5 načina da se razlikuje rad na projektu i uobičajeni rad
Kada razgovaram sa ljudima u timovima, često mi govore da nisu sigurni da li rade na projektu ili "samo" rade posao kao i obično. Obe uloge su potrebne u jednoj organizaciji i podjednako valjane, ali to može pomoći da razumete na čemu radite, kako biste bolje videli gde se uklapa u organizaciju uopće.
Hajde da razjasnimo razliku, tako da ste sigurni u ono što je projekat i šta je dio posla kao i obično. Postoji pet glavnih razlika između radova na projektu i poslova kao i obično. Često ćete videti 'biznis kao i obično' skraćeno kao BAU.
Projekti promene biznis; BAU identifikuje promjenu
Prvo, postoji razlika u načinu na koji se menjaju promjene.
Poslovanje kao i obično poslovanje vodi posao. Oni drže svetla. Oni služe klijentima i pogoduju ciljeve. Timovi BAU takođe su prvi koji znaju kada postojeći poslovni procesi ne rade i više nisu pogodni za svrhu. Kada se to desi, timovi BAU su oni koji identifikuju potrebu za promjenama.
Menadžer, kao deo strateškog pregleda, može navesti koje promjene treba učiniti za tu podjelu ili poslovnu jedinicu kako bi postigli svoje ciljeve. Ili, sjajna varnica u odeljenju može da predloži predlog za promene putem šeme predloga za zaposlene.
Na drugom kraju spektra, možda biste imali potpun poslovni slučaj koji je proizveo viši menadžer da bi pružio promjene koje su potrebne da bi se njihovom podjelu postigao cilj za godinu.
Ne samo da pojednostavljuje poslovne procese. Oni koji rade u ulogama BAU mogu takođe shvatiti da su promjene neophodne zbog promjena u regulatornom okviru ili kao dio konkurentske situacije za organizaciju.
Osoblje Frontline radi na izradi strategije, a oni znaju šta žele biti drugačiji kako bi stigli tamo.
Projekti su mehanizam za implementaciju te promjene. Projekti pružaju promjene na i kroz funkcije BAU koristeći upravljanje projektima. Razjasnit ćemo šta je dalje upravljanje projektima. Organizacija projekta radi na izvršavanju promjena koju su timovi BAU identifikovali. Ovo se događa kada prođe kroz proces odobravanja projekta koji je obično poslovni slučaj i odobrenje višeg rukovodstva.
To ne znači da ljudi u projektnoj ulozi nikada ne mogu predložiti poboljšanja poslovne prakse, ali će to raditi pod njihovom ulogom zaposlenog a ne kao dio njihove projektne uloge.
Ova podelba, koja ćete takođe čuti sumirane kao "promena poslovanja, pokrenuti posao", primetna je i na kraju projekata. Promjena koju projekat implementira je da isporuči izlaz. To bi moglo biti novi softver, zgrada, nova usluga ili nešto drugo. Tim BAU je odgovoran za to i dobro iskorištava za pružanje poslovnih pogodnosti. Drugim rečima, projekat pruža mogućnost da dobije koristi, a operacije BAU koriste tu sposobnost da dobiju prednosti.
Projekti Upravljaju rizikom; BAU smanjuje rizik
Za poslovanje kao i obično funkcije da bi bile efikasne, videćete da timovi BAU pokušavaju ublažiti svaki rizik za operacije. Uzimanje nesigurnosti iz posla radi bolje organizacione stabilnosti i ponovljivih procesa je dobra stvar.
Po svojoj prirodi jedinstvenosti i nesigurnosti, projekti zahtijevaju element rizika. Kompanija pomalo napreduje u nepoznatom projektu, jer uvodi promene i isporučuje nešto što ranije nije bilo.
Projektni timovi, prema tome, pristupaju riziku na drugačiji način na strani BAU organizacije. Rukovodioci projekta pokušavaju da upravljaju rizikom, kako pozitivnim , tako i negativnim , kako bi dobili najbolje rezultate. To može uključiti ublažavanje rizika kako bi se ograničila verovatnoća da će se to dogoditi, ali uključuje i druge strategije upravljanja rizicima.
Malo je verovatno da ćete ikada ugasiti rizik za projekat, ali možda ćete to učiniti iz dobrih operativnih razloga za vaš rad BAU-a.
Projekti su vremenski ograničeni; BAU je u toku
Projekti imaju početak, sredinu i kraj. Ovo je životni ciklus projekta . Zapravo, najvažnija karakteristika projekta je da se završi. Tokom ovog vremena rukovodilac projekta i projektni tim rade na projektu. Zatim se tim raspusti tokom predaje i završne faze na kraju.
BAU se ne zaustavlja. Možete, naravno, zatvoriti funkciju ili zaustaviti proces ako to više nije potrebno za posao - iako bi to bilo moguće upravljati kao projekat !. Funkcija BAU proizvodi tekući rad bez predviđenog krajnjeg datuma.
Projekti se mogu kapitalizovati; BAU često ne može biti
Projekti se mogu kapitalizovati i često BAU ne može biti - vi se oslanjate na operativne troškove za vaše tekuće poslovanje kao i obično. Drugim rečima, računovodstveni tretmani za projekte i "druge" zadatke su različiti.
