Napravite sastanke manje zla, kako biste ostvarili svoju namjenu
Ako ljudi ne obraćaju pažnju i fokusiraju, sastanak je samo gubitak svačijeg vremena. Kako možete da napravite dosadne sastanke uzbudljivije kako bi nešto postigli?
Evo 5 praktičnih savjeta:
1. Zabrana SmartPhona
Da, ovo je kao da kažete ljudima da bacaju decu u vukove vukove pre nego što dođu na sastanak. Ljudi će insistirati na tome da moraju imati svoje telefone - uostalom, može doći do hitnosti. Da. Svet bi mogao da se završi tokom vašeg kvartalnog sastanka o planiranju, ali je malo verovatno.
Problem sa današnjom tehnologijom je to što vam omogućava da se fokusirate na ono što nije ispred vas - sastanak. Smešno je, ako su ljudi bili licem u lice sa ljudima koje su tekstovali tokom vašeg sastanka, oni bi upućivali nekog drugog. Telefoni ostaju na stolovima .
Bez telefona, dve stvari se dešavaju tokom vašeg sastanka. Prisiljeni ste da ostanete u sadašnjosti, a provod se provodi u komunikaciji sa drugim učesnicima. Zašto je to važno? Jer ćete naći da su vaši sastanci interesantniji kada poznajete svoje kolege.
Kako da ih upoznate? Razgovarajući sa njima.
Šta radite kada imate telefon? Ne razgovarate sa novim ljudima.
2. Pripremite, Pripremite se, Pripremite
Sastanak na kome predvodnik ili moderator dolazi kasnije , nema agendu , a krila je, dosadan i dosadan. Dobro pripremljen sastanak može biti fascinantan i zanimljiv. Kada lider ima plan i svrhu, sastanak će biti interesantniji.
Kada nema pravca ili cilja, sastanak neće biti zanimljiv.
Drugi deo priprema je unapređenje sopstvenih vještina. Vi ste bili na sastancima koji su bili produktivni i interaktivni i učinili ste da se osećate kao da možete izaći i ostvariti sjajne stvari. I, prisustvovali ste sastancima na kojima ste prilično sigurni da, ako zaspite, niko ne bi propustio i ne biste propustili ništa važno. Razlika je osoba koja vodi sastanak.
Ako su vaši sastanci dosadni, pogledajte u ogledalo . Nađite način za poboljšanje. Možete preuzeti formalnu klasu (odjel za ljudske resurse može vam pomoći sa sugestijama), možete zatražiti povratne informacije i mentorstvo od kolege čije sastanke ste divili ili možete uzeti online klasu. Puno pomoći vam je na raspolaganju, a puno toga je besplatno za uzimanje kada želite da vaši uobičajeni dosadni sastanci postanu uzbudljiviji.
3. Svi učestvuju
Zašto bi svi trebali učestvovati? Pa, jer ako učešće nije neophodno, možete ga rešiti preko e-pošte. Ozbiljno. Ima nekoliko puta kada treba da dovedete grupu da prenose informacije.
Da, postoje neke stvari kao što su masovna otpuštanja ili kompletno restrukturiranje kompanije koje će se bolje prevazilaziti ako imate menadžera razgovaraju sa celom grupom, ali u većini slučajeva, sastanci treba uvek biti interaktivni .
Koliko je interaktivan? Pa, to zavisi od svrhe sastanka. Ako je to sesija za razmišljanje , svako treba da govori. Ako neko ne priča, pozovite tu osobu. Introverti možda ne vole taj tip sastanka - i ne bi trebalo da održavate sastanke visokim pritiskom za introverte stavljajući ih na licu mesta.
Ali vaša kultura sastanka treba da obezbedi da svi učestvuju u ovim sesijama za razmišljanje i treba znati da je njihovo učešće potrebno unapred.
Ako je to planski sastanak, ili sastanak za određivanje ciljeva , ili čak četvrti sastanak izvještaja, trebalo bi da bude vremena za unos, bilo da postavljate pitanja ili da date komentare. Atmosfera treba da podstakne učešće, ali sa nekoliko granica (vidi dole).
4. Nemojte dozvoliti da neko preovlađuje
Ako vodite sastanak , prirodno je da najviše govorite.
Međutim, posle vas, ne želite drugu osobu da dominira u razgovoru. To može zbuniti sastanak. Ne zaboravite da preusmerite komentare i pozovete ljude za koje znate da su stručnjaci u toj oblasti kako bi raspodelili kompulzivnog govornika.
Na primjer, kada je Džejn napravila svoj četvrti komentar i počela da ide za petinu, isječi je što je moguće prije rekavši: "Hvala, Jane, znamo vašu poziciju. Želeo bih da čujem šta Karen kaže. A, Jim i Bob još nisu imali prilike da govore.
Ponekad ćete morati da razgovarate sa Janesom iz vaše kancelarije pre sastanka da biste ih podsetili da je zajednička tačka u grupi da delite ideje sa svima i ako ona dominira, sastanak neće biti uspešan. Ili, odmah nakon sastanka, takođe dobro funkcioniše, jer ćete imati sveže primere ako je potrebno.
Ljudi koji su odvojili vrijeme da prisustvuju sastanku koji donose svoje znanje i iskustvo zaslužuju šansu da govore i dele svoje mišljenje. Kao vođa, možete naučiti da kontrolišete ponašanje koje podriva sastanak .
5. Pravite predmete koji se mogu izvoditi
Sastanak koji se završava bez ikakvih akcija bio je samo gubljenje vremena . To je info deponija, u kom slučaju sastanak nije bio najbolji način za nastavak. Interesantan i uzbudljiv sastanak završava sa stvarima koje ljudi mogu i trebaju raditi - bilo da unaprede svoje individualne ciljeve ili ciljeve kompanije ili, idealno, i jedno i drugo. Ako ljudi ne odu, znajući šta su sljedeći koraci, onda je sastanak propao.
Pored toga što je moguće izvršiti predmete, potrebno je da se nadovezuju. To se može dogoditi na drugom sastanku ili pojedinačno, ali to se mora desiti. Ljudi će se prilagoditi ako znaju da su akcije sve za show.
Sastanci nikada neće zamijeniti putovanje u Disneyland zbog uzbuđenja, ali možete ih učiniti još uzbudljivijim i zanimljivijim i produktivnijim. Napravite ove pet promena i učinite vaše uobičajene dosadne sastanke uzbudljivije za ljude koji prisustvuju. I, to je dobra stvar za uspeh vaše organizacije.