Pitanja koja se trebaju postaviti za potrebe HR informacijske tehnologije
Ali kako HR i drugi rukovodioci znaju da odaberu najbolju HR informacionu tehnologiju za upravljanje svim detaljima i da će rešenje koje oni bira stajalo testom vremena?
Slede ključna pitanja koja treba postaviti i odgovoriti u procesu odabira informacionih tehnologija kadrovskih usluga.
- Koji je stepen fleksibilnosti i skalabilnosti koju nudi softver za informacione tehnologije HR? Profesionalci HR-a trebaju utvrditi da li softver može uvoziti podatke iz više Excel tabela, baza podataka i papirnih dokumenata i nivo na koji može da se povezuje sa svim vrstama drugih sistema i potrebnih podataka.
Softver treba da bude u stanju da preuzme i filtrira informacije iz više izvora. U idealnom slučaju, ovaj proces bi trebao biti automatizovan. Mnoga online rešenja za upis zahtevaju da se podaci ručno manipulišu pre nego što dođu do nosioca da ažurira svoje sisteme. Automatizacija formata ažuriranja, rasporeda prenosa i načina isporuke može pomoći u uklanjanju problema u obračunu i podobnosti. - Da li će softver biti u mogućnosti da ugradi HR firmu i da ima koristi od pravila prevoznika? Stvarno sposoban engine za upis će procijeniti svaku aktivnost upisa i primijeniti bilo koju neophodnu kombinaciju pravila, poruka, uputstava i opcija posebno dizajniranih da zadovolje tačne zahtjeve za prihvatljivim zahtjevima. Softver treba da odgovara svim pravilima podobnosti koja kompanija i prevoznici imaju.
- Da li će informaciona tehnologija iz oblasti ljudskih resursa biti u mogućnosti da raste i skali sa organizacijom? HR treba da proceni sposobnost tehnologije da raste jer kompanija zapošljava nove zaposlene , kancelarije, promjene benefita i pravila. HR bi trebao pitati o pragovima za svaki od ovih elemenata.
- Da li se softver HR informacione tehnologije može integrirati sa drugim sistemima? Platni spisak i druge funkcije često dele mnoge iste informacije kao i upravljanje korisnicima . HR može dobiti veću efikasnost kada se podaci i drugi podaci o zaposlenom koji su uneti u jedan sistem deli sa drugim sistemom. Praćenje zapošljavanja zaposlenih je još jedna neophodna funkcija.
- Ko je odgovoran za implementaciju ili izgradnju rešenja? Koji nivo obuke je uključen? Neka rešenja zahtevaju od klijenta da bude veoma uključena u početnu implementaciju, što može biti ogromno za već zaposlene HR administratore.
HR treba da ima jasno razumijevanje nivoa obuke i tehničke stručnosti koji će biti potrebni i očekivanog vremena. Ispitivač rešenja o ovoj temi može pružiti uvid u suptilne oblasti koje bi u početku izgledale jednostavne, ali ipak imaju značajnu tehnološku ekspertizu. HR zatim može odrediti specifične zadatke koji mogu biti tako opterećeni da realno onemogućavaju završetak, potencijalno smanjujući vrijednost HR informacione tehnologije i ROI. - Ako je u pitanju obuka , da li postoji optužba? Takođe treba procijeniti troškove obuke - uključujući vrijeme i putne troškove za putovanje van mjesta. HR treba da postane svestan svih tvrdih i mekih troškova uključenih u usvajanje informacionih tehnologija za kadrove.
- Ko će posedovati podatke? Odgovor na ovo pitanje treba da bude organizacija za ljudske resurse . Preduzeća treba da budu u stanju da prenose svoje podatke na bilo koji pružaoca usluga aplikacija (ASP). Ako se podaci nalaze na vlasničkom serveru kompanije, kompanija može ponekad biti naplaćivala dodatne naknade ukoliko zameni prevoznike.
