Kako napraviti ove 5 zajedničkih poslovnih sastanaka produktivnih događaja

Ne morate mnogo da tražite članke stručnjaka o upravljanju vremenom, izvršnim rukovodiocima i drugim gurusima i analitičarima koji sankcionišu sastanke i predlažu da izbjegavate, smanjite ili na neki drugi način opustite ove često teške radnike .

Ipak, ponekad se samo moramo upoznati. I da, postoji savršen savet od stručnjaka za upravljanje vremenom, kontrolu dnevnog reda i pravila reda.

Fokus ovde je malo drugačiji, nudeći neka pokušana i istinita uputstva koja će pomoći menadzima pretvoriti pet zajedničkih tipova sastanka u bezbolne i produktivne događaje.

Pet zajedničkih rešenja

1. Eliminišite smrt pomoću ažuriranja "oko tabele" . Znaš ovaj sastanak. Zaštitite osamnaest osoba u sobi, a potom od svake osobe zahtevajte da podnesu ažuriranu verziju koja obično zvuči kao pokušaj opravdanja njihovog postojanja i napraviti slučaj za njihovo zasnivanje u velikoj sali slave zaposlenih. Direktori i viši lideri su poznati po vođenju ovih sastanaka, naivno verujući da je ovo odličan način da svi čuju šta se dešava u cijeloj firmi. U stvarnosti, ljudi se uglavnom podešavaju i fokusiraju na planiranje sopstvene ažurnosti koju niko neće slušati.

Umesto toga: U svakom slučaju, udružite se sa svojim vršnjacima, članovima tima ili ključnim kolegama, ali ne podlećite pristupu "oko stola". Ponuditi informacije na osnovi izuzetka.

Podijelite relevantne vijesti, uključujući finansijske rezultate, velike klijente pobjede ili ažuriranja na inicijativama na nivou organizacije. Takođe, proširi ponudu za pojedince da pokrenu važna pitanja. Ako se desilo nešto što je važno i nije poznato, neko bi to trebao podeliti. Ako grupi treba pomoć druge grupe, podignite zahtev.

U suprotnom, ne prisiljavajte sve prisutne da dele.

2. Statusni sastanci uopšte. To mogu biti brutalni vremenski ubice, posebno kada se zaključavaju kao ponavljajući događaji i slabo se rukovode.

Umesto toga : Nikada ne zovite sastanak za nešto što možete pogledati. Koristite tehnološke alate tog dana kako biste bili sigurni da vaši radni timovi održavaju aktuelno i vidljivo ažuriranje statusa gdje svi mogu to videti klikom miša. Ako morate ispuniti planirano vreme sastanka na pola ili, upotrebite agilne pristupe i pokrenite kratke "stand-up" sesije. Budi drakonan zbog digresija i distrakcija koje prolaze kroz ove sesije. Fokusirajte se na status deljenja i tražite od ljudi da se bave pitanjima izvan ovog foruma.

3. Nestrukturirani sastanci za razmišljanje. Većina sastanaka za razmišljanje o bespomoćnosti je tako slabo olakšana da završimo sa suzbijanjem ideja, podržavajući ideju šefa ili generišući odlične liste kul stvari na post-nju koje nikada nisu čuli niti videli ponovo.

Umesto toga: Radite na definisanju teme za razmišljanje i podelite ga sa pozivnicama prije sesije. Prikupi svoj doprinos i konsoliduje ga, objavljuje ili deli, a ne dodajući ideje. Koristite živu sesiju da biste skačili i gradili na poslate ideje, dodajući na listu.

Odporite se na procjenu ideja u ovoj sesiji. Uključite druge tehnike koje minimiziraju pritiske socijalizacije, kao što je pisanje mozga. I iznad svega, konsolidovati ideje i kreirati proces njihovog ocjenjivanja, kao i arhivirati ih za jednostavnu grupnu reference u budućim sesijama i situacijama.

4. Pregledi operacija koji čine Inkviziju izgledom ružno. Ako ste ikada doživeli sesiju na kojoj se lider sastanka - obično izvršni-fokusira na bilo koju borbu ili traži slabu tačku u svačijoj prezentaciji, a zatim nemilosrdno grili poslanike, znate koliko je ovaj oblik destruktivan. Ne održavajte ovaj proces.

Umesto toga: držite duboke funkcionalne ronjenja i korporativne proktološke ispite privatne i fokusirajte se na dijeljenje ključnih operativnih pokazatelja, problema i mogućnosti.

Sastanak grupe nije vreme ili mesto za razaranje nekvalitetne oblasti ili pojedinca. Postavite sastanak na licu mesta, ali ne podvrgavajte svima drugima na vaše vidljivo unakrsno ispitivanje o ovom pitanju. Nemojte se odbiti na odgovornost za poboljšanje, već eliminisati okrutnost i ono što predstavlja javnu sramotu iz repertoara vašeg sastanka.

5. Sastanci koji pokreću pitanja koja zahtevaju spontane odluke. Čudno ili ironično, sala za sastanke je jedno od najgorih mesta za brze odluke . Prvo izazivanje problema i pozivanje na odluku postavlja ljude na licu mesta i oni će vas iznervirati što koristite ovaj pristup.

Umesto toga: radite neprekidno ispred grupnih sastanaka kako biste uključili ključne zainteresovane strane o pitanjima i opcijama. Podnesite svoje informacije, nude svoje perspektive i radite na posredovanju zajedničkih interesa. Koristite forum za sastanke kako biste potvrdili interese zainteresovanih strana i identifikovali njihove preporuke. Iako još uvek ne možete doneti trenutnu odluku bez još jednog ili dva koraka, ojačali biste radne odnose s predeseznim radom.

Bottom-Line za sada:

Mi smo komunalna stvorenja po prirodi, pa čak i sa različitim tehnološkim alatima koji nam omogućavaju da se povežemo bez toga što smo na istom mestu, ponekad samo pomaže da budemo licni u oči. Ovaj put mudro koristite i pokazujte svoje poštovanje prema učesnicima kroz sastanke koji minimiziraju investicije i maksimiziraju visokokvalitetnu razmjenu informacija u bezopasno okruženju.