Kako planirati sastanak kompanije

Plan projekta za sastanak kompanije za početak

Čestitam! Vaša kompanija će održati sastanak za grupu zaposlenih odabranih sa svih nivoa kompanije. Izvršni direktor vam je dao odgovornost za projekt menadžera za događaj. Ovi savjeti i uzorak plana projekta pokazuju jedan način da menadžer projekta pristupi izradi plana projekta za sastanak kompanije ili slično složen projekat.

Predplanirati projekat

Vaš prvi korak je planiranje plana.

Počinješ raspravom o događaju sa zainteresovanim stranama. Ako je ovo prošlo prošle godine, šta se desilo? Šta nije u redu? Ko je upravljao projektom i može li vam pomoći da izbegnete zamke ove godine? Pošto vam je izvršni direktor dodelio projekat, šta on / ona želi iz ovog događaja? Kada će biti događaj? Gde? Koji je budžet?

Sastavite što više informacija koliko možete. Ovo će biti kostur na kome ćete izraditi plan projekta.

Izgradite tim

Koji drugi resursi trebate učiniti ovaj projekat uspješnim? Ima li ljudi u drugim odeljenjima koji vam mogu pomoći da ovaj događaj uspe? Šta treba da uradite da biste dobili pomoć? Da li možete samo da pitate ili želite da dobijete formalno odobrenje od svog šefa? Koliko vam vremena treba od njih? Koje specifične veštine vam trebaju da pruže? Može li iko drugi pružiti tu veštinu ako osoba koja želite nije dostupna?

Kako je to sastanak kompanije, kako HR može pomoći?

Da li vam je potrebna pomoć Odeljenja za opremu? Šta je sa Odeljenjem za marketing? Da li vam je potrebna pomoć na tom području?

Plan Agende

Jednom kada znate koliko će dugo trajati sastanak, počnite da popunjavate vremenske blokove. Da li vam je potreban otvoreni zvučnik? Ko će biti? Da li ćete zadržati prisutne zajedno ili ćete ih razbiti u manje grupe za dio programa?

Koliko će vam još zvučnika trebati? Ko će uspostaviti manje sesije ako izbijete?

Da li će događaj trajati više od jednog dana? Kako ćete zatvoriti prvi dan? Kako ćete ponovo otvoriti drugi dan?

Kako ćeš završiti na kraju? Da li vam je potreban završni govor? Kako ćeš upravljati logistikom ljudi koji se odjavljuju iz hotela ako ga rezervišete?

Pronađite prostor

Saznajte koliko ljudi dolazi. Zatim odredite koliko vam je potreban prostor. Gde će se događaj održati? Ima li prostor u korporativnoj kancelariji ili vam treba veći prostor? Da li izvršni direktor želi da taj sastanak bude održan van lokacije tako da se ljudi mogu koncentrirati, ili da li želi da se održi u kancelariji kako bi se smanjio trošak?

Koja svojstva u vašoj oblasti mogu pružiti potreban prostor? Da li je hotel u blizini aerodroma dobar izbor da minimizirate vreme putovanja za ljude koji dolaze iz grada ili da li biste pronašli nešto van grada koji će biti tiši?

Na koji način različiti objekti naplaćuju svoje objekte? Šta oni uključuju i šta će vam trebati kupiti i donijeti? Hoće li oni odrediti pojedinca sa kojim biste radili? Koja je njihova politika vezana za materijal i ljude spolja?

Pull It Off

Pošto ste prikupili odgovore na barem većinu ovih pitanja, možete početi da sastavljate plan projekta.

Zapamtite da ono što prikazujemo ovde je lista projektnih zadataka, samo struktura raspada rada (WBS). Ne uključuje nijednu zavisnost između zadataka ili vremenskih rokova. Oni će biti dodati kasnije.

