Kako ljudsko biće može odgovoriti na potrebu službenika najefikasnije
HR ih podržava i kroz neke od najvažnijih i najvažnijih događaja u njihovim životima, uključujući brak, porođaj i borbu sa ozbiljnim bolestima.
Ali previše često, rutinske administrativne usluge, kao što su odgovori na iste i iznova i iznova ili ispunjavanje jednostavnih transakcija, troše najviše HR vremena.
Smanjite administrativni rad
Ključ za smanjenje tog administrativnog opterećenja je obuka zaposlenih da postanu samodovoljniji i automatizuju sve više zadatih zadataka. To može pomoći u primjeni pristupa upravljanju uslugama. Upravljanje uslugama pojednostavljuje isporuku rutinskih administrativnih usluga, oslobađajući od vremena na fokusiranje na aktivnosti visoke vrijednosti.
Tipična HR organizacija verovatno ima sisteme za upravljanje zaposlenim podacima i platnim aktivnostima. Međutim, verovatno nema automatizovani sistem za rukovanje istragama zaposlenih i ispunjavanje zahtjeva.
Razmotrite šta se dešava kada zaposleni primi poziv na dužnost : izgleda da se kompanija i dalje oslanja na fizičku papirologiju ili niz elektronskih poruka kako bi se bavio zahtevom zaposlenog za vrijeme odsustva posla.
Zbog toga što se interakcije zaposlenih najčešće prate koristeći e-poštu i tabelarne tablice, zahtevi za zaposlenima se često propuštaju ili previđaju. Tada se dogode greške, stvarajući dalje frustracije i dodatni rad za HR.
Sa e-poštom ne postoji jednostavan način da se vidi da li je zahtev zaustavljen ili da se odredi i eliminiše uskih grla procesa.
Slično tome, teško je analizirati i odgovoriti na potrebe zaposlenih - na primjer, identifikovanje često traženih informacija i osiguranje dostupnosti na mreži.
Ručni administrativni procesi frustriraju zaposlene i predstavljaju ogroman odliv HR timova. Jedno nedavno istraživanje utvrdilo je da zaposleni u HR troše prosečno 12 sati nedeljno rukovodeći rutinski poziv zaposlenih i e-poštu.
Pristup uslužnom upravljanju potrebama zaposlenih u sastancima
Pristup upravljanja uslugama eliminiše te dosadne i dugotrajne procese. Ne samo da zamenjuje e-poštu - ona transformiše kako se HR angažuje sa zaposlenima.
Pomislite na upravljanje uslugama kao savršenu kombinaciju administrativnog asistenta i menadžera projekta. Odmah reaguje na zahteve zaposlenih, napreduje slučajeve, automatizuje ponovljive ručne procese i čak upravlja složenim unakrsnim sektorskim aktivnostima kao što je zaposlenost na brodu i off-boarding.
Upravljanje uslugama nikad ne zaboravlja ili ne pravi greške, uvek prati ljudi kako bi se stvari završile, te vam dozvoljava da znate da li postoji problem koji ne može rešiti. Takođe vam pokazuje gde vaši zaposleni troše svoje vreme - tako da možete optimizirati raspoređivanje resursa i maksimizirati produktivnost.
Upravljanje uslugama ne zamenjuje trenutni sistem upravljanja ljudskim kapitalom - integriše se s njim i dopunjuje, dajući vam vidljivost i kontrolu rada koji verovatno većinom radite putem e-maila danas.
Takođe pruža isti nivo vidljivosti za zaposlene. Oni mogu da vide status njihovih upita, umesto da osećaju da su njihovi zahtevi nestali u crnoj rupi ubrzo nakon što su ih podneli.
Obezbeđivanjem sposobnosti zaposlenih da nadgledaju napredovanje svojih zahteva značajno smanjuje broj frustriranih e-mail poruka, telefonskih poziva i poseta osobama u osobama, dodatno smanjuje administrativno opterećenje HR-a.
Prednosti pristupa upravljanju uslugama
Upravljanje uslugama započinje sa pokretanjem web portala HR-a na kojem zaposleni mogu pronaći informacije o ljudskim resursima i zahtijevati HR usluge. U idealnom slučaju, zaposleni mogu pristupiti ovom portalu na svojim radnim računarima, kućnim računarima, laptopovima i njihovim pametnim telefonima i tabletima.
To im omogućava da preuzmu kontrolu nad svojim osnovnim ljudskim potrebama - kao što su upis u korist ili ažuriranje statusa.
Zaposleni jednostavno biraju stvarne usluge koje im trebaju iz kataloga usluga ili traže informacije u bazi znanja.
Kada zaposleni podnese zahtev putem portala, sistem za upravljanje uslugama automatski stvara slučaj i vrši ga kroz proces potpunog ispunjavanja. To podrazumijeva dodjeljivanje predmeta pravom stručnjaku za ljudska prava, koji automatski dovodi slučaj od osobe na osobu pošto je završen svaki korak ispunjenja i održava punu istoriju predmeta.
Takođe možete proširiti ovu uslugu i drugim odeljenjima. Na primjer, sistemi za upravljanje uslugama mogu automatski postaviti IT račune ili zahtijevati kancelarijski prostor za nove zaposlene kao dio procesa uključivanja.
Sistem upravljanja uslugama pokreće sveobuhvatne procese pružanja usluga HR-a i zna kako se ti procesi odvijaju. Na primer, može vam automatski reći kada je slučaj zastario da biste mogli preduzeti akciju.
Takođe generiše širok spektar KPI i drugih metrika procesa - na primer, koliko vaš tim odgovara na pitanja zaposlenih. Može čak analizirati i tipove upita baziranih na znanju, što olakšava identifikaciju i popunjavanje praznih sadržaja.
Zaključak
HR profesionalci se odlučuju za karijeru u HR-u jer žele pomoći ljudima, ne provode svoje dane papira, ažuriraju tabele i odgovore na e-poštu. Prečesto, svakodnevni zahtevi i gomile papirologije prekidaju taj posao, što ih frustrira i zaposlene kojima pokušavaju pomoći.
HR je provajder servisa i može pogledati na primjer svog drugog provajdera usluga, IT odjeljenja. IT je preuzeo vođstvo u mnogim preduzećima kako bi primenio disciplinu upravljanja uslugama kako bi automatizovala podnošenje i ispunjavanje zahteva za pomoć u IT centru.
Automatizacija ovih zadataka omogućava IT-u da se fokusira na više strateški rad koji može pomoći kompaniji da ispuni svoje šire poslovne ciljeve i bolje demonstrira vrednost IT-a.
Pristup upravljanja uslugama je ključ za HR koji podiže svoj profil poslovnim liderima pružanjem kvalitetnih usluga i povećanim zadovoljstvom zaposlenih , istovremeno smanjujući svoje radno opterećenje. HR može posvetiti svoje vrijeme i stručnost boljim strateškim aktivnostima koje pomeraju svoj poslovni napredak .