Upravljanje programom je nagrađivan i dobro plaćen izbor karijere. Ali to može biti i izazovna uloga.
Evo deset stvari koje svaki novi menadžer programa treba upoznati pre nego što započne ulogu.
Upravljanje programom nije isto kao i upravljanje projektima
Upravljanje projektom je općenito prihvaćeno da se radi o planiranju posla, organizovanju zadataka i resursa, kontroli procesa i dostizanju određenog cilja.
Da li to otvara novu kancelariju, pokreće novu aplikaciju ili gradi olimpijski stadion, projekti imaju definisan početak, sredinu i kraj i jasan skup ciljeva.
Programi su malo drugačiji. I dalje morate imati ljude koji organizuju zadatke, upravljaju resurse, rade kroz procese i tako dalje, ali oni prijavljuju u vas kao menadžera programa. Postoji puno manje zadataka koji su završeni na planu projekta, ali mnogo strateški i rad na izgradnji odnosa.
Upravljanje programom o održavanju cjelokupne transformativne promjene na putu da s vremena na vrijeme pruže nešto vrijedno organizaciji. Bez nekoga ko deluje kao menadžer programa, sve što imate imate je niz projekata koji se isporučuju u slučajnim vremenima i bez objedinjavajuće teme. Menadžer programa je osoba koja sve to zajedno donosi.
Postoji nesigurnost ... Dogovorite se s njim
Programi su inherentno neizvesni. Dok možda znate šta je velika slika, to je samo izjava o viziji kada počnete.
Tačan put kako doći i koji će projekti biti potrebni u narednih pet godina ... pa, to je nešto što morate raditi dok idete.
Počećeš sa detaljnim planiranjem onoga što znaš i napraviš sliku o tome kako se baviti ostatkom toga dok se približavate. Progresivno produžite svoje planove i rokove isporuke sve dok ne možete dalje.
Blokirati vreme u redovnim intervalima kako biste planirali sledeće korake. Ovu priliku možete koristiti i kako biste se osiguralo da ste na pravom putu da isporučite poslovnu vrijednost.
Pazi na Burnout
Dok je projekat možda završen za godinu dana, programi se mogu razviti i dalje. Rad na nuklearnoj radnji na lokaciji Sellafield u Velikoj Britaniji ima prekretnice isporuke do 2025. godine i dalje, na primjer.
Menadžeri programa trebaju zaštititi svoj tim od izgorelosti. Ne možete raditi sa najvećom brzinom u to vrijeme, tako da osigurajte da vaši zaposleni dobiju adekvatno zastoje. Ovo bi trebalo da bude i vreme tišeg vremena na poslu, sa manje rezultata i dovoljno vremena od kancelarije za odmor.
Upravljajte bolničkim odlaskom, gledajte svoje obaveze za prekovremeni rad i budite upozoreni na činjenicu da je blagostanje vašeg tima najvažnije ako želite da iscrplite iscrpljenost i zadržite svoje nadarene ljude za život programa.
Morate upravljati brzinom
Kada isporučujete program koji ima daleki datum završetka, potrebno je upravljati tempom rada. Teško je zadržati zamah tokom više godina, tako da je vaša uloga menadžera programa da se usmjeri na prioritete i projekte tako da se redovno isporučuju mjerljivi izlazi.
Miksirajte brze pobede i stalni napredak prema većim ciljevima slike. Ovo pomaže timu da vidi da se krećete naprijed i osiguravate da postoje kratkoročne priče o uspjehu kako bi se održala motivacija . Na kraju, pomaže investitorima i izvršnom menadžmentu da vide napredak.
Obučite svoj tim za uspeh
Programi često donose nešto novo, jedinstveno ili transformativno za organizaciju. Jedan od izazova rada na ovakvim inicijativama jeste da verovatno nemate vještine u interakciji kako biste mogli ispuniti sve zadatke i projekte koji su potrebni.
To je u redu, i to se očekuje. Vaš posao kao novi menadžer programa je da obezbedite da možete unaprediti, prekontrolisati i razviti ljude koji imate, tako da zajedno možete da adresirate sve zahteve za resursima.
Možda postoje određena područja u kojima vam je potreban određeni izvor samo u ograničenom vremenskom periodu. Na primer, nećete obučavati jednog od vaših osoblja o tome kako biti vozač viličara ako je to vještina koju trebate samo jednu nedjelju, istovaraći isporuku nečega. Međutim, ako transformišete način na koji se upravlja vašim kompanijama na mreži, verovatno bi bilo korisno imati veštine razvoja veb-sajta u kući, uz određenu ekspertizu o društvenim medijima ili optimizaciji pretraživača. To su veštine na koje će se preduzeće oslanjati na duži rok.
Donijeti odluku o tome koje od ovih stvari trebate imati ugrađeni u tim i koji trebaju biti outsourced. Zatim osigurajte da vaš program može pružiti zadatke obuke i zapošljavanja koji su potrebni da budu spremni da upravljaju rezultatima kako svaki projekat isporučuje.