Uzorak plana projekta sastanka kompanije

U planiranju projekta koristeći osnovne alate za upravljanje projektima , razgovarali smo o razmišljanju iza planiranja projekta i korištenju vještina upravljanja projektima tokom procesa planiranja. Evo kako struktura raspada rada projekta (WBS) može tražiti projekat za planiranje sastanka kompanije:

1. Predplanirati projekat

  1. Odredite budžet
  2. Razgovarajte sa izvršnim direktorom kako biste utvrdili ciljeve projekta
  3. Kontaktirajte prethodnog menadžera projekta (PM) za savjete
  4. Odredite listu zainteresovanih strana
  5. Kontaktirajte zainteresovane strane za ulaz.
  6. Uspostavite poželjni datum za događaj
  7. Odredite koliko je zvučnika / prezentera potrebno
  1. Utvrdite koliko je potrebno osoblje za podršku
  2. Odredite koliko će prisustvovati zaposlenima
  3. Navedite moguće lokacije za događaj

2. Izgraditi projektni tim

  1. Dobijte rep od marketinga
  2. Približi se od HR
  3. Pogledajte da li će Kupovina dodijeliti nekoga za pomoć
  4. Pitajte Suzan da obradi sve detalje govornika
  5. Pribavite se iz sadržaja
  6. Raspored sastanaka projektnog tima

3. Razviti Agendu

3a Plan Prvi dan

  1. Podesite početno vreme
  2. Postavite vrijeme, uredite mjesto i upisite osoblje za registraciju
  3. Podesite dužinu jutarnje sesije
  4. Podesite dužinu govora
  5. Izračunajte broj zvučnika potrebnih za jutarnju sesiju
  6. Recruit speakers
  7. Planiranje ujutru pauza (vreme i dužina)
  8. Uređaj osvežiti konferencijsku salu tokom pauze (voda, smeće, itd.)
  9. Planirajte pauzu za ručak (vreme, dužina, lokacija, meni, ko plaća)
  10. Plan popodnevne sesije (dužina, broj zvučnika)
  11. Recite popodne zvučnike
  12. Plan Dan 1 zatvaranje (vrijeme, ko, dužine)

3b Plan dan dva

  1. Podesite početno vreme
  2. Podesite dužinu jutarnje sesije
  3. Izračunajte broj zvučnika potrebnih za jutarnju sesiju
  4. Recruit speakers
  5. Planiranje ujutru pauza (vreme i dužina)
  6. Uređaj osvežiti konferencijsku salu tokom pauze (voda, smeće, itd.)
  7. Planirajte pauzu za ručak (vreme, dužina, lokacija, meni, ko plaća)
  8. Plan popodnevne sesije (dužina, broj zvučnika)
  9. Recite popodne zvučnike
  10. Plan zatvaranja govora (vreme, ko, dužine)
  11. Organizujte vreme odlaska sa hotelom

4. Planiraj prostor

  1. Odredite broj prisutnih
  2. Planiranje aranžmana (redova i tabela)
  3. Izračunajte potreban prostor
  4. Istražiti mesta dostupna sa tom količinom prostora (troškovi, lokacija, usluge uključene)
  5. Brojanje broja zvučnika svakog dana i ukupno
  6. Odredite broj i vrstu potrebnog pomoćnog osoblja
  7. Saznajte koliko će prisutnih / zvučnika / osoblja trebati sobe
  8. Pregovarajte o troškovima i datumima sa dostupnim lokacijama
  9. Potpisati ugovor sa odabranom lokacijom

5. Objavi događaj

  1. Završite sve detalje sa lokacijom događaja
  2. Obavezno obavijestite prisutne
  3. Obavestite sve govornike teme i prezentacije vremena / dana
  4. Obavestite sve pomoćno osoblje o dužnostima i smjenama
  5. Uzmite RSVP od prisutnih
  6. Po potrebi obavestite zamenioce

6. Pratite gore

  1. Prikupite nacrt govora od svih zvučnika
  2. Pregled finalnih govora
  3. Uzmite oznake imena za sve prisutne, zvučnike, osoblje
  4. Kupujte materijale i poklone za prisutne
  5. Potvrdite lokaciju događaja

7. Pregled i procena

  1. Pošaljite upit o zadovoljstvu svim učesnicima
  2. Pošaljite upit za pregled svim govornicima
  3. Pošaljite zahval za sve govornike i osoblje
  4. Održite sastanak sa projektnim timom

Dalje planiranje

Struktura raspada rada projekta (WBS) iznad pokazuje uzorak za planiranje sastanka kompanije. To je samo pregled. Projektni tim bi i dalje trebao raditi na ovim stavkama i proširiti ih na mnoge od njih. Pored toga, oni bi trebali raditi na vremenu potrebnom za svaki zadatak, relativnu važnost zadataka i međusobne odnose / zavisnosti između zadataka.