Ako pišete pismo kao predstavnik vaše organizacije, znajte da, dok neke kompanije dozvoljavaju svojim zaposlenicima slobodno pisanje referentnih pisama, drugi mogu cenzurisati ili ih u potpunosti zabraniti.
Dakle, obavezno saznajte šta su pravila vašeg poslodavca pre pristanka.
Mnoge organizacije takođe imaju referencije koje prolaze kroz ljudske resurse (HR). Proverite sa pravilima vaše kompanije pre nego što nastavite.
Ako ste vlasnik preduzeća i trenutni ili bivši izvođač radova traži preporuku od vas, pročitajte sledeći vodič kako biste iskoristili svoju diskreciju.
Kada biste napisali preporuku
Kandidat treba da bude neko koga dobro znate i sa kim ste nedavno radili. Na primjer, verovatno ne možete dati preporuku za nekoga sa kojim ste radili prije deset godina ili s kojim ste radili samo mjesec dana. Iako bi to moglo biti iskušenje, trebalo bi da se oslanjate na stare ili nedovoljno, informacije koje oboje mogu dovesti u zabludu. Nema načina da se zna. Dakle, osim ako ne možete zaista da razgovarate sa nečijim postojećim veštinama, ljubazno odbijte njihov zahtev.
Trebali biste znati kandidata u ulozi koja vam omogućava da napišete značajnu referencu. Na primjer, ako ste radili s osobom kao slobodni pisac, ali on sada započinje posao psa za pse, ne možete potvrditi njegove veštine u drugom domenu.
U takvim slučajevima, najbolje je odbiti i možda savetovati ko će učiniti bolji kandidat. Ako želi da započne posao psa koji puca, on bi već trebao imati stabilnu klijentelu koja može iskreno da garantira svoje sposobnosti.
Napišite pismo samo ako možete iskreno ponuditi pozitivnu referencu. Ako nemate ništa pozitivno reći o njihovom učinku, uradite iskrenu stvar i kažite da ne možete doprineti.
Ako ste obavezni da date izgovor zašto:
- Budite potpuno iskreni i kažete da se ne osećate ugodno pisati u njihovo ime.
- Recite bijelu laž kao što je: "Ja nisam u poziciji da pišem preporuke."
Iako se osećate nezgodno ili krivo, verujte u svoju intuiciju. Pored toga, neovlašćeno pismo neće ni dobro ni podnosiocu zahtjeva niti potencijalnom poslodavcu.
Držite se činjenica
Jednom kada složite da napišete pismo, držite je fokusiran i uključite samo informacije koje su činjenične i istinite . Izbegavajte da izgovorite nešto što je strogo mišljenje - to može delovati protiv nekoga ko se razmatra za buduće zaposlenje i potencijalno može dovesti do pravnih problema za vas i vašu kompaniju. Iznenađujuće tvrdnje poput "Louisa je sjajan pisac", sam po sebi je opasan. Trebali biste ga moći podržati spoljnim priznanjem ili nagradom koju je dobila njen rad. Ako ne možete, možete reći: "Louisa je dosledno donela odličan sadržaj za nas."
U istom smislu, izbegavajte preterane i preterano pozitivne izjave. Ako previše napravite nekoga, pismo možda neće nositi težinu sa budućim klijentima ili poslodavcima.
Kako strukturirati referentno slovo
1. Predstavite se u prvom stavu da biste postavili svoju poziciju i odnos prema kandidatu.
Neka čitalac zna zašto se kvalifikujete da pripremite takvo pismo.
2. Potvrdite činjenice o kandidatu i gdje je trenutno zaposlen (ako je on):
- Naziv posla i kompanija
- Koliko dugo ste radili s osobom
- Kada ste radili sa osobom, ako trenutno ne
- Priroda vašeg poslovnog odnosa ili kapacitet u kojem ste radili sa kandidatom.
- Ponudite vašu ocjenu o sposobnostima i kvalifikacijama kandidata koji se odnose na njihove profesionalne usluge. Naglasite njihove najvažnije osobine, kao što su veštine pisanja, rešavanje problema ili upravljanje vremenom. Možete izvući bilo kakve izuzetne sposobnosti, navesti da biste ih srećno ponovo upisali, i obratite pažnju na to kako su njihove profesionalne usluge koristile vi i vaša organizacija.
4. Koristite poslednji paragraf da dodate dodatne primere ili anegdote kako vam se sviđaju.
5. Na kraju, uskoro ponudite da odgovorite na sva dodatna pitanja ili pružite dodatne informacije.
Poslovna referentna pisma koja preporučuju profesionalne usluge
Pregledajte sledeće poslovne reference koje preporučuju profesionalne usluge.
Primer # 1
Poštovani gospodine Eggleston,
Pišem da preporučim usluge Daniel Lightheart, CPA. Danijel radi u mojoj advokatskoj kancelariji poslednjih petnaest godina kao naš knjigovođa i knjigovođa. Njegovo znanje i pažnja na detalje su pomogli u održavanju naše kompanije na putu tokom nedavne recesije i velikom prestrukturiranju.
Uveren sam da preporučujem Danielove računovodstvene usluge.
On nije samo temeljan, već i lak za rad i uvek je spreman da odradi vreme da razmotri moju zabrinutost i da odgovori na pitanja.
Ako imate dodatnih pitanja, slobodno me kontaktirajte.
S poštovanjem,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Ured: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Primer # 2
Poštovana gospođo Kelly,
Ja sam potpredsednik ABC Satova koji pišem da preporučim marketing usluge Michaele Brown. Michaela je kreirala i sprovela mnoge uspešne kampanje za nas od jula 2012. do januara 2016.
Njena ekspertiza u dizajnu softvera, zajedno sa njenim saradničkim i inovativnim duhom, učinila je njenog stručnjaka za naše najznačajnije projekte. Ona je jednostavno preuzela naš Twitter od 1000 do više od 52.000 za samo tri meseca koristeći napredne strategije. Ona je bila orijentirana prema detaljima, organizovana i uvek otvorena za konstruktivne povratne informacije, čineći naš poslovni odnos jednostavan i prijatan.
Preporučujem Michaeli za svaku ulogu kroz koju može doprineti njenoj izuzetnoj kreativnosti i posvećenosti. Ako ste angažovani, uveren sam da će ona potrajati svoje marketinške napore na nove visine.
Ako imate dodatnih pitanja, slobodno me kontaktirajte.
S poštovanjem,
Lisa Moore
Potpredsednik, ABC Satovi
Ured: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Odgovorite na sva praćenja pitanja
Slanje preporuke za pisanje je od vitalnog značaja za potencijalnog kandidata za posao ili provajdera usluga i prateći ovaj format, pružite korisne informacije budućem klijentu ili poslodavcu. Možda ćete dobiti jednostavan odgovor "hvala" ili oni mogu postavljati detaljnija pitanja o podnosiocu zahtjeva. U svakom slučaju, budite sigurni da ćete odmah odgovoriti.