Kako uspješno upravljati svojim prvim projektom

Čestitam! Upravo ste bili zaduženi za važan novi projekat. Očigledno, vaš šef nudi ovu priliku kao glas povjerenja u vaše vještine. I dok ste uzbuđeni, ovo vam je prvi put odgovoran za celokupan projekat i malo je zastrašujuće

Brojni su vam pitanja:

Ovaj post je fokusiran na pomaganje svakom novom u vođenju projekta , odbora ili inicijativa tima za aktivnost koja je jedinstvena za organizaciju. Bez obzira da li organizujete zabavu ili vodite nove inicijative za razvoj proizvoda, alati i procesi upravljanja projektima postoje da bi vaša verovatnoća uspjeha bila znatno veća.

Prvo, razumijemo 5 faza projektnog procesa:

Dok vas podstičem da detaljno pročitate više o svakoj od pet faza , znajte da su:

  1. Iniciranje: otvaranje projekta.
  2. Planiranje: planiranje celokupnog rada projekta.
  3. Izvršenje: zapravo obavljanje posla.
  4. Upravljanje i kontrola: sav rad koji radite tokom projekta za praćenje napretka.
  5. Zatvaranje: završavanje i isporuka projekta i odlaganje tima.

Ovi koraci su identični za svaki projekat.