Upravljanje je komplikovanije
Ako ste došli iz pozadine upravljanja projektom, onda vam upravljanje neće biti iznenađenje. To je način na koji se projektne i programske strukture organizuju i kontrolišu kako bi se osiguralo da se donošenje odluka vrši na pravi način i da su u pitanju pravi ljudi. Od presudnog je značaja za to da se posao napreduje na način koji odgovara ukupnom poslovnom slučaju i pomaže ljudima da budu odgovorni.
Upravljanje je takođe način na koji Kancelarija za upravljanje projektom i viši rukovodioci mogu osigurati da je program na dobrom putu da ispuni koristi - i pruža formalni put za zatvaranje projekata ili čitav program, ako se može pokazati da te beneficije više neće postići.
Upravljanje je složenije u programskom okruženju nego u projektnom okruženju. Projektni odbori i rukovodeće grupe obično imaju članstvo na izvršnom nivou. Ovo se očekuje, jer je krajnji rezultat programa uobičajeno transformacija poslovanja.
Programi takođe imaju uticaj na poslovni proces kao i uobičajeni proces i svakodnevne operacije organizacije, tako da je ulaganje obično značajno, uz učešće P & L-a. Ovo takođe zahteva potencijalno viši nivo nadzora nego kapitalni projekat.
Razvijte upravljanje programima za svoj program tako što ćete osigurati da imate pravih ljudi u odlučivanju i da imate jasne odgovornosti za ljude u timu.
Planiranje je mnogo teže ...
Planiranje programa je teže nego planiranje projekta, jer ima mnogo pokretnih delova, ali možete tvrditi da je i zabavno!
Obično su projektni menadžeri koji su uključeni u program zajednički stavili svoje projektne planove. Zatim se programski menadžment sastaje i pod vašim nadzorom kao menadžer programa, integrirani su planovi.
To je lako reći, ali to nije lako učiniti. Zahteva identifikaciju zavisnosti između projekata i zadataka projekta. On vas tera da pregledate zahtjeve resursa za ceo program i da nadmašite aktivnosti kako bi odgovarali dostupnosti ključnih ljudi. I to nije ni jednokratni zadatak.
Kada se integriše program integriranog programa, možete ga pratiti u Gantt grafikonu ili drugom softverskom alatu. Pošto vaši projektni menadžeri prate svoje projekte u realnom vremenu, moraćete da izvršite prilagođavanje programskog plana, čuvajući svima o promenama i izgovaranjem šta ovo znači za njihovu oblast rada.
... ali ne morate planirati svaku liniju
Kao menadžer programa se oslanjate na svoje rukovodioce projekta da izvršite detaljno planiranje. Nije praktično ili poželjno da pratite plan sa hiljadama i hiljadama zadataka.
Potreban vam je valjani pogled na projekte na visokom nivou, sa dovoljno detaljima da vam pokažete da li će nešto uticati na programski nivo.
Najlakši način da to uradite je sa namenskim softverskim aplikacijama (ova 10 provjerenih programa i programskih softverskih alata su dobro mjesto za početak). Pokušaj da upravljate programom višemiliona dolara na preglednici neće biti lako.
Morate poboljšati svoje delegiranje
Međutim, dobro ste u delegiranju, jer ste u upravljanju ulogom programa, znači da je potrebno još bolje.
Dobra vest je da trebate imati tim menadžera projekta, a možda ćete imati i posebnu kancelariju za upravljanje programima za podršku vašim transformativnim promjenama.
Loša vijest je da ne možete!
Postoji puno posla koji treba uraditi na programu i postaviti ga da osigura da se svi pokretni dijelovi kreću zajedno u pravo vrijeme je ogroman napor. Ne možete to sami učiniti i ne bi trebali pokušati. Otvorite koliko treba vremena da uradite inicijaciju programa, a zatim osigurajte da imate tim na mestu kako biste ga podržali.
Ako nemate nikoga u svojoj kancelariji za upravljanje programima, zatražite od nekoga da bude upućen u program menadžment tim. Ima ih puno: neko ko je u koordinacionoj ulogi projekta bio bi savršeno postavljen da ispuni koordinaciju koja je potrebna na nivou programa, oslobađajući vas da se uključite u strateške zadatke.
Ne bojte se sukoba
Postoji puno programa za programe. Od projekata sa teškim zainteresovanim stranama da bi izgledali neizostavni rokovi, svaki dan će vam pružiti prilike za sukob. Pazite na stvari koje narušavaju performanse projekta i spremite se da uđete kada je potrebno da biste otklonili konfliktnu situaciju pre nego što počne .
Koja od tih stvari je bila iznenađenje za vas? Delite svoje misli o upravljanju programom na vašem omiljenom društvenom medijskom kanalu!