Finansiranje projekata se često odnosi na dovođenje imovine u funkciju, što znači da se troškovi mogu kapitalizovati. U nekim slučajevima, zavisno od toga gde ste na svijetu i lokalnih računovodstvenih propisa, čak možete trošiti i troškove projekta ispod linije.
Troškovi BAU se obično smatraju opeksima (operativni troškovi) i prate se na bilansu uspeha kompanije.
Finansiranje projekata i finansiranje biznisa uopšte je veoma specijalizovano područje, tako da je uvijek najbolje uzeti savjete od vaših finansijskih stručnjaka pre donošenja bilo kakvih presuda o tome šta treba i ne bi trebalo da bude kapitalizovano u vašoj organizaciji. Pravila računovodstva se razlikuju od zemlje do zemlje, pa čak i od organizacije do organizacije u kojoj pojedinačni poslovi imaju određene procese i način rada.
U slučaju sumnje, uvek proverite!
Projekti uključuju cross-funkcionalne timove; BAU uključuje funkcionalne timove
Konačno, postoji velika razlika u sastavu projektnih timova. Projekti imaju tendenciju da uključe multidisciplinarne timove stručnjaka koji se okupljaju kako bi pružili određeni rezultat. Poznavanje načina motivisanja projektnog tima je važno jer ponekad projekti počinju bez cilja koji se svakom posreduje. Ako ljudi nemaju jasno razumevanje onoga na čemu rade, onda oni čine da ne rade najbolje.
Projektni timovi čine ljudi koji ispunjavaju određene uloge. To nisu nazivi radnih mjesta već pozicije unutar projekta sa različitim odgovornostima. Glavne uloge u projektnom timu su:
- Sponzor projekta
- Menadžer projekta
- Viši dobavljač (organizacija odgovorna za rad, koja može biti interni tim kao što je IT ili spoljni izvođač ili prodavac)
- Klijent (ovo bi moglo biti interni korisnik kao što je različiti menadžer odeljenja ili, u organizaciji klijentskih usluga, klijent za koga isporučujete projekat)
- Eksperti za predmetnu temu (ljudi su doveli u tim ili tokom trajanja projekta ili njegovog dela koji koriste svoju stručnost kako bi doprineli uspehu projekta).
Saznajte više o ulogama u projektnom timu .
Sa druge strane, rad BAU-a upravljaju funkcionalni timovi. Oni su sami stručnjaci, ali grupisani zajedno kao podjela i obično sa manje cross-funkcionalnim preklapanjem na druge odjeljenja od projektnih timova.
Obično je vrlo jasno šta oni trebaju raditi i ciljeve za tim. Oni će imati jasne ciljeve i viziju uloge odjela u kompaniji. Primer bi bio tim za korisničke usluge, koji će raditi kao deo veće klijentske službe koja rukovodi pozivima i e-poštama od kupaca o vašem proizvodu.
Komplikovano je: preklapanje. Na primjer, lider tima u tom klijentskom centru za klijente je specijalista u svojoj oblasti. Oni mogu biti upućeni u projektni tim da upravljaju radnim paketom i sredstvima vezanim za isporuku dela projekta koji se odnosi na kontakt sa klijentima. Ali u svom projektnom radu oni imaju ulogu stručnjaka za predmetnu materiju, a ne vođe tima za korisničke usluge. Kao član projektnog tima, oni će biti odgovorni za svoj dio budžeta projekta i imaju visok stepen diskrecije o tome kako se posao sprovodi kako bi se postigli krajnji ciljevi. Oni možda nemaju ovo u svojoj ulozi za BAU.
Sukob između BAU i projekata
Rad na projektu i rad BAU mogu lepo sjediti uzajamno, ali češće nego da nema napetosti. To se dešava jer projekti pokušavaju da promene status quo. Status quo radi prilično dobro, a ljudi u većini slučajeva nisu kao promena, tako da će uvek biti malo napetosti.
Drugo, kada tražite od ljudi da se pridruže vašem projektnom timu, oni mogu patiti od sukoba lojalnosti. Da li je njihova prva odgovornost za njihov dnevni posao ili projekat? Jasni ciljevi i snažna posvećenost rukovodstvu projekta mogu pomoći ovde, kao i održavanje linija komunikacije otvorene tako da znaju šta bi trebalo da budu prioriteti kompanije i tima.
Treće, održavanje poslovanja uvek je prioritet. Implikacija je za projektne timove koji bi mogli vidjeti njihovo smanjivanje finansiranja, ključni resursi vraćeni na uloge BAU-a i vremenski rokovi su odloženi, jer posao koji vodi na održavanje svakodnevnih operacija organizacije odvija se u fokusu.
Menadžeri projekta mogu biti frustrirani ovim, ali to će uvijek biti takvo i trebalo bi da bude. Nema smisla u izvođenju fantastičnog projekta ako je kompanija u međuvremenu otišla i nema nikoga da koristi ono što ste izgradili!
Imajući na umu ove smjernice, lako bi bilo vidjeti da li radite na projektima ili BAU ili oboje.