Osnovni projektni menadžment 101: Šta je upravljanje projektima?

Objašnjeni su Elementi upravljanja projektima

Upravljanje projektom je jedna od najkritičnijih komponenti uspešnog poslovanja. On utiče na prihode i obaveze, i konačno u interakciji sa zadovoljstvom klijenata i klijenata i zadržavanjem. Vaša kompanija može imati samo jedan projekat u radovima u isto vrijeme, dok druge veće korporacije i entiteti mogu odjednom kockati nekoliko projekata. Po svojoj prirodi, projekti su privremeni.

Projekti su sredstvo prema cilju, a cilj će na kraju biti postignut.

Vaše preduzeće može preći na drugi projekat ... ili ne. Možda je bio jednokratni cilj.

Projekti podstiču rastuću potrebu u radnoj snazi. Procjenjuje se da će do 2020. godine biti dodato više od 15 miliona novih pozicija upravljanja projektima.

Šta je upravljanje projektima?

Upravljanje projektom nije celokupan rad vaše kompanije. To je samo jedan segment, detaljan plan kako ćete vi i vaš posao postići određeni cilj.

Dovoljno je lako reći da želite da dođete do polja A, tako da ćete preduzeti 25 koraka u tom pravcu. Međutim, morate i faktor razmišljanja o vremenu u vašem projektnom planu, a najverovatnije morate raditi u okviru budžeta. Možda biste popunili te 25 koraka ili biste mogli da se igrate. Zavisi od toga koliko brzo morate stići do uspješnog završetka projekta. Možete uštedjeti novac pešačenjem, ili možete angažovati vozača. Zavisi od budžeta koji ste posvetili projektu.

Ne postoji jedan pristup, sistem ili plan za jednu veličinu. Svaki projekat koji se bavite vašim kompanijama najvjerovatnije će imati svoju vremensku liniju, cilj i budžet. Zbog toga je toliko važno imati na umu talentovanog menadžera projekta da bi pokrenuo emisiju.

Elementi projekta

Uspješni projektni menadžer mora istovremeno upravljati četiri osnovna elementa projekta: opseg, sredstva, vrijeme i novac.

Ovi elementi su međusobno povezani i moraju se upravljati zajedno ako su projekt i menadžer projekta uspešni.

1. Obim: Ovo uključuje veličinu projekta, ciljeve i zahteve.
2. Resursi: Potrebni su vam ljudi, oprema i materijali.
3. Vrijeme: Ovim se ne bavi samo koliko će vremena trajati projekat. Mora se razvrstati na trajanje zadataka, zavisnosti i kritički put.
4. Novac: Imajte čvrst stav o troškovima, nepredviđenim situacijama i profitu.

Najvažniji element: Obim

Obim projekta je definicija onoga što projekat treba da postigne i budžet vremena i novca koji su stvoreni za postizanje ovih ciljeva. Svaka promena u obimu projekta mora imati odgovarajuću promjenu u budžetu, vremenu, resursima ili sva tri.

Ako je područje projekta izgradnja zgrade za kuću tri widgeta u budžetu od 100.000 dolara, očekuje se od menadžera projekta. Ako se opseg promeni u zgradu za četiri vidžeta, menadžer projekta mora dobiti odgovarajuću promenu vremena, novca i resursa.

Resursi

Postoje tri aspekta razumevanja i upravljanja resursima: ljudima, opremom i materijalom.

Uspješan menadžer projekta mora efikasno upravljati resursima koji su dodijeljeni projektu, uključujući članove projektnog tima , osoblje dobavljača i podizvođače.

On mora da obezbedi da njegovi zaposleni poseduju veštine i alate koji im treba da završe posao, i on mora stalno pratiti da li ima dovoljno ljudi da završe projekat u roku. Njegov posao je da obezbedi da svaka osoba razume zadatak i rokove projekta.

Stariji član svake grupe zaposlenih prijavljuje rukovodiocu projekta kada upravlja direktnim zaposlenima, ali zaposleni mogu imati i linijskog menadžera koji pruža tehnički pravac. U situaciji upravljanja matricom, kao što je projektni tim, posao menadžera projekta je da obezbedi smer projektovanja linijskim menadžerima. Upravljanje radnim podugovlačenjem obično znači upravljanje vodjstvom tima za radnike podugovarače koji upravljaju tim radnicima.

Menadžer projekta mora često nabaviti opremu i materijale i upravljati njihovom upotrebom tako da tim može efikasno djelovati.

Odgovoran je za odgovarajuću opremu i materijale na odgovarajućoj lokaciji u pravo vrijeme.

Vreme

Tri elementa uspješnog upravljanja vremenom su zadaci, raspored i kritički put.

Izradite raspored projekta tako što ćete redigovati sve zadatke koji moraju biti završeni. Neke moraju biti urađene redom, dok se drugi mogu preklapati ili biti urađeni u tandemu. Dodijelite trajanje svakom zadatku. Raspoređivanje potrebnih resursa. Odredite prethodnike - koji zadaci moraju biti dovršeni prije drugih - i nasljednika, zadaci koji ne mogu početi dok se ne završi jedan drugi zadatak. Ovaj aspekt projektnog upravljanja se ponekad naziva upravljanje vodopadom, jer jedan zadatak prati drugi u više ili manje sekvencijalnom redosledu.

Softver za upravljanje projektima može pojednostaviti zadatak kreiranja i upravljanja projektnim rasporedom.

Neki zadaci imaju malo fleksibilnosti u datumima početka i završetka. Ovo se zove "float". Ostali zadaci nemaju fleksibilnost. Imaju nultu float. Linija kroz sve zadatke sa nultom floatom naziva se kritički put . Svi zadaci na ovom putu - i mogu biti višestruke, paralelne staze - moraju biti završeni na vreme ukoliko projekat dođe do njegovog roka. Zadatak ključnog menadžera upravljanja projektom je nadgledanje kritičnog puta.

Novac

Tri razmatranja u upravljanju novcem su troškovi, nepredviđeni rizici i profit.

Svaki zadatak ima trošak, bilo da je to radno vrijeme računarskog programera ili kupovna cena kubnog dijela betona. Svaki od ovih troškova se procjenjuje i iznosi prilikom pripreme budžeta projekta .

Neke procjene će biti tačnije od drugih. Stoga bi budžet projekta trebao uključiti dodatak za nepredviđene okolnosti - novac koji se izdvaja u budžetu "za svaki slučaj" stvarni trošak jedne stavke divlje se razlikuje od procjene.

Dobit je novac koji kompanija želi da napravi iz zadatka. To je stavljeno na vrh troškova.

Dakle, budžet projekta sastoji se od procenjenih troškova, plus nepredviđeni, plus bilo kakav profit. Zadatak menadžera projekta je zadržati stvarni trošak na ili ispod procijenjene cijene i maksimizirati profit koji kompanija zarađuje na projektu.

Upravljanje projektima je umjetnost i nauka

Uspješno upravljanje projektom traje praksa. Ove ideje mogu vam dati osnovno razumevanje upravljanja projektima, ali smatrajte to samo početkom. Ako vaš posao ili karijera uključuje upravljanje projektima, a ako želite poboljšati svoje veštine, razgovarajte sa uspešnim rukovodiocima projekta, čitajte i praktikujte. Upravljanje projektom može biti veoma dobra karijera.