- Koje vrste održavanja i održavanja su potrebne? Kada se softver instalira na radnim stanicama ili serverima na lokaciji kompanije, redovna ažuriranja te tehnologije često su neophodna i mogu biti opsežna za planiranje i upravljanje. Ažuriranje HR informacione tehnologije često se automatski vrši sa softverom koji je dostupan na mreži putem ASP-a ili softvera kao servisa (SaaS).
- Koje mere zaštite su ugrađene u informacionu tehnologiju za ljudske resurse ? Ako je softver dostupan na mreži, putem ASP ili SaaS modela, provajder treba da ponudi dnevne sigurnosne kopije, rezervne servere i dodaju zaštitne slojeve. Dodatni sistemi i procedure treba da budu uspostavljeni kako bi se zaštitile informacije od gubitka ili pristupa neovlašćenom osoblju . HR, u konsultaciji sa drugim rukovodiocima , treba da ima isključivu nadležnost da odluči o tome ko će biti dozvoljen pristup informacijskoj tehnologiji za kadrove iu kojoj meri.
- Da li će se zaposleni moći upisati u planove benefita i napraviti promjene u realnom vremenu na njihove lične podatke i planirati izbore? Pristup zaposlenima treba da bude dat, imajući u vidu široko rasprostranjeni pristup računaru.
Većina zaposlenih ima pristup internetu kod kuće. Samoposluživanje zaposlenih pruža ogroman potencijal da uštedi vreme i novac. Dobar samouslužni sistem će voditi zaposlene glatko kroz unos informacija o sebi i njihovim zavisnicima.
Sistem bi trebalo jasno prikazati raspoložive planove i omogućiti zaposlenima da izvrše izbore po svojoj pogodnosti, pojednostavljujući ove akcije tokom čitavog procesa sa čarobnjacima. Zaposleni takođe treba da budu u mogućnosti da dodaju zavisnike i promene informacije po potrebi, 24 sata dnevno, sedam dana u nedelji, tokom cele godine.
Ovo su dodatna pitanja na koja treba odgovoriti dok procenjujete potrebe organizacije za ljudske resurse u vašoj organizaciji.
- Da li će tehnologija ljudskim resursima obezbediti ovlašćenje da odluči kome će biti dozvoljen pristup iu kojoj meri? Pod istim uvjetima omogućavanja pristupa zaposlenima, tehnologija bi trebala dati ljudima konačnu riječ. HR bi trebalo da ima ovlašćenja da odobri sve podatke pre nego što se prenese na prevoznike, a takođe treba da odredi u kojoj mjeri zaposleni i drugi imaju pristup.
- Koje vrste mogućnosti izvještavanja su dostupne iz informacione tehnologije HR? Tehnologija izvještavanja bi trebala ponuditi više pogleda i formata (tabela, PDF, HTML), veliku procjenu slike i mogućnost snimanja kako bi se poboljšalo donošenje odluka. HR bi trebao biti u mogućnosti da u bilo koje vrijeme ocijeni upis u određene planove, izvanredne akcije i promjene u demografskim informacijama zaposlenih u odnosu na naknade i druge podatke zaposlenih.
- Da li softver nudi određene funkcije koje pomažu HR uštede vremena? U zavisnosti od sopstvenih potreba za odeljenjima, HR bi mogao da se raspituje o sposobnosti tehnologije da obrađuje informacije u serijama, upravlja obaveštenjima i fakturisanjem za COBRA politiku , obezbjeđuje autentične račune i alate za pomirenje i specifično izvještavanje.
- Da li softver nudi specifične funkcije kako bi HR pomogla u komunikaciji sa zaposlenima? Neki programi HR-u pružaju fleksibilnost da komuniciraju sa zaposlenima na više nivoa - putem masovnog e-pošte, elektronskih biltena i po specifičnim kriterijumima filtera (kao što su lokacija, odjeljak, planovi osiguranja, status upisa, status penzionisanja i drugi) kroz HR informacioni sistem. Imajući više sredstava za komunikaciju, može se dalje automatizovati procesima i pomoći HR u boljoj ciljnoj poruci.
