Koja struktura najbolje radi za vas?
Postoje tri zajedničke organizacione strukture, a projektni menadžeri rade u svim njima: funkcionalni, projektni i matrični. Hajde da pogledamo prednosti i mane svakog tako da znate na čemu se protivate kada se pridružite novoj strukturi.
Funkcionalna organizaciona struktura
U funkcionalnoj organizacionoj strukturi, rukovodilac projekta i svi resursi rade u istoj podeli kompanije, kao što je odjel za prodaju i marketing. Generalno, funkcionalni menadžer ima više autoriteta od menadžera projekta.
Prednosti
Funkcionalna struktura vam daje najmanje snage kao menadžer projekta, ali nudi mnoštvo drugih prednosti:
- Radi dobro za male timove i male projekte jer funkcija ima potpunu kontrolu nad članovima tima i drugim potrebnim resursima.
- Možete lako pristupiti stručnjacima koji su vam potrebni jer su u istoj funkcionalnoj oblasti.
- Brzo je da se svi zajedno reše problemi vezani za projekat.
- Možete ograničiti alate za komunikaciju projekta koje treba koristiti, jer je tim relativno mali i jednostavan.
- Često dobijate entuzijaste članove tima koji žele da rade na projektu jer im pruža mogućnosti za karijeru. Projekat može biti odličan način da motivišete svoj tim.
- Ako predate projekat funkcionalnom timu, to će biti funkcionalni tim u kome radite, što olakšava zatvaranje projekta.
Nedostaci
Iako ova struktura ima dosta prednosti, uzeti u obzir i neke nedostatke:
- Rad se odvija u silosu, što može značiti da nemate pristup osobama van vaše funkcionalne podjele.
- Ljudi iz projektnog tima mogu biti lojalni njihovom odeljenju ili menadžeru tima nego njihovom radu na projektu, što može stvoriti sukobe.
- Veliki projekat može završiti sa funkcionalnim menadžerom projekata iz svake funkcije. Može rezultirati radom koji prolazi kroz pukotine ako svi projektni menadžeri ne rade harmonično zajedno.
- Funkcionalni rad se može izolovati jer nemate mogućnost da se široko povezujete u kompaniji. Održavanje strateškog fokusa može biti teže.
Organizaciona struktura projekta
Posvećeni timovi sastavljeni su za rad na projektima u organizacionoj strukturi projekta. Projektni menadžer verovatno ima odgovornost za linijski menadžment članova projektnog tima. Primeri ovoga bi uključivali velike građevinske građe, ali i korporativne inicijative koje zahtevaju posvećeni tim. Menadžer projekta ima konačni autoritet, izveštava sponzora projekta i projektnog odbora . Pojedinci u timu rade direktno za rukovodioca projekta.
Prednosti
Očigledna prednost projektne strukture je da imate veću kontrolu nad timom, ali postoje i druge prednosti.
- Timovi mogu imati jak osećaj identiteta. Najlakše je struktura u kojoj se stvara jaka timska kultura.
- Cijeli tim je fokusiran na ciljeve tima, tako da sukob lojalnosti postoji sa dnevnim poslom za ljude koji rade na projektu. Njihov dan je posao.
- Resursi su posvećeni projektu, pa je mnogo lakše planirati rad. Znaćete kada su članovi tima na raspolaganju i nema rizika da će ih ubrzo obaviti posao koji je uobičajen za drugog menadžera.
- Projekti koji se vode u ovoj strukturi su odlična okruženja za poboljšanje vještina upravljanja projektom, kao i više tehničkih liderskih veština.
Nedostaci
Struktura projekta je najlakše raditi unutar, ali i dalje ima određenih nedostataka.
- Imati tim posvećen jednom projektu je skupa posvećenost. Teži da bude opcija samo na velikim projektima.
- Ako uklonite ljude sa svojih funkcionalnih poslova, možda će vam se teško vratiti, pogotovo ako je projekat dugačak. Projekat se proteže, a vraćajući se na ono što ste radili ranije nakon perioda koji radi u multidisciplinarnom okruženju na novom izazovnom projektu nije privlačna perspektiva za mnoge ljude. Upravljanje tranzicijom tima kada zatvorite projekat postaje još važnije.
- Ponekad zatvaranje projekta može značiti gubitak posla ako se posao nastavi i druga uloga nije dostupna za vas.
