Zadržite projekat za napredovanje
Takođe ćemo pogledati neke od alata za upravljanje promenama koje možete koristiti i kako se upravljanje projektnim opsegom pojavljuje u igri.
Pre nego što razgovaramo o procesima ili alatima, želim da razgovaram o vašim promenama.
Prihvatite promjene
Promjene se mogu desiti u bilo kojoj tački životnog ciklusa upravljanja projektom .
Najlakši način da se izvrši promena na projektima manje glavobolje je znati da će se to dogoditi i da planira za to.
Postojanje strategija za bavljenje promjenama prije nego što se desi je najbrži način da se svi nađu na brodu s onim što će biti drugačije.
Definisan strukturni proces upravljanja promjenama je najbolje mjesto za početak. To je vaša knjiga o tome šta će se dogoditi ako neko kaže da bi projekat trebao raditi nešto drugačije od onoga što je trenutno planirano i dobar način da se izbjegne neuspjeh projekta.
Proces upravljanja promenama
Proces upravljanja promenama izgleda ovako:
- Primite informacije o promeni
- Procijenite promjene uključujući planiranje koliko će biti posla
- Pripremite preporuku o tome da li je vredno napredovati.
- Zatim dobijete odluku od sponzora projekta o tome da li biste trebali uključiti promjenu ili ne.
Da pogledamo svaki od tih koraka zauzvrat.
Primite informacije o promeni
Dobićete zahtev za promjenu projekta. Možete dobiti informacije na stotine različitih načina: na sastanku, putem e-pošte, na telefonu, u koridoru, dok u večernjim satima napuštate kancelariju. U idealnom slučaju, dobićete informacije o formi zahtjeva za izmjenama, ali trebali biste znati da u stvarnom životu mnogi važni akteri misle da je popunjavanje ove vrste papirologije posao menadžera projekta. I u vašoj kompaniji, možda bi bilo.
Koristite svoj šablon zahtjeva za promjenu projekta (više o tome za minut) kako biste sakupili sve detalje o zahtjevu, bez obzira na to kako dolaze s vama neformalno. Zatim pokrenite obrazac pored inicijatora tako da znate da ste tačno odrazili šta je ono što žele.
Ne zaboravite da bi promene mogle biti i za izlazak iz posla. Nemojte uvek pretpostavljati da će se promene odnositi na posao. Proces je isti bez obzira da li povećavate ili smanjite opseg projekta.
Izvrši procjenu promjene
Detaljno pogledajte zahtev za promjenu. Ocenjujete uticaj na:
- Raspored
- Dokumentacija
- Rad je do sada obavljen i još uvijek radi posao
- Budžet
- Mjere kvaliteta
- Obim
- Dostupnost resursa.
Na primjer, promjena softvera može se procijeniti na 5 dana.
Ovo ne bi samo dodalo 5 dana u rasporedu, jer bi to izbacilo još jedan zadatak i to pomjerilo u vremenskom okviru gdje je ključni resurs na odmoru. Taj zadatak bi takođe trebao biti pomjeren, tako da bi ukupno ova promjena mogla dodati 8 dana do rasporeda. To bi koštalo 5 kilograma, a dodatnih 8 dana nas gura u drugi mesec sa ugovorom o snabdevaču, tako da postoje troškovi i tamo da se uzmu u obzir. Kvalitet ostaje isti, ali promjena opsega uključuje novu promjenu. Sva relevantna dokumentacija bi trebala biti ažurirana, uključujući i plan projekta i priručnike za obuku, koji su već započeti.
Kao što vidite, jednostavna promena od pet dana može imati širok opseg efekata. Važno je znati sve o ovome prije nego što odlučite da li ćete uraditi promjenu ili ne, jer imati potpunu sliku može promijeniti ishod.
Pripremite i predstavite preporuku
Sada znate potpun uticaj promene na koju možete dati preporuku o tome da li je vrijedno nastaviti s tim.
U nekim slučajevima to neće biti, jer će sagledana korist biti manja od troškova. U drugim slučajevima, tamo bi moglo biti dovoljno da bi se nadoknadilo trošak dodatnog rada. U još nekim slučajevima možete utvrditi da će promjena imati negativan uticaj na troškove, ali ne možete učiniti ništa o tome jer je to regulatorno pitanje ili pitanje usaglašavanja ili neki drugi unutrašnji razlog kao što je organizaciona restrukturacija.
Odlučite
Za male izmene koje potpadaju pod ograničenje autorizacije, možete donijeti odluku o tome da li prihvatiti promjenu ili ne i sami (uz odgovarajući input od tima). Bilo koji veći treba odobriti sponzor projekta ili projektna komisija.
Ne zaboravite da se vratite i kažete nekome ako je njihova promjena odbijena. Želite da izbegnete nepotrebne zainteresovane strane u projektu ako možete!
Alati za menjanje promjena
Postoji veliki broj alata za upravljanje promjenama koje možete koristiti da biste olakšali i olakšali proces. Preporučio bih:
- Kontrolna lista ili mapa procesa koja hoda ljude kroz tačno ono što moraju uraditi kako bi podigle promjenu u vašem projektnom opsegu.
- Obrazac zahtjeva za promjenu šablona. Ovo bi moglo biti na mreži putem automatizovanog toka posla.
Pogledajmo šta sledi u zahtevu za promjenu projekta.
