Planiranje projekta sa osnovnim alatima upravljanja projektima

Naš radni posao sve više predstavlja svet projekata. Projekti su kako razvijamo nove proizvode, izvršavamo strateške inicijative i radimo sve što je novo u organizaciji.

Po definiciji, projekti su privremene i jedinstvene inicijative, za razliku od redovnih operativnih aktivnosti. I dok se mnoga preduzeća oslanjaju na obučene, sertifikovane projektne menadžere da vode svoje inicijative, projektne veštine sve više zahtevaju za sve profesionalce.

Ovaj članak nudi uvod u planiranje projekta za bilo koje profesionalce zainteresovane za usvajanje praksi koje tako dobro funkcionišu za profesionalne projektne menadžere.

Uzmite vremena za stvarno definisanje i planiranje Vašeg projekta:

Rukovodioci projekta shvataju da je u planiranju potrošen veliki deo ukupnog trajanja projekta. Mnogi od nas imaju tendenciju da započnu sa radom, što je u svijetu projekata slično kao što je preskočilo čitanje uputa na novom komadu nameštaja koji ste kupili od jedne od tih "trgovaca samih". Šanse su da će žurba da uradi posao bez čitanja instrukcija stvori neke ozbiljne probleme u nekom trenutku u vašem nastojanju.

Umjesto da se brzo udari u posao, važno je smanjiti nekoliko kritičnih pitanja:

  1. Šta tačno stvarate? Budite što specifičniji.
  2. Kada ga mora završiti?
  3. Koji resursi (ljudima, opremi i budžetu) imate pristup, da dovršite projekat?

Gornje tri stavke su osnovne komponente izjave o opsegu. Svaki projekt menadžer radi na razjašnjavanju obima prije početka rada.

Obimavanje inicijative kompanije za odmor:

Izjava o obuhvatu uzorka za partiju kompanije može da glasi na sledeći način:

Naš cilj je da planiramo i organizujemo godišnji odmor za 100 radnika i njihove značajne druge do kraja decembra, po cenu koji ne prelazi 10.000 dolara. Naše planiranje i koordinaciju će se sastojati od 4 članske komisije sa nadzorom izvršnog direktora. Zabava će uključiti otvoreni bar, obrok, dezert i zabavu.

Jednostavno odvojite vrijeme za izradu ove jednostavne, ali važne izjave nudi moćne smjernice za tim koji je uključen u projekat. Svako razume prirodu projekta, vremenski okvir, resurse i budžet.

Razbijte opseg u diskretne blokove rada:

Menadžeri projekta stvaraju nešto što se zove struktura raspada rada kako bi se opisali u jasnim, izvodljivim terminima, svi radovi projekta koji mora neko da završi u određenom vremenskom okviru. U vašoj situaciji, slom rada može uključivati:

Rukovodioci projekta bi razvili ovaj raspored rada projekta bez obzira na resurse ili vremenski raspored, ali više u formatu razmišljanja. Kada se identifikuju svi radovi neophodni za postizanje opsega projekta, vreme je da se odredi po redosledu, dodijeli odgovornosti i zatraži procjenu vremena i troškova od članova vašeg tima.

Kreiranje plana projekta iz rasporeda rada:

Nakon završetka jednostavnog rada koji je identifikovan na prethodnoj stranici, sada morate:

Kada se gore navedeni koraci završe, projektni tim treba da sarađuje kako bi se događaje uredio u ispravnom redosledu, primećujući bilo kakve konflikte za resurse ili potencijalne izazove planiranja. Napomena: projektni menadžer bi završio ovaj korak razvijanjem dijagrama mreže , izračunanjem kritičnog puta i zatim raspoređivanjem resursa, često uz pomoć računarskog softvera.

Za vaš manji projekat koristeći neformalne metode, jednostavan pristup post-it beleškama za postavljanje stavki u nizu može biti sve što je potrebno. Ovaj proces će vam omogućiti da razvijete potpunu sliku o koracima i rokovima za planiranje i pružanje odlične praznične zabave!

Neka se početak rada:

Sada kada ste vodili vreme da pravilno projektujete projekat, identifikujete glavne zadatke, izvršite zadatke i procenite potrebe za vremenom i resursima, spremni ste da tim stavite na rad na dodeljenim odgovornostima. Vaša uloga neformalnog menadžera projekta je da pratite rad, podržite članove tima i pomognete u identifikovanju i rješavanju izazova koji se događaju. Dobar projektni menadžer redovno se sastaje sa članovima tima kako bi procijenio napredak i identifikovao i kretao se rizikom nastajanja.

Bottom Line:

Isti pristupi opisani gore mogu se primijeniti na bilo koju situaciju u projektu u vašem odjeljenju ili poslovnoj jedinici. Razviti jasan opseg, identifikovati rad, dodijeliti resurse, razviti procjene i raspored, a zatim pratiti i kontrolirati rad. Vaši postupci će biti prepoznati i cenjeni od strane profesionalnih projektnih menadžera na vašem radnom mestu, a vaši rezultati će biti mnogo bolji od jednostavnog skakanja u rad bez razmišljanja. Najbolje od uspeha sa vašom sledećom inicijativom!

-

Ažurirano Art Petty