Kako projektne table i upravljačke grupe podržavaju vaš projekat
Počnimo sa izjavom da je Projektni odbor važan deo organizacione strukture bilo kojeg projekta. ako ga nemate, trebalo bi da razgovarate sa svojim menadžerom o postavljanju jedne.
Projektnom odboru predsedava sponzor projekta i obično će uključiti i broj drugih viših zainteresovanih strana, kao i rukovodioca projekta .
Obično je u odboru od tri do pet ljudi. Svi oni su ključni akteri projekta i ljudi koji imaju mogućnost da naprave stvari za projekat.
Donja linija: to je grupa ljudi koji se sastaju da pomognu u nadgledanju projekta i nastavljaju napredovanje u pravom smjeru.
Projektne ploče se postavljaju na početku životnog ciklusa projekta i rade tokom čitavog projekta dok se ne zatvori. Hajde da pogledamo 4 ključne uloge projektnog odbora.
Projektni odbor pruža upravljanje
Prvo, Projektni odbor pruža kritičko upravljanje. Oni osiguravaju da se politike pridržavaju na nivou korporacije i portfolio ili programskom nivou. Oni nude nadzor nad onim što projektni tim sprovodi. Oni, zajedno sa sponzorom projekta, odgovorni su za uspješnu isporuku projekta i ova uloga upravljanja osigurava da projektni tim djeluje na načine koji su etički i unutar granica prihvatljivih za kompaniju.
Oni to rade ispitivanjem menadžera projekta i pružanjem pomoći i podrške.
Projektna tabla daje pravac
Često se donose odluke o projektu, a neke od njih će pasti van mandata rukovodioca projekta. Kada menadžer projekta nije u mogućnosti da donese odluku, a to je nešto o čemu bi trebalo razgovarati sa više zainteresovanih strana nego samo sponzora, ona će ići u Projektni odbor.
Njihova uloga je održavanje projekta na putu pružanjem odgovarajućeg pravca timu. One doprinose postavljanju vizije na početku projekta i zadržavaju projekat na celom putu.
Projektni odbor donosi odluke
Projektni odbor je pre svega telo koje donosi odluke. Njihova uloga je da donose odluke koje održavaju projekat napredovanjem pomoću deblokada problema i pomoći rukovodiocu projekta da vidi jasan put do uspješnog završetka.
Menadžer projekta će dati preporuke Projektnom odboru. Ovo bi moglo uključiti preporuke za rješavanje:
- Rizici, kao što su planovi ublažavanja za rješavanje potencijalnih izazova
- Problemi
- Problemi sa resursima, kao što nemaju dostupne članove tima
- Zakasneli raspored
- Prekoračenje budžeta.
Projektni odbor ne mora nužno delovati na preporuku menadžera projekta. Kao grupa, mogu da iznose druge predloge za put napred, a često to rade. To je često zato što imaju veću sliku, korporativni pogled na okruženje projekta od menadžer projekta, tako da oni mogu videti alternativne rute i odabrati najbolje u tom trenutku.
Projektni odbor odobrava potrošnju
Konačno, Projektni odbor odobrava ukupni budžet.
Svakom nalogom za kupovinu ili budžetskom stavkom obično upravlja menadžer projekta: ne morate da idete u svoj projektni odbor da biste dobili svaki račun potpisan za plaćanje.
Međutim, na nivou projekta, projektni odbor ima ulogu u prvom odobravanju načina na koji ćete trošiti novac (vaše budžetske planove), a zatim u nadgledanju tekuće potrošnje kako biste osigurali da je projekat na dobrom putu.
Takođe ćete morati da izvučete projektni odbor kada izgleda da vam treba trošiti sredstva za nepredviđene troškove ili rezervate za upravljanje. Oni mogu ovlastiti prekomerne troškove i pomoći projektnim timovima da pristupe dodatnim sredstvima gdje se to može opravdati.
Sve u svemu, Projektni odbor pruža osnovnu funkciju upravljanja i upravljanja projektnim timom. Njihov pravac i savjeti pomažu rukovodiocu projekta da vodi projekat u pravom smeru i savršeno su postavljeni da uđu i pomognu ako nešto počne da ide naopako.