Kako napisati pisma opomene za rad zaposlenih
Pisma opomena predstavljaju značajnu komponentu u dokumentaciji problema rada zaposlenog i poslodavca.
Pisana pisma opomena jasno i konkretno navode performanse koje moraju poboljšati i posledice ako se performanse ne poboljšaju.
Pisma opomena generalno prate verbalno treniranje od strane supervizora. Često mu prethodi usmena ispravka zaposlenog, koja se naziva usmeno upozorenje ili zvanično verbalno upozorenje, o problemu performansi ili srodnim problemima u performansama.
U zavisnosti od neposrednosti i težine problema performansi, ipak, pismo opomene bi moglo započeti diskusiju o učinku, ali to je neobično.
Komponente pisama opomene
Efektivne pisma opomena imaju ove komponente.
- Jasna izjava o problemu ili problemu performanse koje zaposlenik mora poboljšati.
- U ukorčinskom pismu mogu navesti nekoliko primera načina na koje zaposleni može da promeni svoj rad kako bi se uskladio sa očekivanjima učinka . (Ovo zaposlenom daje zajedničku sliku ili zajedničko značenje oko očekivanja nadzornika.)
- Uticaj neispunjavanja na uspeh zaposlenog i organizacije. (Kako neuspjeh obavljanja ima negativan uticaj na radnom mjestu.)
- Ako je relevantno, vremenski okvir u kome se radni učinak mora popraviti.
- Ukoliko je relevantno, datum roka ili datum završetka, supervizor će ponoviti rad zaposlenih.
- Jasna izjava o posljedicama koje zaposleni mogu očekivati ako se njihov učinak ne poboljša kako je opisano u pismu ukorenjivanja.
- Potpis supervizora ili menadžera zaposlenog.
- Potpis zaposlenog čije je delo u fokusu ukorbenog pisma. Pismo obično sadrži izjavu da potpis radnika predstavlja da su primili pismo, ne obavezno da se slažu sa njegovim sadržajem.
- Mogućnost da zaposlenik u pisanom obliku podnese primedbe na opomensko pismo. Zaposleni se može složiti, ne slažući se, izraziti naklonost i tako dalje. Povratni napisi koje je napisao zaposlenik priloženi su originalnim pisama opomene.
Slede dva primera formalnih pisama ukorenjivanja. Koristite ih dok razvijate vlastite ukor.
Uzorno pismo o ukidanju
Do:
Od:
Datum:
Re: Pismo o ukidanju
Ovo je zvanično pismo opomene da Vas obavesti da vaš rad ne zadovoljava očekivane nivoe doprinosa. Na vašem poslu kao tehnički ekspert za podršku korisnicima, očekivanja o radu su razvila čitava grupa stručnjaka za tehničku podršku i njihov menadžer. To znači da su oni prihvaćeni standardi za svaki stručnjak za tehničku podršku.
Ne uspješno radite na sljedeće načine.
- Broj kupaca koji poslujete za nedelju dana je 30% ispod standarda koji se sastaju od ostalih stručnjaka za tehničku podršku.
- Stepen teškoća problema koji odaberete da odgovorite je 40% ispod standarda koji ostatak osoblja postiže.
- Dužine vremena koje potrošači troše na telefon sa vama prelaze ostatak osoblja za 25%.
Kao što vidite, u tri najvažnija merenja performansi za vaš posao, ne uspete. Vaš supervizor je mnogo puta razgovarao s vama i ste dobili dodatnu obuku. Shodno tome, verujemo da niste spremni da izvršite. To negativno utiče na opterećenje ostatka tehnološkog osoblja.
Moramo vidjeti trenutno poboljšanje u sva tri područja učinka ili doći do dodatnih disciplinskih mjera do i zaključka zapošljavanja.
Mi imamo veru da imate sposobnost da se poboljšate. Moramo odmah videti poboljšanje.
George Peterson
Supervizor
Marian Demark
Menadžer ljudskih resursa
Drugo uzorkovano pismo ukorenjivanja
Do:
Od:
Datum:
Re: Pismo o ukidanju
Svrha ovog pisma opomene je da vas formalno obaveštava da vaše prisustvo negativno utiče na vašu sposobnost da završite svoj posao. Dok su plate, oslobođeni zaposleni nisu obavezni da rade određeno vrijeme, četrdeset radna nedelja je standardna i očekuje se.
Nisi se pojavio na poslu barem jedan dan nedeljno od početka novog posla i radi samo trideset dva sata nedeljno. Vaš menadžer vas je obavestio o dostupnosti FMLA vremena za lična ili porodična medicinska pitanja. Pitao vas je da li vam je potreban smještaj kako biste mogli efikasno obaviti svoj posao.
Predložio je da posetite Odjel za ljudske resurse kako biste razgovarali o ovim pitanjima i vašoj prisutnosti. Odbili ste sve tri mogućnosti koje smo ponudili da vam pomognemo da poboljšate ove loše performanse.
Realnost je da ne možete obaviti svoj posao za manje od četrdeset sati. Nedostaju vam rokovi za svoje radne zadatke, a vaša kasnost negativno utiče na rad vaših saradnika u marketingu. Nedostaju rokovi zbog vašeg neuspeha.
Pored toga, vaši nedovršeni radovi dodeljeni vašim saradnicima stavljaju svoje opterećenje na preopterećenje, jer već imaju poslove koji zahtevaju četrdeset sati rada nedeljno. Ovo je nepravedno i nećemo tolerisati ove negativne uticaje na radno mjesto od sada.
Moramo odmah videti poboljšanje vašeg prisustva ili ćemo prekinuti vaše zaposlenje . To znači da morate prisustvovati radu pet dana u nedelji. Ako ne pohađate posao pet dana u nedelji, ne možete da ispunite ciljeve za koje ste bili zaposleni.
Naša standardna plaćena politika odlazaka vam daje šest plaćenih bolnih dana i dva dana za lični odmor koje morate koristiti tokom godine. Morate se prijaviti za dan odmora unaprijed.
Već ste koristili četiri dana bolovanja i sve vaše lične dane sa trenutnim odsustvom. Ne planiramo da vam dodelimo više vremena. Ovo vam ostavlja samo dva bolesna dana i vreme plaćenog odmora koje morate unaprijed tražiti.
Ako imate odsustvo veće od raspoloživog plaćenog slobodnog vremena, mi ćemo prekinuti vaše zaposlenje. Nadamo se da razumete koliko ste bliski izgubili svoj posao. Nećete dobiti više upozorenja.
S poštovanjem,
Mary Wilmont, Menadžer
Thomas Credence, direktor ljudskih resursa
Pogledajte uzorak potvrde o prijemu za smjernice o tome kako zaposleni koji primi opomenu ima pravo na odgovor.
Primeri pisama opomene
Odricanje od odgovornosti: Imajte na umu da pružene informacije, dok su autoritativne, nisu garantovane za tačnost i zakonitost. Sajt čitava svuda u svijetu, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje u zemlju. Molimo da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da je vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije su za vodiče, ideje i pomoć.