- Po svojoj prirodi, posvećeni timovi sisaju resurse da rade na samo jednoj stvari. Oni mogu ograničiti broj projekata koje kompanija može učiniti u jednom trenutku, naročito kada različiti projekti zahtevaju iste veštine.
- Rukovodioci projekta u ovoj vrsti strukture obavljaju upravljanje linijama i za svoje timove, što znači da trošite vrijeme i napore na zadatke ljudskih resursa koje ne biste trebali raditi u drugim strukturama. Ako uživate u ovom elementu rada sa ljudima, ovaj faktor može biti prednost.
Matrična organizaciona struktura
Treća opcija je matrična struktura. Resursi se dele na oba poslova kao što su uobičajeni rad i rad na projektu. To bi moglo značiti da imaju dva menadžera ili tačkanu liniju odgovornosti menadžeru projekta, kao i menadžeru tima. Struktura linije funkcionalnog upravljanja obično je na prvom mestu, a rukovodilac projekta uzima tačku.
Ova struktura razdvaja moć i autoritet između funkcionalnog menadžera ili menadžera divizije i menadžera projekta. Morate da koristite svoje veštine pregovaranja do njihove potpune moći!
Prednosti
Matrične strukture su vrlo česte jer omogućavaju menadžerima da fleksibilno odlučuju kako ljudi troše svoje vrijeme. Verovatno ćete raditi u matričnom okruženju u nekom trenutku u svojoj karijeri. Prednosti ove strukture su sledeće:
- Resursi se koriste efikasno i mogu se kretati između projekata po potrebi.
- Možete raditi na puno različitih stvari, ponekad paralelno - mada se ova tačka može argumentovati i kao nepovoljan položaj.
- Timovi i pojedinci mogu biti veoma odgovorni. Ako dođe do novog projekta koji mora imati prioritet, lako se okreće i iznenada fokusira na nešto drugo. To ne možete lako učiniti u projektnoj strukturi, koja traje duže da se raspusti i pregrupi.
- Struktura zahteva da svi koriste isti životni ciklus i metodologiju upravljanja projektima, tako da je kretanje između projekata jednostavno. Ljudi mogu da se pridruže projektnom timu sa relativno malim brojem potrebnih kada su terminologija i procesi česti.
Nedostaci
Kao i kod svih podešavanja, ovaj takođe ima svoje zamke. Uprkos činjenici da je to uobičajena struktura, mnoga moderna radna mesta su razbila probleme preopterećenja. Davanje prevelikih pojedinaca može biti jednostavno ako nemate sistem za upravljanje i nadgledanje cjelokupnog njihovog opterećenja. Ostale mane su sledeće:
- Sukob između projekata je uobičajen jer se možda bori za iste resurse kao drugi projekat.
- Drugi projekat je mogao postaviti najbolje resurse - najprikladnije ljude sa pravim vještinama - ili njihov voditelj linije možda ih ne bi učinio dostupnim za rad na projektu.
- Može postojati sukob između zadataka koji su uobičajeni za posao i rad na projektu za pojedince, posebno kada im oba menadžera im daju drugačije prioritete.
- Resursi mogu imati konflikt o tome koji razvojni put traže za njihove buduće karijere. Iako možda znate da želite ostati u upravljanju projektima, možda ćete imati mogućnost da napredujete u višu funkcionalnu ulogu ili ulogu koja je više usmerena na projekat. Ali imati puno karijernih opcija je dobra stvar, čak i ako to čini teškim odlukama.
Organizaciona struktura koja radi savršeno za sve poslove kao što je uobičajena stvar ne funkcioniše uvek za projekte, a vi morate upravljati u okruženju u kojem radite. Dobijanje nekog iskustva u svakoj od ovih struktura je dobra ideja, tako da ih možete iskusiti iz prve ruke. To će vam pomoći da odlučite koje okoliš najbolje odgovara vašim vještinama i preferencijama. Onda možete da napravite informisan izbor ako imate priliku da odlučite o budućem poslovnom okruženju.
Razumevanje prednosti i nedostataka svake organizacione strukture projekta daje vam priliku da sagledate gde najbolje trošiti svoje vreme i uticaj kako biste maksimalno iskoristili svoj tim i pomogli Vašem projektu da završi uspešno.