13 Osnovni koraci za projekat Novice:

  1. Definisanje opsega: Prvi i najvažniji korak u bilo kom projektu je definisanje obima projekta . Šta to treba da postignete ili napravite? Koji je cilj projekta? Jednako važno je i definisanje onoga što nije uključeno u obim vašeg projekta. Ako ne dobijete dovoljno definicije od svog šefa, razjasnite sami opseg i pošaljite je nazad na sprat za potvrdu. Iako je primjer nešto izvan poslovne teme, svi se možemo odnositi na vjenčani prijem. Pri planiranju vjenčane recepcije, možda ćete imati svoj opseg: pripremite venčani prijem za 100 gostiju, zajedno sa večerom, otvorenim šankom, vjenčanim kolačićem i uživo bendom za ples za određeni datum po cijeni koja ne prelazi 20.000 dolara.
  1. Odredite raspoložive resurse: Koje osobe, opremu i novac imate na raspolaganju za postizanje ciljeva projekta? Kao menadžer projekta, obično nećete imati direktnu kontrolu nad ovim resursima, već ćete morati upravljati njima pomoću matričnog upravljanja .
  2. Razumjeti vremenski rok: Kada se projekat mora završiti? Dok razvijate svoj plan projekta, možda ćete imati određenu fleksibilnost u tome kako koristite vrijeme tokom projekta, ali su obično fiksni rokovi, kao u slučaju prijema na venčanje. Ako odlučite da koristite prekovremene časove za ispunjavanje rasporeda, morate to uzeti u obzir u skladu sa ograničenjima vašeg budžeta.
  3. Sastavite svoj projektni tim: Uzmite ljude u svom timu i započnite dijalog. Oni su tehnički stručnjaci. Zbog toga je njihov funkcionalni nadzornik im dodelio projekat. Vaš posao je upravljanje timom.
  4. Detail the Work, Dio 1: Koji su glavni dijelovi ili komponente koje treba stvoriti za završetak projekta? Na primjer, prijem na vjenčanju zahtijeva na visokom nivou: salu za prijem, hranu, piće, kolač, goste i zabavu. Naravno, svaka od ovih većih predmeta može se razvrstati u mnoge dodatne stavke. To je sledeći korak.
  5. Detail the Work, Part 2: U našem primjeru svadbene prijema, verovatno imate ekipu ili osobu zaduženu za različite komponente. Radite s članovima vašeg tima da navedete detalje potrebne za postizanje svake glavne stavke. Osoba zadužena za hranu mora razumjeti opcije, ograničenja troškova i vršiti izbore koji podržavaju postizanje obima . Navedite manje korake u svakom većem koraku. Koliko nivoa duboko ćete ući u sve detaljnije korake zavisi od veličine i složenosti vašeg projekta.
  1. Razradite Preliminarni plan: sastavite sve svoje korake u plan. Dobar način da to učinite je da koristite tablu prioriteta koja identifikuje koje stavke moraju prethoditi drugim stavkama. Formalne prakse upravljanja projektima pozivaju na razvoj onoga što se naziva mrežnim dijagramom i identifikuje kritički put . Iako ovo može biti izvan vaših potreba ili nivoa znanja, osnovno pitanje je da redefinišete aktivnosti u pravom redosledu, a zatim dodijelite sredstva aktivnostima. Pitanja koja treba postaviti uključuju: Šta se prvo događa? Koji je sledeći korak? Koji koraci mogu ići istovremeno sa različitim resursima? Ko će uraditi svaki korak? Koliko će to trajati? Postoji mnogo odličnih softverskih paketa koji mogu automatizirati veliki broj ovih detalja za vas. Pitajte druge na sličnim pozicijama šta koriste.
  2. Napravite svoj osnovni plan: dobijete povratne informacije o vašem preliminarnom planu od svog tima i od bilo kojeg drugog učesnika. Prilagodite vremenske rokove i radne rasporede kako bi se projekt prilagodio raspoloživom vremenu. Potrebno je prilagoditi preliminarnom planu za izradu osnovnog plana.
  1. Zahtevi za prilagođavanje projekta: skoro nikada nije dovoljno vremena, novca ili talenta dodeljenog projektu. Vaš posao je da učinite više sa ograničenim resursima nego što ljudi očekuju. Međutim, često se ograničavaju na projekat koji je jednostavno nerealan. Morate napraviti slučaj i predstaviti ga šefu i tražiti da se te nerealne granice izmene. Tražite izmene na početku projekta. Nemojte čekati dok ne bude u nevolji da zatražite potrebne promjene. Međutim, ako vaš projekat uključuje vjenčanje, nemojte očekivati ​​da ćete uspjeti tražiti mnoge značajne promjene!
  2. Radite svoj plan, ali ne umreš za to: Izrada plana je važna, ali plan se može promeniti. Imate plan za vožnju na posao svako jutro. Ako je jedna raskrsnica blokirana nesrećom, promenite svoj plan i idite na drugi način. Uradite isto s planovima projekta. Promijenite ih po potrebi, ali uvek držite u vidu opseg i resurse.
  3. Pratite napredak vašeg tima: Na početku projekta malo ćete napredujete, ali započnite da pratite šta svi rade u svakom slučaju. To će olakšati uhvatiti probleme pre nego što postanu problemi.
  4. Dokumenti Sve: Vodite evidenciju. Svaki put kad promenite svoj osnovni plan, zapišite šta je promjena i zašto je bilo potrebno. Svaki put kada se novi zahtev dodaju projektu, zapišite gde je uslov i kako je vremenski okvir ili budžet prilagođavan zbog toga. Ne možete se sjetiti sve, pa ih napišite tako da ćete ih moći pogledati na kraju pregleda projekta i učiti od njih.
  5. Držite svima u obaveštenju: Sve zainteresovane strane o projektu sve vreme obavještavajte o napretku. Obavestite ih o svom uspjehu dok završite svaki prekretnicu, ali i obavijestite ih o problemima čim se pojavite. Takođe, obavestite svoj tim. Ako se promene razmatraju, recite timu o njima što je daleko ispred koliko možete. Uverite se da su svi u timu svesni šta svi drugi rade.

Bottom Line

Ne morate biti zvanični projektni menadžer koji vodi projektnu inicijativu. Međutim, trebalo bi da primenite alate i logiku upravljanja projektom u cilju razjašnjavanja vaših ciljeva, detaljnog rada, izgradnje tima i izvršavanja i praćenja rada. Najbolje od uspeha!