Veštine upravljanja za početnike
Osnovne veštine upravljanja
Postoje četiri osnovne veštine rukovođenja koje svi moraju da savladaju da imaju bilo kakav uspeh u menadžmentu .
Ove četiri osnovne veštine su da planiraju, organizuju, usmeravaju i kontroliraju i detaljno razmatraju detaljnije u nastavku.
Plan
Planiranje je prvi i najvažniji korak u bilo kom zadatku upravljanja. Takođe je najčešće previden ili namerno preskočen korak. Iako će se broj planiranja i potrebni detalji razlikovati od zadatka do zadatka, da preskoči ovaj zadatak je da pozove nesreću, osim slepo sreću. To je ono što nam daje upozorenje 6 P planiranja (ili 7 P zavisi od toga kako se računate).
Iako većina ljudi povezuje pojam planiranja sa opštim poslovnim planiranjem, postoje i različiti nivoi planiranja:
- Strateško planiranje
- Taktičko planiranje
- Operativno planiranje
Postoje različite vrste planiranja:
- Planiranje katastrofa
- Planiranje sukcesije
- Krizno planiranje
- Planiranje kompenzacije
Organizovati
Menadžer mora biti u stanju da organizuje timove, zadatke i projekte kako bi posao tima učinio na najefikasniji i efikasniji način.
Kao početni menadžer, možda ćete organizirati mali radni tim ili projektni tim. Ove iste vještine će biti potrebne kasnije u vašoj karijeri kada morate organizirati odjeljenje ili novu podjelu kompanije.
Očigledno, postoji puno preklapanja između planiranja rada i organizovanja. Tamo gde se planiranje usredsređuje na ono što treba uraditi, organizacija je više operativna i više se fokusira na to kako najbolje raditi posao.
Kada organizujete rad, potrebno je:
- odrediti potrebne uloge,
- dodijeliti zadatke ulogama,
- odrediti najbolji resurs (ljudi ili opremu) za ulogu,
- pribaviti resurse i dodijeliti ih ulogama , i
- dodijeliti resurse za uloge i prenijeti vlast i odgovornost prema njima.
Bez obzira da li vam je dodeljen mali tim ili projekat za rukovođenje, početni menadžeri takođe moraju biti u mogućnosti da organizuju kancelarije i sisteme podataka.
Možda nećete moći da fizički pomerate ljude da biste zajedno sastavili svoj tim, ali bi trebalo da ga uzmete u obzir. S druge strane, možda ćete morati pomjeriti nekoliko ljudi u mali prostor i moraćete da organizujete stvari kako bi tim mogao efikasno djelovati unutar tog prostora. Kasnije u vašoj karijeri, možda ćete morati organizovati kancelariju za smeštaj timova iz nekoliko različitih odjeljenja i njihovih specifičnih potreba.
Takođe ćete morati da organizujete sve sisteme koji će rukovoditi podacima koje vaš tim treba da prikupi ili distribuira. Ovih dana, to su verovatno računarski sistemi. Morate odlučiti da li, na primjer, trebate postaviti dijeljene web stranice na intranetu kompanije ili samo dijeljenu fasciklu na serveru datoteka. Kako ćete organizovati sistem tako da svima kojima je potrebna informacija ima pristup (i da oni nisu dostupni onima koji to ne trebaju videti, kao što su vaši konkurenti)?
Ako je vašem timu potreban ili proizvodi nešto drugo osim informacija, morate se organizirati tako da vaš tim dobije ono što im treba, kada im je potreban, i može da izađe drugima šta vaš tim proizvodi u pravom trenutku.
Ne zaboravite da organizujete sebe. Mi ćemo ući u ovo na višem nivou na nivou 3 Pyramid Management Skills , ali čak i kao početni menadžer morate biti u mogućnosti da se organizujete, svoje vreme i svoj prostor tako da možete biti najefikasniji.
Konačno, zapamtite, da je retko dovoljno organizovati stvari jednom. Sa stalnim promenama u resursima, ciljevima i spoljnim faktorima obično ćete morati reorganizovati kako biste ih prilagodili.
Direktno
Direkcija je korak akcije. Planirali ste i organizovali posao. Sada morate usmeriti svoj tim da završi posao. Počnimo sa sigurnošću da je cilj svima jasno u timu.
Da li svi znaju koji je cilj? Da li svi znaju koja je njihova uloga u dobijanju tima u cilj? Da li oni imaju sve što im treba (resursi, autoritet, vrijeme, itd.) Da učine svoj dio?
Povucite, ne pritiskajte
Bice efikasniji u usmeravanju tima ka svom cilju ako povucete (vodite ih) a ne potisnite (sedite i dajte naredbe ). Želite da motivišete ljude u vašem timu i pomažete i inspirišete ih u ciljeve tima.
Kontrola
Neki pisci pokušavaju da "omekšu" ovu veštinu tako što ga zovu "koordinat" ili slični izrazi. Više volim jači termin, kontrolu jer je bitno da menadžer bude u stanju da kontroliše aktivnosti tima.
U gore navedenim koracima planirali ste posao, organizovali resurse kako biste to učinili najefikasnije i uputili tim da započne posao. U kontrolnom koraku, pratite rad koji se radi. Upoređujete stvarni napredak sa planom. Proverite da li organizacija radi na onom što ste je dizajnirali.
Ako sve ide dobro, ne morate da radite ništa osim da pratite. Međutim, to se retko dešava. Neko se razboli, vrsta baze podataka traje duže od planirane, ključni konkurent pada svoje cene, vatra uništava zgradu susedu i vi morate evakuirati nekoliko dana, ili neki drugi faktor utiče na vaš plan. Kontrolni korak sada diktira da morate preduzeti akcije kako biste smanjili uticaj i vratili stvari na željeni cilj što je brže moguće.
To često znači da se vratite u fazi planiranja i prilagodite planove. Ponekad može zahtevati promjenu u organizaciji. i moraćete ponovo usmeriti sve prema novim ciljevima i inspirisati ih. Onda, naravno, kontrolišete novi plan i prilagodite se ako je potrebno. Ovaj ciklus se nastavlja sve dok ne završite zadatak.
Upravljački alati za kontrolu
U kontrolnom koraku postavite standarde za performanse i kvalitet, a zatim nadgledate kako biste bili sigurni da su ispunjeni. Postoji što više alata za vas, jer postoje stvari koje trebate pratiti.
- Alati za raspoređivanje - veliki broj softverskih alata omogućuje vam da unesete svoj raspored i redovno ažurirajte progres. Program će istaknuti promjene u rasporedu tako da možete identifikovati korektivne mjere koje treba preduzeti.
- Finansijske kontrole - kao menadžer, obično imate budžet. Izveštaji iz Odeljenja za finansije će vam pokazati kako se vaša potrošnja (ljudi i drugi resursi) poklapa sa planom.
- Ljudi kontrolišu - morate se uveriti da svi ljudi u vašem timu rade po planu. Ako nisu, morate pronaći i popraviti uzrok. Da li oni ne razumeju cilj? Da li im nedostaju neki resursi ili veštine koje im treba? Da li je zadatak prevelik za njih i treba ga modifikovati ili dodeliti drugom resursu? Vaš posao kao menadžer znači da svojim članovima tima daju povratne informacije o tome kako njihovi rezultati ispunjavaju plan. Kada to ne uradi, potrebno je preduzeti korektivne mere.