U kontrolnom zadatku, nadgledate rad koji se vrši, upoređujete stvarni napredak sa planom i provjeravate da organizacija radi, kako ste to dizajnirali.
Ako sve ide dobro, nećete morati ništa raditi osim nadzora. Međutim, to se retko dešava. Neko se razboli; ponavljanje svake vrste baze podataka traje duže od projektovanog; ključni konkurent pada svoje cijene; vatra uništava zgradu susedu i morate evakuirati nekoliko dana, ili neki drugi faktor utiče na vaš plan. Kontrolni korak sada diktira da morate preduzeti akcije kako biste smanjili uticaj i vratili stvari na željeni cilj što je brže moguće.
To znači vraćanje u fazu planiranja i prilagođavanje planova. Ovo može zahtevati promjenu u organizaciji i preusmjeravanje članova tima prema novim ciljevima. Zatim, kontrolišite novi plan i prilagodite se ako je potrebno. Ovaj ciklus se nastavlja sve dok ne završite zadatak.
Neki dodatni aspekti praćenja i kontrole
- Zadržavanje ocene nije uspješno: Nema tačke u nadgledanju ako ne preduzmete akciju na osnovu informacija. Nemojte samo pratiti. Proverite da li merite prave stvari, a zatim preduzmite odgovarajuće mere kako biste popravili sve probleme koje pokazuju mjerenja.
- Ne možete upravljati onim što ne mjerite : Osim ako nešto ne izmerite, ne znate da li je postalo bolje ili loše. Ne možete upravljati poboljšanjem ako ne merite da vidite šta se sve bolje i šta se sve pogoršava. Ovaj članak vam pomaže da znate kako i šta treba meriti.
- Ne dozvoli procesu da se postigne na putu rezultata: Dok se ovaj članak posebno bavi problemom overplaniranja, on se takođe primjenjuje na zadatak nadgledanja. Nemojte toliko fokusirati na zadatak nadgledanja koji ne preuzimate kontrolu i pravite promene koje su neophodne.
- Treniranje zaposlenih: Kada se ući : dobar menadžer će uvek pratiti šta njihovi zaposleni rade, ali neće intervenisati da bi trenirali svoje zaposlene, osim u određenim okolnostima. Znajući kada da dozvolite zaposleniku da napravi grešku, oni mogu da uče od i kada treba da uđu i da ih trenira balansirajućim činom. Morate izbalansirati svoju priliku da naučite i razvijate protiv štete koju mogu učiniti sebi, njihovom timu i kompaniji.
- Davanje negativnih povratnih informacija : Kada menadžeru treba da uđe i kontroliše aktivnost tima ili pojedinca, često je neophodno dati negativne povratne informacije. Obavezno uradite to kako je ovde opisano.
- Pratite napredak vašeg tima: Za mnoge, upravljanje projektima je njihova prva menadžerska uloga . U koracima za uspješno upravljanje projektima vidimo i zadatak praćenja tima.
- Vaš šef vas gleda : Menadžeri imaju obavezu da njihova kompanija prati aktivnosti svojih zaposlenih kako bi osigurala usklađenost sa važećim zakonima i politikama. Pratite njihovo ponašanje, njihovo poštovanje kodom za oblačenje, način na koji pozdravljaju kupce. Potreba za nadgledanjem njihovih elektronskih aktivnosti jednako je velika, a razlozi su isti. Obavezno dozvoli zaposlenima da znaju da se nadgledaju. Neka znaju šta se prati i zašto. Neka znaju šta je prihvatljivo i šta nije.