Snaga pažljivo izrađenog obima projekta:
Pažljivo određena izjava o opsegu je kritičan omogućitelj uspeha projekta i sastavni dio prakse efektivnog upravljanja projektima. Prednosti uključuju:
- Izjava omogućava projektnom timu i klijentima da osiguraju da dele zajednički pregled očekivanih karakteristika, kvaliteta i vremena projektovanja.
- Obim omogućava projektnom timu sposobnost da se jasno identifikuju i angažuju sa zainteresovanim stranama: pojedincima ili grupama koje su pod uticajem projekta i dobiju njihovu podršku i uključenost.
- Obim pomaže članovima tima da se fokusiraju samo na rad koji je potreban za zadovoljavanje potreba kupca.
- Ako su predložene promjene koje su izvan granica prvobitnog područja, izjava služi kao vodič za procjenu i predlaganje izmjena. Ako promene prihvate svi uključeni akteri, izjava o opsegu se revidira.
Stvaranje područja projekta:
Rukovodilac projekta u saradnji sa članovima tima, kupcima, izvršnim sponzorom i ključnim zainteresovanim stranama radi na razumijevanju i opisu potrebnog rezultata iz projektne inicijative, često se koristi kao rezultat. Ovaj rezultat uključuje troškove ili prihvatljiv raspon troškova koji je validiran u planiranju i procjeni aktivnosti.
Takođe definiše ključne karakteristike koje treba uključiti, kao i vremenski okvir za konačnu isporuku projekta. Kada se dogovoreni od strane klijenta, rukovodioca projekta, projektnog tima i izvršnog sponzora, bilo kakve promjene u ovom obimu izvještaja moraju se izvršiti primjenom pažljivo kontrolisanog i dokumentovanog procesa promjene.
Kaskadni uticaj projekta na drugi:
Kada se sagleda izjava o opsegu ili dokument, uključeni radni timovi koriste informacije u izjavi da bi procijenili svoj rad, vrijeme i troškove. Što je tačnije i preciznije izjava o opsegu, verovatnije je da će radni timovi proizvesti tačne procjene i zahtjeve resursa.
Izjave o opsegu projekta identifikuju šta nije uključeno u inicijativu:
Nije neuobičajeno da se u dokumentu o obuhvatu projekta navode i specifične stavke koje nisu deo obima projekta i na taj način se isključuju iz posla koji treba dostaviti. Na primjer, projekat izgradnje kuće može predvidjeti da vlasnik dozvole za dobijanje ekoloških dozvola vrši i izvan opsega projekta izvođača radova na izgradnji kuće.
Uticaj loše izgrađenog područja projekta:
Nedostatak jasnosti oko obima projekta je uobičajeni izvor stresa i neuspjeha projekta.
Nejasan ili dvosmisleni dokument o obimu ostavlja mnogo pitanja otvorenim za raspravu i neinformisane pozive sudija, koji utiču na karakteristike, kvalitet, vrijeme i troškove inicijative.
Još jedan izazov sa nejasnom izvodnom opsesijom u kombinaciji sa slabim procesima promene naziva se: lupanje okoline. Križni opseg se dešava kada zahtevi kupaca i radni timovi dodaju dodatne mogućnosti za isporuku, van namere ili granica prvobitnih planova.
Promena opsega:
Iako će česte promene u okruženju odložiti završetak projekta i potencijalno dodati značajne troškove, postoje neke situacije kada je neophodno i razumno prilagoditi obim. Menadžeri projekta se oslanjaju na proces "upravljanja promenama" koji identifikuje traženu promjenu, revidira sve odgovarajuće procjene vremena, troškova i radne opterećenja i ponovo procjenjuje projekat za nove rizike s obzirom na promjenu.
Obično menadžer projekta i izvršni sponzor donose konačnu odluku o promeni obima nakon što se situacija u potpunosti analizira. Promjene su dokumentovane u dnevniku odluka i zatim prenete na veći projektni tim.
Takođe poznati kao projektni zahtevi, ciljevi projekta
Primjeri: Obim projekta bio je dostavljanje web stranice na jednoj stranici, u skladu s specifikacijama projekta, u roku od dvije sedmice.