Kako bi pratili napredak na putu i osigurali da se ključni rezultati ispune u skladu sa vremenskim okvirom, projektni menadžeri koriste prelaze.
Definicija prekretnice projekta je zadatak sa trajanjem nule koji označava postignuće u projektu.
Koriste se kao način prikazivanja kretanja i napretka i pokazivanje ljudima šta se dešava, čak i ako nemaju detaljno znanje o zadacima koji su uključeni da stignu tamo. U tom smislu, oni su veoma korisni za komunikaciju zainteresovanih strana i postavljanje očekivanja.
Kada koristiti projektne prekretnice
Prekretnice u upravljanju projektima koriste se za označavanje:
- Početak značajnih faza rada
- Kraj značajnih faza rada
- Da obeležite rok za nešto
- Da pokažete kada se donosi važna odluka.
I druge fiksne tačke u vremenu koje trebaju pozivati posebno zato što su prekretnice odličan način za praćenje vašeg projekta.
Koliko često treba postaviti prekretnice u vašem planu
Bio sam savjetovan na kursu obuke da postavite prekretnice u svoj plan oko jednom mesečno. Ovo je dobro i dobro pravilo, ali morate da koristite svoju profesionalnu procenu. Nekoliko mjeseci bi moglo imati puno aktivnosti sa važnim sastancima koji su označeni kao prekretnice, odluke koje se preduzimaju i zatvaranje jedne faze i početak drugog.
U ostalim mesecima možda ćete biti fokusirani na izvršenje i postoji vrlo malo, ako je išta, na koji možete obesiti prekretnicu.
Kada to kažemo, za svrhe izveštavanja korisno je stvoriti razlog da se postigne prekretnica barem jednom u svakom ciklusu izveštavanja, a više ćemo razgovarati o prekretnicama i komunikaciji.
Kako su predstavljeni događaji na vašem Gantt grafikonu
Prelomnici su jedna od komponenti Gantovog grafikona i prikazani su na grafikonu kao dijamant. Oni se ne prikazuju kao normalan zadatak zato što imaju trajanje nule: drugim riječima, oni ne uzimaju u obzir vrijeme. U svrhu planiranja na Gantovom grafikonu, one se jednostavno dešavaju!
Ako ne koristite Gantt grafikone, i dalje možete koristiti prelaze. Evo 5 alternativa Gantt grafikama : i dalje možete uključiti prelaze u svoj plan korištenjem ovih.
Ako želite da ostanete lično organizovani i da softver za upravljanje projektima nije u potpunosti integrisan u vaš kalendar, možete da kopirate i nalepite datum ključa u svoj dnevnik. U zavisnosti od toga kako želite raditi ovo može biti korisno savjetovanje koje vas podseća na ono što bi trebalo da dođe!
Kako nazvati prelaze
Prekretnice treba da imaju jasan opis vašeg rasporeda projekta, ali ne i one koji podrazumevaju da su zadatak. Ne bi trebalo da se zovu "Uspostavite dogovor da pređete u fazu 2", već "Faza 2 počinje". Ako želite da odrazite napor da postignete dogovor da pređete u fazu 2, onda dodajte zadatak neposredno pre toga, to kaže.
Prekretnice treba da opišu tačku u vremenu koje zastupaju ovako:
- Faza ispitivanja je završena
- PID odobren
- Potpisan ugovor
- Sastanak osoblja Gradske skupštine
Mnogi projektni menadžeri biraju svoje brojne ciljeve za lakše pozivanje. Ako koristite strukturu sloma rada, možete koristiti brojanje od toga. U suprotnom, dobro je koristiti M1, M2 i tako dalje da biste ispričali o čemu se pozivate. Jasna struktura imenovanja postaje važnija, a vi imate više prelaza, razmislite kako ćete to uraditi ako vaš projekat traje već nekoliko mjeseci.
Kako da se izvuče prekretnica
Prelomnici deo su vašeg rasporeda projekta, tako da kada je vaš raspored baziran, trebali bi se smatrati da su vaši prekretnici potpisani.
Ako želite da promenite datume vaših prekretnica, onda biste trebali koristiti svoju standardnu proceduru kontrole promjena za prilagođavanje vašeg plana. Ovo bi moglo biti jednostavno kao i razgovor sa svojim sponzorom projekta i omogućavanje im da znaju zašto datumi moraju da se promene ili kako su formalni kao sastavljanje novog preporučenog rasporeda i odvođenje u plansku komisiju koja je ratifikovana.
Najbolje je da sagledate koji će proces vašeg prekretnice biti, ako ga ima, pre nego što ga trebate koristiti, tako da ne gubite vreme kada morate napraviti promjenu.
Upotreba prekretnica za komunikaciju
Prekretnice su korisne za komunikaciju i izvještavanje, jer predstavljaju minimalne tačke kontrole u planu. Drugim rečima, ako ste izvadili sve ostale zadatke, mogli ste i dalje da vidite šta se dešava i da se projekat kreće naprijed koristeći samo prekretnice.
Trebalo bi da budete u mogućnosti da izvučete prekretnice i stavite ih na kontrolnu ploču ili izveštaj projekta . Trebali bi pričati o projektu dovoljno detaljno da zadovolje ljude za koje izveštavate, obično sponzor projekta ili drugu izvršnu grupu kao što je grupa za upravljanje (ili projektna tabla ). Svakog meseca, ili na frekvenciji izveštavanja koju koristite, možete pokazati koji su međusobni ciljevi postignuti.
Izveštavanje protiv prekretnica je prilično jednostavno i često se radi kao sto. Vi navodite opis prekretnice, datum koji je bio dospio, a zatim novi datum prognoze. Kada se postigne prekretnica i može se označiti kao potpuna, dodajete taj datum iu njega. Nadamo se da će biti ista kao i predviđeni datum, ali projekti uvek ne rade tako.
Ovakva tabela čini očigledno šta je završeno i šta je izvanredno. Moći ćete da odgovorite na pitanje: "Zašto nismo pogodili taj prekretnicu?", Pre nego što odete sa svojim sponzorom ili pošaljete izveštaj!
Kada je vaš projektni plan veoma dug i imate puno prekretnica, lakše ćete prekinuti završene faze svakog ciklusa izvještavanja. Prijavite se samo o prekretnicama koje su predstojeće ili završene tog meseca: sledećeg meseca skini sve što je završeno prošlog mjeseca, tako da ne stalno dodate dužinu izvještaja tako što ćete ljudima obavijestiti o poslu koji već znaju da je završen.
Prekretnice su zaista korisno alat za upravljanje projektima za planiranje, raspoređivanje i izveštavanje i oni su jednostavni za korišćenje. Stavite neke u svoj sledeći plan projekta, pratite ih i naći ćete učenje o tome koja frekvenca najbolje radi za vas.
Kao i kod svega u upravljanju projektima, koristite ih fleksibilno da biste dobili željeni rezultat, koristeći ove savjete i smjernice kako biste obavijestili svoje vlastite odluke.