U ovom članku istražujemo izazove projektnih timova koji slabo funkcionišu, kao i pristupi koje vodeći lideri tima i projektni menadžeri zapošljavaju da se izvuku izvan Tuckman-ovih faza formiranja i guranja na jedan koji naglašava performanse.
Pošteno upozorenje: ne postoji čarobna lista " uradite ove stvari i odličan tim će se pojaviti. "Ovo je težak rad koji zahtijeva primjenu i nauke iza grupa performansi i umjetnosti voditi druge.
Pet zajedničkih misterija projektnih timova koji se bore
Provedite vrijeme posmatranja i rada sa projektnim timovima koji se bore i primetićete mnoge oblasti u kojima se komunikacija raspada i trpi performanse. Kopati ispod površine u potrazi za osnovnim uzrocima nedovoljne performanse, a ova pet zajedničkih problema se neizbežno pojavljuju.
1. Ne postoji jasna i galvanizirana svrha . Učesnici tima nisu svesni značaja projekta i njegove povezanosti sa klijentom ili organizacijom. Da projektuju članove tima, ovo je "samo još jedan projekat".
2. Kupac nema sedište za stolom. Nedostatak jasnoće oko kupca rezultira maglovitim projektnim okruženjem u kome članovi tima žele da prođu kroz sve od zahteva do vremena i troškova.
3. Upravljanje projektima je prisutno, ali vođstvo projekta nedostaje u akciji. Vrednosti su nejasne ili nepostojeće. Odgovornost i odgovornost nisu dobro utvrđeni. Alati i šabloni su tu, ali mekane vještine nigdje ne mogu pronaći.
4. Slabo definisane i nejasne uloge. Performanse trpe kada ljudi ne shvate svoje uloge ili uloge koje igraju članovi tima.
5. Preveliki broj projekata koji prate premalo resursa. U današnjim organizacijama u stilu upravljanja matricama , članovi tima se često distribuiraju u više inicijativa. Kada projekti proliferišu kao reprodukciju zečeva, preopterećeni članovi tima se trude da se fokusiraju i rade svoj najbolji rad.
Osam aktivnosti koje morate preduzeti da biste kreirali projektni tim visokih performansi:
Iako bi bilo lepo vjerovati da postoji jednostavna kontrolna lista za izgradnju tima visokih performansi, život, projekti i ljudi nisu tako jednostavni. Sljedeće sugestije su više "minimalni uslovi potrebni za uspeh" nego što su "uradi ovo i sve će raditi". Zapamtite, izgradnja velikih timova je mješavina nauke o ljudskoj psihologiji i neuroznanosti i umjetnosti liderstva. Koristite ideje u dobrom zdravlju kao osnovu za sopstveni razvoj visokih performansi!
1. Pretvorite projekat u epsku potragu! Uzmite lekciju za upravljanje iz sveta video igara i uverite se da su članovi tima hiper-svesni prirode njihove misije i njegovog značaja za klijente, organizaciju i njihov razvoj kao profesionalce. Članovi tima bi trebalo posmatrati svaki projekat kao prilika za poboljšanje primjenom svojih vještina i razvijanjem i učenjem novih vještina.
Sa kreativnošću, čak i najmanja inicijativa se može postaviti kao dio veće potrage.
2. Prepoznati i iskoristiti SCARF model iz sveta neuronauke. Ova akronim označava status, sigurnost, autonomiju, povezanost i pravičnost. Sve o strukturi tima i menadžmentu mora ojačati ova kritična lična pitanja za svakog člana tima. Efektivni lider projekta posvećuje pažnju ovim atributima i strukturira svoje ponašanje kako bi pojačao pozitivne rezultate za svakog pojedinca u projektnom timu.
3. Uzmite važnu lekciju o liderstvu iz istraživanja o vodećim u opasnim situacijama . Članovi tima moraju verovati da vođa tima brine o svakom članu tima i kritički je fokusiran na osiguranje njihove sigurnosti i uspeha. Kao vođa tima, pitajte i odgovorite: " Zašto će mi članovi tima vjerovati da će ih voditi na sigurnost i uspeh?" I onda definišite ponašanja koja morate svakodnevno prikazati kako biste potaknuli svoju posvećenost njima.
