokom kojeg je zabilježen odsustvo i može imati implikacije za buduće zaposlenje. Disciplinski postupak kompanije , u slučaju neprihvatljivog nivoa odsustva, treba objasniti zaposlenom.
Ni u jednom trenutku tokom sastanka treba da intervju postane oblik kažnjavanja, ali treba ga posmatrati kao priliku da istakne i objasni reperkusije odsustva unutar odjela. Velika većina zaposlenih ostvaruje osećaj ponosa i dostignuća od svog rada, a menadžment treba ohrabriti da tretira ove pojedince kao odgovorne odrasle osobe.
Preporučeni disciplinski postupci ako se odsustvo odsustvuje
Sledeće smernice navode preporuke koje treba preduzeti u slučajevima kada se smatra da su kratkotrajne odsutnosti iznad prihvatljivog nivoa u određenom vremenskom periodu.
Faza 1: Intervju savetovanja
- Neposredni supervizor treba da savetuje zaposlenog o njegovoj zabrinutosti zbog odsustva, pokuša da utvrdi razloge za bolest i utvrdi šta treba učiniti kako bi poboljšao prisustvo.
- Ako se u ovoj fazi identifikuje bilo kakvo zdravstveno stanje i verovatno ima uticaj na pogodnost za rad, supervizor treba da organizuje sastanak sa lekarima odobrenim od strane kompanije. Ovo treba potvrditi kod zaposlenog u pisanoj formi u roku od pet radnih dana.
- Ako se iz diskusije ne vidi problem zbog osnovnog nesposobnosti za rad, supervizor treba da savjetuje zaposlenog da, iako zabeležene bolesti mogu biti istinite, očekuje se održivo poboljšanje prisustva ili sljedeća faza u postupku biće uzeta.
- Pregled prisustva će se automatski vršiti svakog meseca u narednih šest meseci.
Faza 2: Prvi formalni pregled (faza verbalnog upozoravanja )
- Ako odsustvo radnika nastavi da se pogoršava nakon analize i redovnog praćenja, treba ga pozvati da prisustvuje formalnom sastanku s supervizorom.
- Zapis o odsustvu treba detaljno navesti u pismu koji poziva zaposlenog za ovaj intervju. Zaposleni treba savjetovati da ima pravo da bude predstavnik predstavnika sindikata ili kolega po potrebi.
- Svrha ovog sastanka će biti:
- nastavite da diskutujete o osnovnim razlozima odsustva,
- upoznaje službenika službe i troškove implikacije njenog odsustva, i
- upozoriti zaposlenog (osim kada odlučite da zatražite lekarsku pomoć) da ako nema značajnog i održivog poboljšanja , njeno zaposlenje može biti prekinuto zbog nemogućnosti održavanja prihvatljivog nivoa prisustva. Ovo predstavlja verbalno upozorenje. - Tamo gdje je opravdana medicinska pomoć, odmah se mora postupiti. Sastanak je stoga odgođen da omogući da se ovaj deo procesa završi. U roku od pet radnih dana zaposleni mora da dobije lekarsku pomoć. Sastanak se ponovo sastaje sa HR-om i diskutuje se o mišljenju doktora.
- Ako lekar potvrdi sposobnost za rad, zaposleni treba upozoriti na posljedice kontinuiranog odsustva.
Faza 3: Drugi formalni pregled (faza pisane upozorenja)
- Redovni monitoring pokazuje da se nije desilo poboljšanje u obrazcu odsustva, a drugi formalni sastanak biće organizovan sa HR-om.
- Pismo koje će zaposlenom upućivati na sastanak uključit će zapisnik o odsutnosti i, opet, savjet o zastupanju.
- Sve nove informacije date na sastanku u vezi sa lošim zdravljem ili promenom prirode bolesti možda će morati da proceni lekar koji je odobren od strane kompanije.
- Radniku treba dati priliku da objasni svoj zapisnik o odsustvu. Ako je potrebno, nadzornik treba da obavesti zaposlenog da se izdaje zvanično pismeno upozorenje i da će ovo upozorenje ostati u datoteci zaposlenog za određeni period. Kopiju upozorenja treba izdati zaposlenom i njegovom / njenom predstavniku.
- Zaposleni treba informisati da nepoštovanje očekivanja prisutnosti kompanije i poboljšanje sadašnje neprihvatljive evidencije odsustva rezultiraće prestankom zaposlenja zaposlenog .
- Ukoliko postoji nesposobnost za rad, nastavite sa opcijama premeštanja prema uputstvima koje je primio lekar. Obratite se predstavniku sindikata zaposlenih (ako je primenljivo) o procesu premeštanja i opcija.
Faza 4: Privremena suspenzija s posla
- Ako sledi sprovođenje prethodnih faza disciplinskog postupka, ne dođe do poboljšanja u prisustvu, menadžment može nastaviti sa privremenom suspenzijom bez plaćanja. Namera suspenzije treba da se potvrdi u pisanoj formi sa detaljima o početku i završetku. Kopiju pismo suspenzije treba poslati predstavniku zaposlenog (ako je primjenjivo).
Faza 5: Prestanak zapošljavanja
- Ovo je završna faza u disciplinskom postupku kojim se zaposlenik otpušta za nemogućnost usaglašavanja sa zahtjevima kompanije za prisustvo na poslu. Razrešenje može se obaviti samo sa pismenim odobrenjem višeg rukovodioca i visokog predstavnika.
- Pismo na koje se zaposlenom pozivaju ponovo će uključiti savjete o zastupanju i objasniti zapisnik o odsustvu. Zaposlenom treba obavijestiti da se, kao rezultat intervjua, on ili ona može odbaciti zbog nesposobnosti obavljanja radnih zadataka .
- Opet, lekar kompanije može biti konsultovan ako postoje nove informacije o zdravlju zaposlenog ili kapacitetu za rad.
- Ako se donese odluka o odbacivanju na osnovu sposobnosti, kopiju pismenog razrešenja treba poslati predstavniku zaposlenog (ako je potrebno).
- Zaposleni može imati pravo žalbe na otkaz. Žalba bi trebala biti u skladu sa disciplinskim postupcima kompanije.
Izazovi u upravljanju odsustvom
Imajte na umu da su supervizori često neprijatni ili nepripremljeni da prijave one koji su prevazišli prihvatljiv nivo odsustva. Zbog mnogih pritisaka koji su već na supervizorima, dosledna primena politika odsustvovanja nije uvek njihov glavni prioritet.
Važno je pokušati da subjektivnost preuzme iz upravljanja odsustvom i da se osigura da se svi zaposleni tretiraju na isti način . Od suštinskog je značaja biti dosledan, uporan i pošten za sve. Kada odsustvo nije adresirano ili adresirano na nekonzistentan način, može doći do nižeg morala.
Većina zaposlenih će ceniti politike i programe koji su olakšavajući , a ne kazneni. Stroge ili kaznene mjere koje prisiljavaju zaposlenike da dođu na posao može dovesti do toga da zaposleni postanu "odsutni dok su na poslu".
One čine što je manje moguće i odupiru se svakom naporu da ih učine više. Trebalo bi sprovesti i druge programe koji bi pomogli zaposlenima da budu prisutni na poslu, kao što su fleksibilno radno raspoređivanje , deljenje posla , nagrade za pohađanje i programi wellnessa.