Vodič za upravljanje projektima, uključujući i procjenu budžeta

Institut za upravljanje projektima (PMI) definiše upravljanje projektima kao "ispunjavanje zahtjeva projekta kroz primjenu znanja, vještina, alata i tehnika projektnih aktivnosti. To se postiže korištenjem iniciranja, planiranja, izvršenja, kontrole i zatvaranja projekta . "

Iako se ova definicija može činiti složenom, principi upravljanja projektima zapravo su ukorenjeni u zdrav razum i praktičnost.

Bilo da želite da obezbedite upravljanje projektima svojim klijentima ili vašim ciljem da postanete menadžer projekta, korak po korak razmotrite osnove upravljanja projektima. Pre nego što započnete, utvrdite da li je usluga koja vam nudite (ili zadatak koji ste preuzeli) zaista projekat.

Opšta uprava protiv upravljanja projektima

Kako odlučujete da li je nešto ili nije projekat? Da bi se ovo razdvojilo, razdvojite dva različita područja upravljanja u funkcionalno (ili opće) upravljanje i upravljanje projektima.

Funkcionalno ili opšte upravljanje je kontinuirani rad zadatka. Jedan primer bi bio ako posedujete tehnološku kompaniju i imate klijenta za koji pružate rezervnu podršku i stalno upravljate njihovim godišnjim računom tako što ćete napraviti rezervne kopije svojih servera i pružiti im nedeljni izveštaj o aktivnostima. Ako ovo radite pet godina i imate obnovljiv ugovor sa klijentom, vaš rad je kontinuiran i stoga općenito ili funkcionalan.

Međutim, ako vaš klijent želi da implementira novi sistem za upravljanje sadržajem i imaju godinu dana da razviju novi sistem i zatraže od vas da vodi svoj razvoj, vaš klijent vas je angažovao u projektu.

Slično tome, ako radite sa ljudskim resursima i vaš posao je da rukovodi budžetom odjeljenja i nadgledate mlađe saradnike, onda imate funkcionalan posao jer je to kontinuirani posao koji nema definisani završetak.

S druge strane, ako imate isti HR posao i direktor vašeg odeljenja traži od vas da implementirate novi program regrutacije (i pružite vam rok i budžet) i da ste vi menadžer projekta, onda je to projekat jer ima početni i krajnji datum i zadatak se dešava samo jednom.

Vizuelizacija vašeg projekta u tri dela

Sada kada razumete suštinu onoga što predstavlja projekat, možete detaljnije pogledati upravljanje projektima. Koristeći program za zapošljavanje kao primer, sada kada znate da postoji potreba za projektom, sledeći korak je opisivanje obima, vremena i potrebnog budžeta.

Upravljanje projektom je planiranje, organizovanje i kontrola obima, budžeta i vremena programa regrutnog programa. Da biste pomogli vizuelizaciji projekta, nacrtajte jednostavnu piramidu. Svaka linija piramide predstavlja jedan od tri glavna dela projekta (tj. Opseg, vreme i budžet). Prazan prostor u sredini piramide je kvalitet isporučenog proizvoda. Piramida je važno sredstvo koje treba imati u vidu kada planirate svoj projekat, jer kako se vaši tri glavna dela raste ili smanjuju, utiče na kvalitet proizvoda.

Obim projekta

Definisanje obima je često najteži i složeniji deo upravljanja projektima.

Detalji o projektu su uopće nepoznati na početku, tako da procjena kojih aktivnosti i zadataka je potrebna za izvršenje projekta uzima pažnju. Oblast se sastoji od svih različitih aktivnosti i zadataka koji će se preduzeti kako bi se proizveo krajnji proizvod koji ćete isporučiti. Definisanje opsega projekta pomoći će vam da odredite vreme i budžet koji ćete trebati kako biste završili projekat. Dobar način da započnete je jednostavno napisati šta mislite da je potrebno da biste završili zadatak. Zatim konsultujte se sa drugima kako biste stekli sveobuhvatan pregled svih uključenih aktivnosti.

Vrijeme projekta

Jednom kada ste ustanovili početni opseg, možete početi da dodelite vrijeme svakoj aktivnosti i zadatku, a dodatno, da pogledate projekte veće slike. Zapitajte se koje će se aktivnosti desiti istovremeno i koje će se desiti sekvencijalno.

Takođe, obratite pažnju na to koliko će ljudi pregledati projektne aktivnosti, jer će to uticati na vreme koje će preduzeti da bi se završio korak. Iznenađujuće je koliko dugo traje jednostavan zadatak kada tri osobe treba da ga pregledaju. Nakon što izračunate koliko će vremena trajati za kompletiranje kumulativnih aktivnosti i zadataka, spremni ste za kreiranje rasporeda projekta za projektni tim koji će slediti.

Projekat budžeta

U ovom trenutku, utvrdili ste šta (opseg) i dužinu (vrijeme) projekta, Sada je vrijeme da odredite budžet. Slično kao računanje vremena za projekat, često ćete morati da konsultujete druge, uključujući odeljenje, da biste utvrdili tačan budžet. Budžet se sastoji od više razmatranja, uključujući upotrebu ljudi i materijala koji su uključeni u preduzete aktivnosti i koliko dugo će oni (tj. Ljudi) biti potrebni i materijali koji se koriste.

Komunikacija je ključna

Često puta klijent (ili šef) želi da projekat završi u unapred utvrđenom vremenu i budžetu bez obzira na obim projekta. Problem s tim je da skoro uvek, obim projekta ne može biti opravdan s obzirom na ograničenje vremena i budžeta. Shodno tome, deo upravljanja projektom pregovara o uslovima projekta sa klijentom ili šefom. Tokom pregovaračkog procesa, kao i cjelokupne dužine projekta, dobra jasna komunikacija je najvažnija veština koja će vam trebati. Što je jasnije, komunicirate sa izazovima na putu, što će biti srećniji vaš klijent ili šef.