Efektivni supervizori i menadžeri naporno rade na kultivaciji svojih veština pružajući uputstva svojim članovima tima. Ovaj post nudi smjernice za efikasno vođenje i delegiranje u supervizorskom okruženju.
7 Pozitivna komunikacijska praksa za pružanje zadataka za zadatke
- Uvek obezbedite kontekst za zadatak koji treba da završite. Ljudi rade svoj najbolji posao kada shvate značaj zadatka za veću operaciju. Kada odvojite vrijeme da objasnite poslovni značaj zadatka koji tražite da bude završen, vi podučavate i pokazujete poštovanje prema osobi koju ste tražili da dovršite posao.
- Budite specifični, navodeći kada se zadatak mora završiti i dijeliti bilo koji standard kvaliteta.
- Prigovorno pitajte nasuprot izdavanju krute komande. Izaberite poštujući ton glas, ljubazne reči i dostavite poruku odgovarajućom glasom. Kontrast: "Hej, moraš da istovariš taj kamion", reče u krutom tonu, "John, pošiljka na kamionu je potrebna na proizvodnoj liniji. Da li biste molim pomoć i istovar kamiona pre podneva." Nema sumnje da će se drugi pristup posmatrati kao pozitivan, a prvi kao negativan.
- Ponuditi osobi koja je zamoljena da dovrši zadatak priliku da postavlja pitanja za razjašnjavanje. Ovaj korak pomaže jačanju komunikacije između zaposlenog i supervizora i poboljšava verovatnoću uspešnog ishoda. Zaposleni ima priliku da potvrdi da on ili ona zaista razume šta se traži od njih.
- Odporite se na nadu da nadgledate ili mikro upravljate ispunjavanjem zadatog zadatka od strane zaposlenog. Deo učenja da efikasno donese uputstva je učenje da veruje pojedincima kojima tražite pomoć.
- Ponudite odgovarajuću zahvalnost i pozitivne povratne informacije za ispravne poslove.
- Ponudi jasne, ponašajuće, fokusirane povratne informacije za sve zadatke koji su nepravilno završeni.
Naglasite nastavu uz davanje uputstava
Jedno leto sam radio kao pomoćnik za iskusnog trgovca. Međutim, mnogo sam saznao gledajući ga, kada mi je dao zadatak da dovršim to što nisam bio upoznat, gledao bi me u borbi za nekoliko sekundi i onda sam obavio zadatak. Ovo mi je postalo frustrirajuće. Iako je bilo zanimljivo gledati njega, kada sam dobio priliku da završim zadatak, zaista sam želeo da naučim kako to raditi.
Ako bi odneo vremena da obezbedi neku osnovnu obuku i malo uputstava za nekoliko prvih nekoliko puta ispunjavajući zadatak, mogao bih lako da završim ovaj posao za njega do kraja leta. Njegov mikromanzing pristup nije uspeo da me podučava i podstiče. To je stvorilo još posla za njega i smanjilo njegovu ukupnu efikasnost.
- Procijenite da li je zadatak nov ili složen i zasluga obuke.
- Obezbedite instrukcije i onda ponudite priliku pojedincu da obavlja zadatak pomoću svog korisnog nadzora.
- Kada pojedinac razvije poverenje u zadatak, dozvolite im da završe posao bez svog nadzora. Povratite se kasnije kako biste potvrdili završetak, blagovremenost i kvalitet.
- Ponudi pozitivne povratne informacije o ispravnim poslovima.
- Ponuditi popravnu obuku kada se pojedinac bori da završi zadatak na vrijeme ili na pravom nivou kvaliteta.
Pazite se o ovim pitanjima prilikom davanja uputstava
- Izdavanje naloga u agresivnom tonu. Iako određene okolnosti, uključujući i vanredne situacije ili životne i smrtne okolnosti, mogu zaslužiti naređenja, osim ako ste u vojsci, oduprite se ovom nagonu.
- Reagujući na: "Zašto?" sa "Zato što sam tako rekao." Ovo je loš pristup za roditeljstvo i lošiji pristup na radnom mestu.
- Pitanje na nejasan način.
- Tražeći više ljudi da završe isti zadatak.
- Ne prepoznaje kada je potrebna instrukcija pre pojedinca koji dovršava zadatak.
- Ne prepoznaje da pojedince mogu imati konfliktne prioritete i rokove.
- Ne može se zahvaliti i pozitivnim povratnim informacijama za dobro obavljen posao.
Ažurirano Art Petty