Komunikacija je ključna kada želite da se ljudi promene
Ne postoji organizacija u kojoj su zaposleni u potpunosti zadovoljni komunikacijom . Komunikacija je jedno od najtežih problema u organizacijama.
To je oblast na koju se najčešće požaluju zaposleni tokom organizacionih promena i svakodnevnih poslova. Razlog?
Efektivna komunikacija zahteva četiri komponente koje savršeno sarađuju kako bi se stvorilo zajedničko značenje, omiljena definicija komunikacije.
- Pojedinac koji šalje poruku mora jasno i detaljno prikazati poruku i zračiti integritet i autentičnost.
- Osoba koja primi poruku mora odlučiti da sluša, postavlja pitanja za jasnoću i veruje pošiljaocu poruke.
- Odabrani metod isporuke mora odgovarati okolnostima i potrebama pošiljaoca i primaoca.
- Sadržaj poruke mora da se odvoji i poveže na nekom nivou sa već uvjerenim prijemom prijemnika. Ona mora sadržavati informacije koje radnik želi da čuje. On mora odgovoriti na najviše negovane radnike i brinuti o pitanjima.
- Uz sve ovo u komunikaciji, čudo je što organizacije to dobro rade.
Menadžeri promena upravljanja pružili su širok spektar sugestija o tome kako dobro komunicirati tokom bilo kakvih organizacionih promjena.
Preporuke o komunikaciji za efikasno upravljanje promenama
Izradite pismeni plan komunikacije kako biste osigurali da sve slijedeće dođe u vašem procesu upravljanja promjenama.
- Komunicirati dosledno, često i kroz više kanala, uključujući govor, pisanje, video, obuke, fokus grupe, oglasne table, intranete i više o promeni.
- Komunicirajte sve što je poznato o promenama, što je brže koliko su informacije dostupne. (Objasnite da je vaša pristrasnost usmerena ka trenutnoj komunikaciji, tako da se neki od detalja mogu kasnije promeniti.) Recite ljudima da je vaš drugi izbor da držite svu komunikaciju dok ne budete pozitivni u vezi sa odlukama, ciljevima i napretkom. To je katastrofalno u upravljanju efektivnim promenama.
- Obezbedite znatne količine vremena da ljudi postavljaju pitanja, zahtevaju razjašnjenje i obezbede ulaz. Ako ste bili dio scenarija u kojem je lider predstavio promene, na višim folijama, velikoj grupi, a onda pobjegao, znate koje loše vijesti je ovo za integraciju promjena. Ljudi se moraju osećati uključeni u promenu. Uključivanje stvara posvećenost - ništa drugo nije značajno tokom procesa promene.
- Jasno komunicira viziju , misiju i ciljeve upravljanja naporima za promjene. Pomozite ljudima da razumeju kako će ove promjene uticati na njih lično. (Ako ne pomognete ovom procesu, ljudi će sastaviti svoje priče, obično negativnije od istine.)
- Priznajte da je prava komunikacija konverzacija. To je dvosmerno, a prava rasprava mora rezultirati. Ne može biti samo prezentacija.
- Voditelji promena ili sponzori moraju da provode vreme razgovarajući jedan na jedan ili u malim grupama sa ljudima od kojih se očekuje da naprave promene.
- Objasnite razloge za promene tako da ljudi razumeju kontekst, svrhu i potrebu. Praktičari su to nazvali: "izgradnja nezaboravnog, konceptualnog okvira" i "stvaranje teorijskog okvira za podsticanje promjene".
- Pružite odgovore na pitanja samo ako znate odgovor. Lideri uništavaju njihov kredibilitet kada pružaju netačne informacije ili se pojavljuju kao posljedice ili povratne informacije prilikom davanja odgovora. Mnogo je bolje reći da ne znate i da ćete pokušati da saznate.
- Lideri moraju slušati. Izbegavajte odbranu, opravdanje i odgovore koji se prenose brzo. Ponašajte pažljivo.
- Vodite lidere i promjenite sponzore na raspolaganju, dnevno kada je moguće, da se družite sa drugima na radnom mjestu.
- Održite interaktivne radionice i forume u kojima svi zaposleni zajedno mogu da istraže promene dok učite više. Koristite trening kao oblik interaktivne komunikacije i kao priliku ljudima da bezbedno istraže nova ponašanja i ideje o promeni i upravljanju promenama. Svi nivoi organizacije moraju učestvovati na istim sjednicama.
- Komunikacija bi trebala biti proaktivna. Ako je mlin za glasine već u toku, organizacija je predugo čekala da komunicira.
- Omogućiti ljudima da se međusobno povezuju, kako formalno tako i neformalno, da razmene ideje o promjenama i upravljanju promenama.
- Javno pregledati mjerenja koja su na snazi da bi se utvrdilo napredak u upravljanju promjenama i naporima.
- Objavljivanje nagrada i priznanja za pozitivne pristupe i dostignuća u promjenama i upravljanju promjenama. Proslavite svaku malu pobedu u javnosti.
Dodatne informacije o menadzmentu promjena
- Promena, promena, promena: Lekcije izmena menadžmenta iz polja
- Izvršna podrška i liderstvo u upravljanju promenama
- Planiranje i analiza u upravljanju promenama
- Časove upravljanja menadćmentom o učešću zaposlenih
- Izgradite podršku za efikasno upravljanje promenama
- Saveti za upravljanje promjenama
- Change Management Mudrost