- Da li sistem informacionih tehnologija za ljudske resurse obezbjeđuje sredstva za proveru i balansiranje? Pored toga što HR omogućava odobravanje transakcija, mnogi HR sistemi informacionih tehnologija takođe pružaju mogućnosti za HR-a koji služe kao gatekeeper u računovodstvenim računima revizije kako bi se osiguralo da se slažu sa podacima u sistemu. Ovo može:
- osigura tačnost faktura za prevoznike,
-primjerite vrijeme i novac,
- postići blagovremenu isporuku uposlenika , i
- potvrda o podobnosti kada zaposleni idu na brigu.
- Kako će se informacije razmeniti sa prevoznicima? I ko će biti odgovoran za ovu interakciju? Integraciju sistema informacionih tehnologija iz oblasti ljudskih resursa treba proceniti ne samo brojem nosilaca sa kojima softver ima veze, već i vrstom veze koju ona omogućava. Osiguravanje uspješne interakcije sa nosiocima kroz softver za upravljanje korisnicima pogodnosti zahtijeva mnogo koraka, uključujući:
- sakupljanje početnog popisa podataka o implementaciji;
- zaustavljanje inicijalne integracije za tekuće razmene informacija;
- usklađivanje dnevne ili nedeljne interakcije kako bi se obezbedilo da podaci budu primljeni i tačno primenjeni;
-pregled tekućih ispravki;
- ispunjavaju uslove za upis za upis u skladu sa regulatorima; i
-obrazovanje proaktivnog odnosa sa svakom nosiocem radi poboljšanja odnosa razmjene podataka.
Poznavanje ko je odgovoran za svaki zadatak je od suštinskog značaja za potpuno razumevanje ponude proizvoda. Svaki softverski provajder će ponuditi drugačiji nivo integracije u pružanju nekih zadataka navedenih gore. HR treba da traži saradnju sa proizvođačima koji pokazuju snažne, kontinuirane, besprekorne odnose sa odabranim nosiocima kompanije.
Mnogi provajderi omogućavaju prenos generičke ANSI 834 datoteke, koju prevoznik može ili ne može prihvatiti, faktor često pod utjecajem veličine grupe. Menadžeri treba da traže provajdere koji nude čistu, potvrđenu transfere (obezbeđujući prihvatljivost transakcije), prilagođene potrebama svakog prevoznika kako bi izbegle probleme. Oni takođe treba da traže od provajdera koji imaju posebnu EDI (Electronic Data Interchange) službu za interakciju sa sopstvenim, specifičnim jezikom prenosa.
- Koji nivo usluge klijenta je obezbeđen? Da li postoji dodatna naknada za uslugu? HR treba da odredi nivo pristupa pomoći koja je pružena i šta predstavlja usluge za korisnike - onlajn pomoć pomoću baze podataka, onlajn ćaskanja, podrške za e-poštu, razgovora sa živom osobom ili njihove kombinacije. S obzirom na osjetljivost prednosti i druge informacije o ljudskim resursima, menadžeri trebaju očekivati odgovor na pitanja u roku od 24 sata od direktnog kontakta koji mogu pomoći.
- Koja je cena HR sistema informacionih tehnologija i prevazilazi koristi? HR treba da proceni kompletne troškove sistema informacionih tehnologija za ljudske resurse, uključujući sve godišnje, mesečne i jednokratne naknade, uz pružene pogodnosti. Nesto skuplji sistem moze vise da plati za razliku sa osobinama koje omogucavaju zaposlenima da odrze svoje podatke i nude vecu pogodnost, uštedu vremena i tacnost. Ove faktore treba uzeti u obzir i odmeriti u odabiru HR sistema informacionih tehnologija.
Potreba za sistemom informacionih tehnologija u HR se povećava. Sa kadrovskim kadrom koji pronalazi širok spektar opcija u HR sistemima informacionih tehnologija, sve je važno analizirati i procijeniti sve dostupne opcije.
Izbor sistema informacionih tehnologija iz oblasti ljudskih resursa treba posmatrati kao investiciju koja će rasti uz potrebe odeljenja i preduzeća . Ova pitanja će vas dovesti do odgovarajućeg HR informacionog sistema za vašu kompaniju.