Dodajte u stvarnost da su projekti kako smo inovativni; kako izvršavamo strategiju i kako gradimo infrastrukturu i mogućnosti naše organizacije, očigledno je da viši lideri moraju učiniti sve što je u njihovoj moći da podrže projektne menadžere svoje firme.
Jedan od najvažnijih faktora koji promovišu uspeh projekta je prisustvo efikasnog, angažovanog izvršnog sponzora. Ova pozicija je dugo bila povezana sa uspehom projekta u industrijskim studijama, ali pregled literature koji opisuje stvarne prakse oko sponzorstva ukazuje na to da imamo dug put da idemo na institucionalizaciju prisustva i praksi sponzorske uloge u našim organizacijama. Malo konteksta je prikladno. Prvo, pogledajmo primarne odgovornosti sponzora.
Primarne odgovornosti izvršnog sponzora projekta
- Preuzimati odgovornost za ishod projekta. (Ova tačka se često opisuje kao zajednička odgovornost sa menadžerom projekta.)
- Povjerite projekat i dodelite ovlaštenja rukovodiocu projekta i glavnim članovima tima.
- Podržite projektni tim za resurse i vidljivost.
- Osigurati prisustvo i podršku efektivnim vrijednostima tima, uključujući odgovornost i transparentnost.
- Podržite tim pred izuzetne poteškoće.
- Trenirati projekt menadžera.
- Odbranite projektni tim protiv organizacionih smetnji.
Šta se dešava kada je izvršni sponzor van slike
U odsustvu podržavajućeg izvršnog sponzora, sve navedene odgovornosti pada na već previše opterećenog menadžera projekta, koji obično ne poseduje propusni opseg i političku podršku za ispunjavanje ovih zadataka.
Nedostatak efikasnog sponzora povećava rizik od problema sa projektima, uključujući, ali ne ograničavajući se na: neuspeh, suboptimalnu performansu u odnosu na vremenske, troškove i kvalitetne ciljeve i povećanu turbulenciju u timu.
Jednostavno rečeno, prisustvo efikasnog izvršnog sponzora je pozitivna razlika za složen rad donošenja najvažnijih privremenih i jedinstvenih inicijativa za uspješan zaključak. Imajući u vidu očiglednu važnost uloge, možda bi bilo razumno pretpostaviti da većina organizacija ozbiljno uzima svoj rad sa izvršnim sponzorima. Nažalost, malo vremena provedeno u stvarnom svetu sugeriše drugačije.
Uvid u to kako naše organizacije tretiraju ulogu izvršnog sponzora
Kao instruktor za upravljanje diplomskim radom u projektovanju, imam sreću da redovno saznam o praksi upravljanja projektom poslodavaca mojih studenata u glavnom metropolitskom području. Od Fortune 100 preduzeća do malih, preduzetničkih startupa i neprofitnih organizacija predstavljene organizacije predstavljaju presek naše ekonomije.
Iako bi bilo razumno očekivati u ovoj eri gde su prakse upravljanja projektima dobro utvrđene da će većina firmi pokazati zrel postupak oko uloge izvršnog sponzora, ustvari, situacija je upravo suprotna.
Nekoliko ne-naučnih nalaza iz mog godišnjeg neformalnog istraživanja studenata MBA-a o ulozi izvršnog sponzora u njihovim firmama:
- U prosjeku, više od pedeset odsto učenika opisuje svoju firmu kao da nema formalne prakse oko izvršnog sponzorstva.
- Nekoliko firmi ima bilo kakvu formalizovanu obuku ili standardizovan opis za ulogu i odgovornosti sponzora.
- Još nisam imao jedan studentski izveštaj da njegova firma pruža obuku za svoje izvršne sponzore.
- Postoji malo doslednog dogovora o odgovornosti sponzora za uspeh projekta.
- Kada studenti intervjuišu projektne menadžere u svojim firmama o njihovom zadovoljstvu sa performansom i podrškom svojih sponzora, većina anketiranih je izrazila frustracije.
Pregled formalnijih istraživanja od udruženja u industriji i privatnih konsultantskih firmi jača opštu validnost priloga od mojih studenata.
I dok sadašnje stanje prakse izvršnog sponzorstva može ostaviti prostor za poboljšanje, projektni menadžeri nemaju izbora osim da nastavljaju sa svojim inicijativama. Međutim, postoje neki koraci koje menadžeri projekta mogu preduzeti da regrutuju neophodnu izvršnu podršku.
Kako dobiti izvršnu podršku za vaš projekat
- Zapišite sponzora. Ako vaš projekat ima strateške implikacije za vašu firmu, bilo direktno za kupce ili indirektno omogućavajući efikasnije i djelotvornije interne aktivnosti u podršci potrošačima, trebalo bi da regrutujete sponzora. Radite direktno sa vašim izveštajem-menadžeru ili šefom vaše Projektne uprave za ojačavanje važnosti projekta i zatražite pomoć. Naglasite ulogu i odgovornosti sponzora, kao što je navedeno gore, i ukazati na istraživanja u industriji koja koreliraju sa uspjehom projekta i efektivnim sponzorstvom.
- Obučite svog sponzora. Naglasite ulogu kao stratešku, ne taktičku ili kao ličnost. Većina rukovodilaca dolazi na ulogu sponzora bez formalnog treninga ili čak konteksta za svoje odgovornosti. Dok ste u donekle nezgodnoj ulozi za obučavanje izvršne vlasti, većina ovih osoba će ceniti vaš kontekst i smjernice. Pitanja odgovornosti, jačanje vrijednosti i zaštita tima trebali bi biti vaš primarni fokus kada se ukrcate na svog izvršnog sponzora.
- Aktivno uključite i uključite svog sponzora. Najbolji projektni menadžer / izvršni sponzor odnosi su veoma interaktivni. Važno je da dve strane uspostavljaju jasan komunikacijski protokol za ažuriranje na projektne aktivnosti, kao i označavanje i odgovaranje na vanredne situacije. Rukovodilac projekta treba da podstakne izvršnog sponzora da s vremena na vreme prisustvuje statusu ili timskim sastancima kako bi pokazao stvarni interes i da bi služio kao navijačica u organizaciji za uspjehe tima.
- Pitajte za podršku treniranja od svog sponzora. Uvek je korisno imati nekoga sa više iskustva nego posmatranje i nudeći konstruktivne i pozitivne povratne informacije i treniranje o vašim performansama. Neka vaš sponzor zna da pozdravite ovaj unos u vašem drajvu da biste se poboljšali, a kada je primljen, prihvatite ga elegantno.
- Pomažući sponzora pažljivo za velika pitanja . Budite pažljivi da ne previše gledate ili tretirate svog sponzora na taktička pitanja. Najveća i najbolja upotreba vašeg sponzora je da pomognete sigurnim resursima; služi kao portparol projektnog tima širim menadžment grupama i pomaže vam da pojačate ključne vrijednosti tima. Postoji ravnoteža koja menadžer projekta mora poštovati kada razmišlja o crtanju sponzora u timske aktivnosti.
Bottom Line
Uloga izvršnog sponzora je jedan od važnih komada slagalice uspehu za projektne inicijative. Uspješni projektni menadžeri shvataju koliko je važna ova uloga i radi na dobijanju izvršne podrške na pravom nivou i intenzitetu. Ako je uloga sponzora odsutna ili nejasna, uzmite je na sebe da regrutujete i obučite svoje izvršne sponzore kako biste podupirali vas, vaš tim i vašu firmu za uspeh.