Formalni projekti prate petostepeni proces kao sledi
- Iniciranje: formiranje projektnog tima, zakup projekata i kick-off.
- Planiranje: završetak obima projekta, definisanje detaljnog rada, procjena rizika, identifikacija potreba za resursima, finalizacija rasporeda i priprema za stvarni rad.
- Izvršenje: izvođenje stvarnog rada koji zahtijeva definicija i opseg projekta.
- Monitor i kontrola: stvarno upravljanje , izveštavanje i kontrola resursa i budžeta tokom faze izvršenja.
- Projekat Blizu: isporuka projekta, procjena naučenih lekcija, prekid rada projektnog tima.
Tradicionalni protok projekta
Bez obzira na veličinu projekta, kretanje kroz etape je isto. Projekat se započinje ili pokreće čarterom kojim se identifikuje projektni menadžer i opisuje važnost projekta.
Kada se projekat pokrene, prelazi u fazu planiranja. Ovde jezgro i radni timovi identifikuju potreban rad koji treba da bude završen kako bi se postigao obim projekta i razvio procjene i procjene vremena, troškova, resursa i rizika.
Nakon faze planiranja, rad počinje i dolazi u određenom redosledu neophodnom za prelazak sa prethodnika ili prethodnih aktivnosti na aktivnosti naslednika.
Zavisnosti od projekta igraju važnu ulogu u ovoj fazi.
Dok se izvršenje odvija, rukovodilac projekta i članovi tima prate, izveštavaju i kontrolišu celokupni projekat, sa naglaskom na kritične putne aktivnosti. Ovaj rad se nastavlja sve dok faza izvršenja nije završena i projekat se isporučuje kupcu.
Završna faza, zatvaranje projekta, uključuje obradu isporuke, procjenu naučenih lekcija i odlaganje projektnog tima kako bi članovi mogli da pređu na svoju sljedeću inicijativu.
Za agilne ili iterativne razvojne projekte, planiranje i izvršenje se odvijaju u kratkim potezima ili sprintama, dok se faze ponavljaju sve dok se projekat ne završi na zadovoljstvo kupca.
Detaljno objašnjenje za svaku scenu
Iniciranje: Čvrsta inicijacija projekta ne samo da će postaviti svoj projekat na uspeh, već će postaviti temelje za sve buduće faze. Tokom inicijacije, dobićete članove projektnog tima, obavestite ih o cjelokupnim ciljevima projekta i pitajte vlasnika klijenta ili projekta što više pitanja, kako biste mogli efikasno planirati projekat. Takođe je odlično vrijeme da se izgradi timski entuzijazam o projektu i prikupi bilo koji detalji iz poslednjeg minuta koji mogu uticati na planiranje projekta. Dodatni koraci uključuju:
- Analiza interesnih grupa
- Dodjela izvršnog sponzora
- Razvoj poverljivosti i komunikacija
- Formalni početni sastanak
Planiranje : Kada pokrenete projekat i prikupite sve relevantne informacije, onda ćete započeti planiranje vašeg projekta. Faza planiranja zavisi od veličine vašeg projekta, koliko informacija imate da organizujete i koliko je vaš tim veliki.
Kraj planiranja planiranja treba da bude jasan plan projekta ili raspored, od kojih će svi pratiti svoje zadatke. Korišćenje programa za planiranje projekata kao što je Microsoft Project ili Basecamp je izuzetno korisno prilikom planiranja projekta. Ako nemate pristup nekoj od ovih programa, uradite opštu pretragu na mreži za besplatni softver za planiranje projekata. Iako je korišćenje programa planiranja projekata korisno, nije uvijek neophodno. Korišćenje Excel-a i Word-a za kreiranje plana i komuniciranje timu je jednako efikasan. Specifični zadaci u fazi planiranja uključuju:
- Stvaranje plana komunikacije za različite zainteresovane strane
- Razvijanje detaljne strukture raspada rada.
- Prepoznavanje kritične staze .
- Placanje resursa na plan projekta i preciziranje redosleda rada na osnovu zavisnosti od projekta i ograničenja resursa.
- Izrada detaljnog rasporeda.
- Procjena rizika i razvijanje plana prioritizacije rizika i ublažavanja.
Izvršenje: Sada kada imate solidan plan projekta, tim može započeti izvršenje projekta protiv svojih zadataka. To je faza u kojoj svi zapravo započinju raditi. Želeli biste zvanično da otpočnete fazu izvršenja sa sastancima u ličnom životu kako biste osigurali da svako ima ono što treba da započne sa izvršavanjem svog dela projekta. Dobijanje tima na pravom putu je integralno za uspeh projekta, tako da jasno artikulišemo raspored i plan komunikacije.
Monitor i kontrola: Dok je projekat u fazi izvršenja, započete ga monitoringom i kontrolom kako bi se osiguralo da se kreće po planu. Postoji niz načina na koje možete pratiti i kontrolisati projekat. Povremene prijave sa vođama tima, organizovane dnevne "stand-up", ili više formalni sastanci nedeljnog statusa su efikasni. Informacije koje izađu na ovim sastancima ili komunikacijskim kanalima će obavestiti povratnu petlju i na kraju bilo koje ponovno planiranje i prilagođavanja koja su potrebna za projekat. Dodatne važne aktivnosti u ovoj fazi uključuju:
Pridržavajte se unapred uspostavljenog plana komunikacije kako biste osigurao svest zainteresiranih strana o statusu projekta.
Praćenje radnih timova i radnih aktivnosti na kritičnom putu.
Identifikovanje mogućnosti za poboljšanje učinka rasporeda brzim praćenjem ili završavanjem aktivnosti paralelno ili gdje je potrebno, curići raspored dodavanjem resursa.
Praćenje stvarnih i planiranih troškova.
U nekim slučajevima, praćenje, izračunavanje i izveštavanje o zarađenim vrednostima za plan projekta.
Pratiti i ublažiti rizike i poboljšati plan rizika po potrebi.
Projekat Zatvori: Kada svi detalji i zadaci vašeg projekta budu potpuni i odobreni od strane klijenta ili vlasnika projekta; konačno možete zatvoriti svoj projekat. Zatvaranje projekta je isto toliko važno kao i njegovo iniciranje, planiranje i izvršenje. Želite da dokumentujete sve informacije iz projekta i uredite ga uredno, kako biste se mogli vratiti ako je potrebno. Takođe je dobro vreme da se post mortem održi na projektu, tako da svi članovi tima mogu razmišljati o tome šta se desilo ili pogriješilo tokom projekta. Takođe treba dokumentovati tako da ishod može biti podeljen sa drugim članovima projekta i podnet u folderu istorije projekta. Konačno, važno je formalno prekinuti projektni tim, pružajući povratne informacije i procjene učinka kako je to pokazano u politici vaše firme.
-
Ažurirano Art Petty