4. Uverite se da je kupac prisutan od prvog dana i svakog sledećeg sastanka . Ne možete pokrenuti projekat ako je pogled na kupca nejasan. Da li je vaša inicijativa fokusirana na vrlo specifičnu publiku ili na opšti skup ciljnih grupa, postoje tehnike koje možete koristiti za kreiranje jasnosti. Za nove inicijative za razvoj proizvoda usmerene na hvatanje novih kupaca, kreirajte detaljne korisnike za svaki tip. Za velike napore u izgradnji ili razvoju, osigurajte da predstavnik kupaca bude deo projektnog obima i odobrenja. U situacijama kada klijent ne može biti fizički prisutan, neki timovi stvaraju proksi - isječak ili punjenu životinju - koja zauzima mesto na svakom sastanku. Grupa mora tražiti i pokušati odgovoriti na svaku odluku: "Šta će kupac reći ovom problemu."
5. Da li vaši članovi tima definišu povelju o ulozi. Svi u timu trebaju pitati i odgovoriti: " Na kraju ovog projekta, šta će mi članovi tima rekli da sam uradio?" Podijelite i diskutujte i definišite opis uloge koji odgovara odgovorima.
6. Učite vašem timu ove dve kritične veštine veština: kako razgovarati i kako da odlučite . U početku u procesu formiranja tima postavite očekivanja za međuljudsku komunikaciju i osigurajte da povećate odgovornost. Za grupna podešavanja, naučite tim da istražuju probleme kroz pristupe facilitacije koje fokusiraju sivu materiju grupe na jednu temu istovremeno. Naučite ih da razjasne emocije, rizike, ideje i informacije i razmotrite svaku od njih pre nego što pređete na presudu. Za donošenje odluka, timovi za pomoć razumeju svaki veliki izbor iz više tačaka (okvira) i nauče ih da procijene više opcija za svaku odluku. Ove veštine se ne predaju u programima za upravljanje projektima i nisu neophodne kao deo stručnog sertifikovanja, ali su od suštinskog značaja da pomognu timu da uči da radi zajedno.
7. Podupiranje timskog treniranja. Treniranje je moćan alat za podršku performansama tima i često je nedovoljno iskorišćen. Možete koristiti spoljašnje ili unutrašnje resurse za ovu ulogu, mada trener mora biti objektivni autsajder sposoban da posmatra i ponudi iskrene povratne informacije o ponašanju i efektivnosti tima. Trener je neprocenjiv izvor u pomaganju posmatrati i identifikovati kvarove u procesima rasprave i odlučivanja koji su navedeni u šestom broju gore. Koristite trenera da izazove pretpostavke i budite u potrazi za različitim pristrasnim grupama, uključujući grupnu razmišljanje.
8. Borite se za vreme i pažnju vaših članova tima. Veliki projektni lideri naporno rade u ime svojih članova tima da bi se osiguralo da imaju sposobnost da se fokusiraju i da rade svoj najbolji rad. Kao vođa projekta, to znači da ćete morati da se uključite u organizacionu politiku sa drugim projektnim i funkcionalnim liderima i pregovarate u ime vaših članova tima. Vaše zagovaranje i vaša sposobnost da ponudi recipročnu podršku drugim voditeljima projekta za potrebe vlastitih resursa će se pokazati kritičnim u performansama kratkoročnih timova i vašem dugoročnom uspjehu.
Bottom line for Now:
Ako napustite projektni tim na šansu, malo je verovatno da će se pojaviti visoki učinci. Imajući u vidu važnost projekata na našem radnom mestu, svi od rukovodilaca koji odobravaju i sponzorišu projekte timskim vođama, projektnim menadžerima i članovima tima, imaju ulogu u ishodima. Naporno radite sa vašeg položaja kao menadžer projekta ili član tima kako biste osigurali prisustvo alata i ideja navedenih gore, a vaše šanse za stvaranje tima visokih performansi značajno se poboljšavaju.