- Pozitivna povratna informacija se fokusira na identifikaciju i jačanje ponašanja koje promovišu visoke performanse.
- Konstruktivna povratna informacija - često označena kao negativna povratna informacija - fokusirana je na identifikaciju i promovisanje promjena u ponašanju koje umanjuju visoke performanse.
Efektivna povratna informacija je specifična za ponašanje (bilo negativno ili pozitivno) i isporučeno što je bliže pojavljivanju.
Iako motivisani profesionalci cijene i pozitivne i konstruktivne povratne informacije, menadžeri su često neprijatni u tome da ga isporučuju, naročito sve što se smatra negativnim. U istraživanjima i istraživačkim studijama, menadžeri koji se bore sa ostvarivanjem konstruktivnih povratnih informacija zabrinuti su da im se ne dopadaju, ili se plaše stvaranja incidenta pružanjem kritike.
Prateći i praktikujući sugestije izložene u ovom članku, menadžer može uzeti strah od pružanja negativnih povratnih informacija i pretvoriti konverzaciju u konstruktivan događaj.
10 savjeta koji će vam pomoći da izvadite negativne povratne informacije:
Podignite svoje emocije pod kontrolu. Ne želite da kritikujete nečije postupke kada ste ljuti ili uznemireni. Ako su grejalice vruće, odložite vrijeme da se stvari ohlade. Dok se efektivne konstruktivne povratne informacije isporučuju što je moguće bliže posmatranom incidentu, ako se situacija zagrijava, dobro je zakazati sastanak za sledeći dan.
Nikada ne pružajte negativne povratne informacije ispred članova tima . Pronađite privatno mesto. Vodite sastanak u svojoj kancelariji ili zakazujte konferencijsku salu za vašu diskusiju o povratnim informacijama.
- Fokusirajte se na posmatrano ponašanje, a ne na osobu. Zapamtite, svrha konstruktivnih povratnih informacija je eliminisanje ponašanja koje umanjuju visoke performanse. Ako pojedinac smatra da je on ili ona lično napadnut, brzo će postati odbrambeni i mogućnost za značajnu raspravu će biti izgubljena.
- Budite specifični . Efektivna povratna informacija je specifična. Predlažući: "Džon, sigurno si to uradio", možda je istina, ali Johnu ne kaže šta je pogrešio. Isto važi i za pričanje Meri da kasno radi da radi često. Umesto toga, opišite vrlo specifično ponašanje i identifikujte poslovne posledice ponašanja. Na primjer: "Meri, kad kašnjavate zbog svoje smjene, od nas traži od nekoga da pređe iz ranije smjene.To od nas zahtijeva plaćanje prekovremenog rada, to je neprijatno vašem kolegi i može smanjiti kvalitet ako ne razumeju vaše specifične posao. Da li razumeš? "
- Budite blagovremeni . Ako ste ikada dobili dugačku listu negativnih komentari o povratnim informacijama o godišnjem pregledu performansi, shvatate koliko je ovaj ulaz bezvrijedan nakon davanja činjenice. Povratne informacije svih tipova treba dati što je prije moguće nakon događaja.
- Ostanite mirni . Bez obzira na to koliko si uznemiren, nikada ne plati gubitak kontrole nad svojim emocijama. Kao što je navedeno gore, ako vam treba vremena da okupljate svoje emocije, odložite raspravu nekoliko sati ili najviše dnevno. Podsjetite se da je namjera povratnih informacija promovisanje poboljšanja i pristup diskusiji sa ovim pozitivnim stavom.
- Potvrdite svoju veru u osobu . Ovo potkrepljuje treći korak, ali ovde im kažete da i dalje imate vjeru u njih kao osobu i njihove sposobnosti; to je samo njihova izvedba koju želite promijeniti. Recite nešto poput "ti si dobar servis za kupce, pa sam siguran da vidiš potrebu da budete strpljivi sa klijentima".
- Prestanite da razgovarate i pozovite drugu stranu da se angažuje . Nakon što ste osobi ispričali šta su specifične nedavne akcije bile neprimjerene, i zašto prestati pričati. Dajte drugoj osobi šansu da odgovori na vaše izjave i postavlja pitanja za razjašnjavanje.
- Definišite i složite se o uzajamno prihvatljivom akcionom planu. Dogovorite se o tome koji budući učinak odgovara zaposlenom. Ako postoje određene stvari koje zaposleni treba početi ili trebaju prestati da rade, budite sigurni da su jasno identifikovani. Ako postoji nešto što treba da uradite, možda i dodatna obuka za zaposlenog, slažete se i za to.
- Uspostavite vreme za praćenje. Postavljanje jasnog datuma i vremena za pregled aktivnosti i poboljšanja je važan dio procesa povratne sprege. Uspostavlja odgovornost i poboljšava verovatnoću poboljšanja performansi.
I zapamtite, nakon što ste pružili konstruktivne povratne informacije i dogovorili se o rezoluciji i nastavnom planu, nastavite sa radom. Nemojte lolje voljeti prema zaposlenom zato što su napravili grešku. Nemojte da ih nadmašite iz straha da mogu napraviti još jednu grešku. Pratite njihove performanse kao što radite svi zaposleni, ali nemojte opsesivati.