Šta ide u zahtev za izmenu projekta
Obrazac zahteva za promjenu projekta treba da sadrži:
- Ime osobe koja traži izmenu ("tražilac").
- Jedinstveni identifikator, kao broj promjene (ovo možete dodati kasnije jer je malo verovatno da će neko od ljudi koji podiže zahtjev i koristeći obrazac znati šta će staviti u to polje).
- Opis predložene promjene, sa toliko detaljima koliko mogu da upravljaju.
- Kategorija promene. U najboljem slučaju, prepunićete ovaj odeljak, tako da oni moraju samo označiti kvadratić. Ovo je dobro mesto da se primetite da li je promena u vezi s regulacijom ili unutrašnjom usklađenošću, kao da je (iskreno), onda možete zaobići mnoge korake planiranja i procjene i jednostavno nastaviti s tim.
- "Zašto" promene. Koje je opravdanje za to? Zašto ga tražitelj želi?
- Uticaj promene na različite elemente projekta uključujući vreme, cenu, kvalitet, opseg. Oni možda nemaju sve detalje, tako da ćete možda morati da sarađujete s njima tokom koraka za procenu promena kako biste popunili praznine. Trebali bi da završe koliko god mogu. Minimum koji tražite u ovom trenutku je da potvrdi da li će povećati, smanjiti ili promeniti postojeće parametre projekta.
Na dnu obrazca za izmjenu će biti neki detalji za popunjavanje, kako se promjena dalje razmatra. Vaš predložak takođe treba da sadrži prostor za:
- Odluka o promeni: Prihvati, Odbij ili Odloži
- Ime osobe koja donosi odluku (ili grupu) plus datum odluke i dodatne komentare.
Osoba koja podnosi zahtev neće znati ishod - niko neće - pa će ove kutije ostati prazne dok se desna grupa ne sastane da bi razgovarala o vašoj preporuci i donela odluku.
Promjene i upravljanje opsegom projekta
Upravljanje obimom projekta je glavni način da kontrolišete šta je u projektu, a šta nije. Kada dobijete promjenu u obimu projekta, morate razmisliti kako to utiče na projekat uopće. Vaš proces upravljanja promjenama vam pomaže da to uradite i da ga postavite u kontekst, upravljanje promjenama je mali dio područja upravljanja.
Ovde je vredno razgovarati o tome kako Vodič za upravljanje projektnim zadatkom (PMBOK® Vodič) - Peto izdanje obuhvata upravljanje projektnim promjenama jer nije toliko intuitivno kao što mislite. Vodič PMBOK® uključuje proces nazvan "Kontrolni opseg" u odjelu za upravljanje područjima projekta i ovo je odlično mjesto za početak. Međutim, proces upravljanja promenama na projektima treba rešavati na integrisaniji način, a to se ogleda u tekstu. Korisnici PMBOK® Vodiča takođe trebaju obratiti Izvrši proces integrisane kontrole promjena jer ovo određuje kako sve povezuje.
Da biste postali PMP, morate razumjeti kako PMBOK® Guide pokriva upravljanje promenama, jer će vam to biti pregledano. Međutim, morate imati u vidu da proces upravljanja promenama koje zapravo koristite na svojim projektima mora biti integriran, lak za praćenje i praktičan.
5 načina da pomognete vašem timu kroz proces promene
Vaš projektni tim je od ključnog značaja za uspeh vašeg projekta, tako da vam pomaže da ih imate na mestima kada upravljate promenama na vašem projektu.
Evo 5 načina na koje možete pomoći da brzo postanu usaglašeni sa procesom upravljanja promjenama projekta.
1. Razgovarajte o promenama. Neka znaju da su promene na projektima normalne i da to trebaju očekivati.
2. Podijelite proces. Iznad smo razgovarali o procesu upravljanja promenama, ali to svakako ne dolazi prirodno. Vaši članovi tima neće znati šta da rade i šta se očekuje od njih, osim ako im ne kažeš. Postavite brifing da biste s njima prolazili kroz proces i obavestite ih o tome kakva će biti njihova uloga u njoj.
3. olakšajte. Kada projekat prođe kroz promenu u opsegu, može biti prilično dezorijentisan. Raspored je pogrešan, budžet bi mogao biti drugačiji, zahtevi su svakako različiti. Tim može naći promenu koja je uznemirujuća, naročito velika ili jedna koja promjenjuje odluku koju su ranije mislili da je postavljena u kamen (da, to se dešava). Postupite što lakše za njih.
4. Budite tamo da pomognete. Novi način rada traje malo vremena za krevet. Ako ste ranije upravljali promjenom projekta na neformalan način (ili uopšte ne), onda bi promena formalnog procesa mogla potrajati i postati 'način na koji radimo stvari ovdje '. Recite timu da ste tamo da biste im pomogli ako žele pokrenuti nešto izvan vas.
5. Ne bojte se reći ne. Nisu sve promene razumni predlozi. Neka vaš tim zna da ako se snažno osećaju promenom koja nije prava stvar za projekat u ovom trenutku, vi ćete ih stajati u tom razgovoru sa zamjenicom.
Nije efikasno upravljanje promjenama jedan od načina na koji možete spriječiti svoj projekat , pa pazite. Naoružani ovim informacijama sada ste u mogućnosti da počnete da se bavite promenama projekta na kontrolisan način.